เอกสารนั้นดีกว่าสมองมนุษย์มากในแง่ของการจดบันทึกสารสนเทศเฉพาะอย่าง แต่มันก็สร้างปัญหาชนิดใหม่ที่ยุ่งยากวุ่นวายขึ้นมาด้วย คือ การค้นคืนข้อมูล
เรื่องที่จะเล่า เริ่มต้นจากย่อหน้าในหนังสือ Nexus ที่บังเอิญสะกิดให้หวนคิดถึงเรื่องราวเก่าที่เคยหาคำอธิบายไม่ได้
ผมปิดหนังสือหยุดอ่านตรงย่อหน้านั้น แล้วจินตนาการต่อ
จากมุมมองที่ชี้ให้เห็นความสำคัญของการจดบันทึก ทำให้นึกได้ว่าบันทึกรายการเป็นสารสนเทศที่ขาดไม่ได้ของระบบบัญชีนั่นเอง มีความสำคัญกว่าที่คิด ทำให้มีความจำเป็นและคุณค่าแตกต่างจากบันทึกนิทาน นิยาย หรือตำนาน ที่การบันทึกเป็นทางเลือกในการเก็บรักษาเรื่องราว และอาจถูกแต่งเติม ตีความ สังคายนา เมื่อเวลาผ่านไป เรียกว่าคลาดเคลื่อนได้
แต่มีสารสนเทศอีกอย่างหนึ่งโดยเฉพาะในบัญชี บันทึกแล้วไม่ควรคลาดเคลื่อนไม่ว่าเวลาจะผ่านไปนานแค่ไหน
เริ่มจากมนุษย์จำเป็นต้องบันทึกรายการที่จำไม่ได้ไว้บนอะไรสักอย่างแทนสมองของตัวเอง เพื่อเอากลับมาทบทวน คิดคำนวณภายหลังโดยไม่ตกหล่น
บัญชีทำให้เกิดการบันทึกหรือบันทึกทำให้เกิดบัญชี
บัญชีทำให้เกิดการค้าหรือการค้าทำให้เกิดบัญชี
รัฐใช้บัญชีอ้างอิงในระบบภาษี ทุนนิยมใช้บัญชีวัดสถานะกิจการ
"Universal Accounting Information" เป็นคำที่คิดขึ้นมา เพราะเห็นข้อจำกัดของกระบวนงานบัญชีที่อาศัยกระดาษเป็นตัวขับเคลื่อน เกิดคำถามว่า ด้วยเทคโนโลยีใหม่เช่น คลาวด์ บิ๊กดาต้า และพลังประมวลผลของคอมพิวเตอร์ที่เหลือเฟือ หากจะออกแบบอะไรบางอย่างแทนที่กระบวนการทำบัญชีแบบเดิม จะออกมาหน้าตาเป็นอย่างไร
เราทำบัญชีทำไม
Yuval นำเสนอประเด็นน่าสนใจว่า มนุษย์ส่วนใหญ่สามารถจดจำเรื่องเล่าในลักษณะของนิทานได้ดี แต่มักไม่สามารถจำรายการที่เป็นข้อมูลล้วนๆ ถ้าไม่สามารถสร้างความสัมพันธ์ให้ผูกโยงกับเรื่องราว
โอ.. อย่างนี้นี่เอง ผมเพิ่งเข้าใจ เรามักท่องจำ "กอ เอ๋ย กอไก่" แทนที่จะเป็น "กอ ขอ คอ งอ .."
