Work-In-Process Inventory

ทีมวางระบบเพิ่งเสร็จสิ้นการนำเสนอภาพรวมให้กับผู้บริหารจากต่างประเทศ ภายหลังผู้ประสานงานทางประเทศไทยแจ้งเราว่าฟีดแบคผู้บริหารเป็นบวก

หัวหน้าทีมได้เล่าบรรยากาศวันนั้นให้ฟังภายหลังว่า รายละเอียดของ workflow ตามเอกสารประกอบแผนพัฒนา ส่วนใหญ่ผ่านโดยไม่ติดขัดอะไร มีเพียงเรื่องเดียวที่โดนทักท้วงคือ การตัดสต็อควัตถุดิบควรทำในขั้นตอนสั่งผลิต ไม่ใช่ตอนผลิตสินค้าสำเร็จ

การปรับระบบให้ตัดสต็อคตามเอกสารควบคุมจังหวะเริ่มผลิตหรือผลิตเสร็จแล้วไม่ใช่เรื่องยุ่งยาก เพียงแต่ผมนึกขึ้นมาได้ว่า บางทีเรากำลังกล่าวถึงเรื่องเดียวกัน เพียงแค่นิยามไม่เหมือนกัน

สต็อคบัญชี

งานบัญชีมักถูกเหมารวมให้รับผิดชอบตรวจสอบหรือแม้กระทั่งจัดทำข้อมูลสินค้าคงเหลือ สต็อคบัญชีเป็นมุมมองหนึ่งของสต็อคที่พบเจอมากที่สุด เพราะความน่าเชื่อถือ จนบางครั้งเราก็เผลอไปว่านี่คือ มาตรฐานเดียวที่มีอยู่ ทั้งๆ ที่สต็อคคงเหลือบัญชีเป็นเพียงการบันทึกตามหลักฐานเอกสาร และไม่สามารถให้คำตอบบางเรื่อง เช่น สินค้าที่พร้อมขาย หรือวัตถุดิบที่พร้อมผลิต

เนื่องจากสต็อคคงเหลือทางบัญชี อยู่ในหมวดสินทรัพย์ หมายถึงอะไรก็ตามที่เป็นสิทธิ์ครอบครองของเรา ซึ่งอาจขัดแย้งกับสิ่งที่เห็นเชิงประจักษ์ บางทีสินค้าของเราอาจไม่อยู่กับเรา บางทีสินค้าที่ไม่ใช่ของเราอาจอยู่กับเรา

สินค้าชำรุดเสียหายส่งไปเคลมกับซัพพลายเออร์​ ก็ยังถือว่าเป็นสินทรัพย์ของเรา

สินค้าตัวอย่างให้ลูกค้ายืมไปทดสอบหรือตั้งโชว์ ถึงแม้ไม่ได้อยู่กับเราแต่ก็เป็นสินทรัพย์ของเรา

ในทางกลับกัน สินค้าที่ลูกค้าส่งมาเคลม ถึงแม้จะอยู่ในคลังสินค้าแต่ก็ไม่นับเป็นสินทรัพย์ของเรา

มุมมองบัญชีจะให้ความสำคัญในแง่ของการพิจารณาสิทธิมากกว่าสนใจทางกายภาพว่าอยู่ในคลังสินค้าหรือไม่ มิหนำซ้ำยังให้ความสำคัญในเชิงมูลค่าที่เป็นตัวเลขจำนวนเงินมากกว่าการนับจำนวนหน่วยคงเหลือ เพียงแต่การพิสูจน์มูลค่าจำเป็นต้องอธิบายประกอบกับจำนวนคงเหลือและต้นทุนต่อหน่วย

สินค้าที่เคลื่อนไหวและต้นทุนต่อหน่วยเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา มีวิธีคำนวณได้หลายแบบ เฉลี่ย,​ FIFO, LIFO หรือ มาตรฐาน ฯลฯ ขึ้นอยู่ว่าวิธีไหนสะท้อนสถานะได้สอดคล้องกับสภาพความจริงมากกว่ากัน

เรามักเข้าใจผิดว่า ตัวเลขทางบัญชีถูกต้องที่สุด แต่ในความจริงธุรกิจที่ต้นทุนสินค้าผันผวน ผู้บริหารไม่จำเป็นต้องใช้ต้นทุนสินค้าทางบัญชีโดยไม่พิจารณาบริบทอื่นประกอบ เพราะวัตถุประสงค์การคำนวณทางบัญชีเพื่อแสดงสถานะของกิจการ และตรวจทานความสมเหตุผลจากการกระทบยอดทางบัญชี