นั่นสินะ "ไก่จิกเด็กตายบนปากโอ่ง" ถึงผุดขึ้นมาได้ เพราะจำขึ้นใจ แต่ไม่ต้องถามว่ามีรายการของให้แวะซื้อก่อนกลับบ้านอะไรบ้าง ผมจำไม่ได้แต่บันทึกไว้ในมือถือแล้ว
มนุษย์อย่างก๊วยเจ๋งคงเป็นข้อยกเว้น ที่ท่องจำคัมภีร์เก้าอิมทั้งฉบับได้ โดยไม่ต้องเข้าใจความหมาย
ไม่ว่ามันจะเป็นอะไรฮาร์ดดิสก์ แฟลชไดร์ฟ ซีดี แผ่นดิสก์ กระดาษ เปลือกไม้ แผ่นดินเหนียว ก้อนหิน มนุษย์ได้มอบหมายให้ทำหน้าที่สำคัญจดจำแทน ด้วยการประดิษฐ์ตัวอักษรหรือสัญญลักษณ์เพื่อจารึก
ตามเส้นเรื่อง Sapiens จากกลุ่มมนุษย์ร่อนเร่หาของป่า กลายเป็นสังคมเกษตร เริ่มปักหลักกับถิ่นที่อยู่ มนุษย์เริ่มรู้จักครอบครอง รู้สึกถึงความเป็นเจ้าของที่เข้มข้นขึ้น ความเป็นเจ้าของทำให้เกิดการสะสม และแลกเปลี่ยนสิ่งที่ครอบครองระหว่างกัน
แต่การครอบครองบางอย่างต้องอาศัยการรับรู้ความเป็นเจ้าของทั่วถึงภายในชุมชน แล้วก็พัฒนามาเป็นคนกลางที่เชื่อถือได้รับรู้ มีบันทึกหลักฐานรับรู้ความเป็นเจ้าของ และมีผู้ชี้ขาดเมื่อเกิดความขัดแย้ง
บัญชีจึงเป็นเรื่องของการบันทึกรายการไว้บนอะไรสักอย่าง สามารถเอากลับมาดูทบทวนภายหลัง และคิดคำนวณเพิ่มเติม
นอกจากมนุษย์จะไม่ชอบจำรายการแล้ว ยังไม่ชอบรับรู้รายการที่มีจำนวนมากเกินไปด้วย
เมื่อมีรายการจำนวนมากสะสมทุกวัน ทุกเดือน "ย่นย่อ" เป็นกระบวนการสำคัญอีกอย่างหนึ่งของบัญชี ประกอบด้วยการแยกแยะให้เชื่อมโยงกับความหมาย แล้วยุบรายการที่ความหมายเหมือนกันรวมเข้าด้วยกัน
มนุษย์ยุคทุนนิยม เสพย์ติดความเป็นเจ้าของ อยากรู้ความมั่งคั่งของตัวเอง การบันทึกรายการที่เป็นข้อเท็จจริงและย่นย่อด้วยบัญชี กลายเป็นอีกส่วนหนึ่งของวิวัฒนาการเพื่ออยู่ร่วมโดยไม่ละเมิดความเป็นเจ้าของต่อกัน นอกเหนือจากเรื่องเล่าถึงจินตนาการที่เหนือจริง
เปลี่ยนผ่าน
ระบบบัญชีที่ใช้กันในปัจจุบัน ถูกออกแบบกระบวนการบันทึกและย่นย่อรายการ ภายใต้ข้อจำกัด 2 ประการ คุณสมบัติของสิ่งที่ทำหน้าที่เก็บรักษาซึ่งมักหมายถึงกระดาษ (แม้กระทั่งเก็บลงในคอมพิวเตอร์ก็ยังยึดติดรูปแบบเดิม) กับพลังในการคิดคำนวณเพื่อย่นย่อ
เมื่อมนุษย์ประดิษฐ์กระดาษ คุณสมบัติสำคัญอยู่ที่ความสะดวกในการพกพา และสามารถบันทึกอะไรก็ได้ นอกจากใช้เป็นวัสดุเทียมสมองบันทึกความทรงจำ ส่งต่อความรู้ และมูลค่าทรัพย์สิน
หอสมุดอะเล็กซานเดรียสะสมความรู้โดยคัดลอกหนังสือจากพ่อค้าทั่วโลกที่เดินทางมาค้าขาย
พ่อค้าชาวจีนใช้ตั๋วแลกเงิน เดินทางค้าขายระหว่างเมืองแทนเงินตราจริง
คณิตศาสตร์เป็นพื้นฐานสำคัญบัญชี นายทะเบียนภาษีหรือเสมียน คือคนที่รู้หนังสือสามารถอ่านออกเขียนได้และคำนวณเลข ผู้ปกครองอาณาจักรและศาสนาจักรต้องรู้สถานะทรัพยากรของตน เช่น จำนวนแกะที่ถูกต้อนเข้ามาในเมือง จำนวนคนที่เข้าเมืองในแต่ละวัน การจัดสรรที่ดินให้ชาวนาเพาะปลูกและจัดเก็บภาษี
กระดาษเป็นวัสดุสำคัญที่ถูกใช้เป็นสมองเทียม จดจำเรื่องราวหรือรายการต่างๆ แทนสมองมนุษย์ ถึงแม้ว่าเทคโนโลยีสมัยใหม่จะพัฒนาการบันทึกแบบอิเล็คทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงกว่ากระดาษ เช่น แฟลชไดร์ฟ, ฮาร์ดดิสก์ ไปจนถึงซีดี-ดีวีดี
ผมเห็นเค้าลางการเปลี่ยนผ่านยุคกระดาษ
อะไรทำให้การส่งจดหมายระหว่างบุคคลทางไปรษณีย์จึงหดหายไป
อะไรทำให้การใช้เช็คในภาคธุรกิจจึงเสื่อมความนิยมอย่างรวดเร็ว
ซูเปอร์มาร์เก็ตเลิกให้คุณเซ็นต์ชื่อท้ายสลิปบัตรเครดิตเพราะอะไร
หากคุณลืมของสำคัญไว้ที่บ้าน ระหว่างกระเป๋าสตางค์กับโทรศัพท์มือถืออะไรที่คุณจะไม่ย้อนกลับไปเอา
ขณะที่หลายคนเคยทำนายว่า E-Book จะมาแทนหนังสือกระดาษแต่กลับไม่เป็นเช่นนั้น เพราะมันยังถูกใช้งานด้วยการอ่านเหมือนเดิม
ในความคิดของผม ยังมีข้อจำกัดบางอย่างของกระดาษ ได้แก่ การส่งมอบ, การเก็บรักษา, การแพร่กระจาย, ความสมบูรณ์เมื่อคัดลอก และความยากลำบากในการสืบค้นตามที่ Yuval ชี้ให้เห็น
ข้อจำกัดเหล่านี้มีผลต่อกิจกรรมหรือพัฒนาของระบบต่างๆ เพื่อบรรลุเป้าหมายเดิมไม่เท่ากัน เช่น หากต้องการสอบถามหรือแลกเปลี่ยนสารทุกข์สุกดิบ
การเขียนจดหมายโดยไม่ใช้กระดาษทาง email หรือส่งข้อความโดยตรงทางแชทนั้นสะดวกกว่า สมมติว่าเราใช้วิธีเขียนเป็นจดหมายลงบนกระดาษ แต่กระบวนการส่งจดหมายทางไปรษณีย์นั้นก็ยังยุ่งยากลำบากใช้เวลาและต้นทุนสูงกว่าถ่ายรูปจดหมายนั้นส่งทางแชท
เหตุผลเดียวกับการชำระหนี้ด้วยเช็คเมื่อเทียบกับการโอนเงินผ่านทางอินเตอร์เน็ต แต่เรื่องนี้มีเบื้องหลังที่ผลักดันโดยธนาคารผู้ให้บริการด้วย บทบาทของเช็คล่วงหน้าจึงมักใช้กับหนี้ที่อายุยาวนานและความไม่ไว้วางใจของเจ้าหนี้ เพื่อเป็นหลักฐานทางกฏหมาย