เช่น การฉ้อฉลทางบัญชีอยากให้ตัวเลขกำไรขั้นต้นสูง เมื่อขายสินค้าคุณตัดสต็อคโดยใช้มูลค่าต้นทุนที่ต่ำเกินไป ทำให้มูลค่าสต็อคคงเหลือสูงเกินจริง ซึ่งจะสะท้อนกลับมาเมื่อหารเฉลี่ยเป็นต้นทุนต่อหน่วยที่สูงเกินไปจนสังเกตเห็นความผิดปกติได้

ในทางกลับกันหากเลือกใช้วิธีคำนวณที่อคติหรือไม่ยอมรับความจริงจนสุดโต่ง ก็อาจนำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาดได้เช่นกัน

กระบวนการผลิต

วัตถุดิบที่ถูกเบิกไปใช้ผลิตสินค้า ยังเป็น "สต็อค" อยู่หรือไม่? 

ที่แน่ๆ ต้องนับว่ายังคงเป็นสินทรัพย์ ความเป็นเจ้าของยังไม่เปลี่ยน ถึงแม้ว่าจะจัดส่งวัตถุดิบนั้นให้โรงงานภายนอกที่รับจ้างผลิตให้ก็ตาม

ขึ้นอยู่ว่าบอกเล่าให้ใครรับรู้ 

กรมพัฒนาธุรกิจหรือกรมสรรพากรที่ต้องยื่นงบปีละครั้ง หรือแม้กระทั่งบุคคลภายนอก เช่น ผู้ถือหุ้น หากนัยยะของมูลค่าคงเหลือเมื่อสิ้นรอบบัญชีเมื่อเทียบกับมูลค่าสต็อคทั้งหมดนั้นเล็กน้อย อาจไม่จำเป็นต้องแยกออกมาให้รับรู้

สำหรับผู้บริหารหรือผู้จัดการโรงงาน ที่ต้องการรู้ประสิทธิภาพการผลิต อาจต้องการแยกตัวเลขนี้ออกมา เพื่อให้สามารถติดตามวัดค่าได้

ขึ้นอยู่ว่าวิธีการผลิตเป็นอย่างไร

คำว่า "ผลิต" สำหรับสินค้าแต่ละชนิดไม่เหมือนกัน 

"repackaging" ซื้อสินค้ามาเป็นหน่วยใหญ่ นำมาใส่บรรจุภัณฑ์ ติดยี่ห้อ เพื่อเป็นหน่วยขาย โดยที่คุณสมบัติของสินค้า A ยังเป็น A อยู่ เพียงแต่หน่วยบรรจุเปลี่ยนไป เช่น กาแฟผงสำเร็จรูป สามารถบรรจุเป็นขวดหรือซองขนาดต่างๆ

"assembling" วัตถุดิบเป็นชิ้นส่วน ที่สามารถประกอบให้กลายเป็นสินค้าใหม่ได้ เช่น เฟอร์นิเจอร์, คอมพิวเตอร์, รถยนต์ 

"manufacturing" แปรรูปวัดถุดิบ ให้กลายเป็นชิ้นส่วน หรือสินค้าใหม่ ที่ไม่สามารถเปลี่ยนกลับคืนได้ โดยอาจใช้วัตถุดิบหลายอย่างทำให้กลายเป็นสิ่งใหม่ บางกรณีอาจรวมงาน repacking และ assembling เข้าไปด้วย

การผลิตที่ขั้นตอนน้อยไม่ซับซ้อน ใช้เวลาในการผลิตสั้น อาจไม่จำเป็นต้องแยกมูลค่า "วัตถุดิบระหว่างผลิต"

ระบบที่เป็น just in time หรือ zero stock การจัดหาวัตถุดิบอาจต้องการเวลาที่แน่นอนเพื่อวางแผน และจังหวะการตัดสต็อคตอนเริ่มผลิตมีความสำคัญต่องานวางแผน ช่วยให้รับรู้สถานะว่ายังเหลือวัตถุดิบที่ใช้ผลิตเพิ่มได้เท่าไหร่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกระบวนการผลิตนั้นมีขั้นตอนซับซ้อนใช้เวลายาวนาน