เรื่องราวของสลิปบัตรเครดิตก็คล้ายกับเช็ค ผมยังจำได้ถึงสมัยที่รับบัตรเครดิตโดยใช้เครื่องรูดบัตร แล้วเก็บสำเนาสลิปไปขึ้นเงินกับธนาคารภายหลัง หน้าที่ของสลิปที่เป็นกระดาษจึงคล้ายกับเช็ค ลายเซ็นต์บนนั้นมีความสำคัญเป็นหลักฐานทางกฏหมายเหมือนเช็ค ทุกวันนี้เครื่องรูดบัตรเป็นอิเล็คทรอนิกส์ เชื่อมต่อกับธนาคารตรวจสอบความถูกต้องของบัตรและแจ้งผลอนุมัติได้ทันที ไม่จำเป็นต้องยุ่งยากเซ็นต์ชื่อเผื่อเป็นหลักฐานฟ้องร้องอีกแล้ว
ส่วนเรื่องกล้าออกจากบ้านโดยลืมอะไรได้บ้าง และอ่านหนังสือบนจอหรือกระดาษ เป็นเรื่องของพฤติกรรมที่ไม่เหมือนกันของแต่ละคน
แต่จากที่สังเกตตัวเอง มีความเปลี่ยนแปลงที่เพิ่งค้นพบ หลังจากครั้งแรกเมื่อออกจากบ้านโดยไม่ได้พกเงินเลย แล้วผ่านพ้นไปได้ เชื่อว่าหากลืมครั้งต่อไปก็ไม่ค่อยกังวลแล้ว เราสามารถจ่ายเงินด้วย QR code หรือหากจำเป็นก็เบิกเงินสดจากตู้ ATM ได้ ด้วยมือถือเครื่องเดียว หากเป็นเมื่อ 3–4 ปีก่อนการออกจากบ้านโดยไม่พกเงินสดอาจลำบากกว่านี้ กับนิสัยอ่านหนังสือ ผมยังอ่านจากเล่มกระดาษมากกว่าบนจอ
เชงเม้ง
ระบบบัญชีแนบแน่นกับกระดาษมาหลายร้อยปีตั้งแต่คริสต์ศตวรรษที่ 14 ระบบบัญชีคู่ออกแบบให้บันทึกรายการลงในสมุดบัญชี แล้วพัฒนาต่อมาเรื่อยๆ การทำบัญชีที่มีรายการธุรกรรมมากอาจแบ่งหน้าที่กันทำ
โดยทั่วไปจะแบ่งเป็น เสมียนบัญชี (Book Keeper) ลายมือสวย รอบคอบและอึด ทำหน้าที่บันทึกรายการลงสมุดรายวัน นักบัญชี (Accountant) มีความรู้บวกเลขโดยตาไม่ลาย ทำหน้าที่สรุปตัวเลขออกมาเป็นงบ และผู้ตรวจสอบ (Auditor) มีญาณพิเศษเห็นความเชื่อมโยงในภาพรวม ทำหน้าที่ตรวจทานความถูกต้อง นอกจากนี้ยังมีผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่ใช้ประโยชน์จากผลลัพธ์ของบัญชี เช่น เจ้าหน้าที่รัฐ(ภาษี), นักลงทุน และผู้บริหาร
จากเครื่องคิดเลข คอมพิวเตอร์ มาถึงเอไอ ตลอดเวลายาวนานมีเทคโนโลยีหลายอย่างที่ช่วยคนทำงานบัญชีสะดวกขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่เปลี่ยนแก่นแกนดั้งเดิมของมัน ขณะเดียวกันก็มีเทคโลยีหลายอย่างที่ทำให้ผมคิดว่า ถ้าเราเริ่มตั้งคำถามที่ไม่ยึดติดกรอบการบัญชีที่ถูกออกแบบมาเพื่อใช้กับกระดาษ