Stock Flow

ความสามารถอย่างหนึ่งของโปรแกรมที่ยังไม่มีโอกาสอธิบายผู้บริหาร คือ กลไก stock flow ที่ใช้สำหรับคุมยอดที่อยู่ในสถานะต่างกันของสินค้าและวัตถุดิบ เช่น ค้างส่ง, ค้างรับ, จอง ฯลฯ

โดยทั่วไปเรามักเข้าใจว่ายอดคงเหลือของสต็อค ควรเป็นความจริงเพียงหนึ่งเดียวที่ทุกคนต้องยึดถือตรงกัน เมื่อถามว่า "สินค้า A เหลือเท่าไหร" ควรได้รับคำตอบเดียวกัน

แต่ในโลกการทำงานจริงวัตถุประสงค์ที่ต้องการรู้ว่า สินค้า A เหลือเท่าไหร่ ของผู้ที่ทำหน้าที่รับผิดชอบแตกต่างกันคำตอบที่ไม่เหมือนกัน

งานขายหน้าร้าน ต้องการรู้เพื่อสามารถตอบลูกค้าที่ต้องการซื้อว่ามี สินค้า A พร้อมขายหรือไม่

แตกต่างจากงานขายที่รับออเดอร์ล่วงหน้า เหลือเท่าไหร่หมายถึง สินค้า A ที่มีเพียงพอเมื่อถึงวันที่นัดส่งสินค้า ถึงแม้ว่าตอนนี้ไม่มีของในสต็อค แต่ถ้ารู้ว่าสินค้าใหม่จะเข้าสต็อคอีกไม่กี่วัน ก็สามารถรับออเดอร์ได้

ทั้งสองกรณีข้างต้น หากตอบยอดคงเหลือสามารถอธิบายด้วยสมการที่ปรับปรุงค่าจากยอดสต็อคบัญชี บวกหรือลบ ยอดจาก stock flow ที่แตกต่างกัน เช่น

ยอดคงเหลือสำหรับหน้าร้าน = สต็อคบัญชี - ยอดค้างส่ง

ยอดคงเหลือสำหรับรับออเดอร์ = สต็อคบัญชี - ยอดค้างส่ง + ยอดค้างรับ

แต่ละธุรกิจบางแห่งอาจมีการคุมยอดอื่นๆ นอกเหนือจาก ค้างส่ง และ ค้างรับ ขึ้นอยู่กับการวางระบบ

กรณีของวัตถุดิบระหว่างผลิต สามารถคุมยอด flow "สั่งผลิต" ตั้งยอดเมื่อเริ่มผลิต และล้างยอดเมื่อผลิตเสร็จ โดยไม่ต้องกระทบกับสต็อคคงเหลือทางบัญชี

เมื่อใช้วิธีตัดสต็อคตั้งแต่เริ่มผลิต ความยุ่งยากจะเกิดขึ้น เฉพาะกับงานระหว่างผลิตที่ค้างข้ามรอบบัญชี ต้องปรับปรุงยอดวัตถุดิบดังกล่าว กลับมารับรู้เป็นมูลค่า "วัตถุดิบระหว่างผลิต" ในงบการเงินเท่านั้น แต่อาจควบคุมด้วยนโยบายพยายามไม่ผลิตข้ามรอบบัญชี

ขณะที่ยอดคุมด้วย stock flow สามารถนำมาใช้ปรับปรุงกับยอดสต็อคบัญชี เพื่อหาตัวเลขตามวัตถุประสงค์ใช้งานได้ โดยไม่จำเป็นต้องตัดสต็อควัตถุดิบเมื่อเริ่มผลิต เช่น

วัตถุดิบที่พร้อมผลิต = สต็อควัตถุดิบคงเหลือ - ยอดสั่งผลิต

การใช้ข้อมูลเล่าเรื่องกระบวนการผลิตเพื่อการบริหาร อาจไม่สามารถใช้มิติของความเคลื่อนไหวสต็อค แต่อ้างอิงด้วย job no. หรือเลขที่ใบสั่งผลิตที่เป็นตัวเริ่มต้น แล้วเอาเอกสารทั้งหมดที่อ้างถึง job ดังกล่าวมาร้อยเรียงตามวันเวลาของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงแทน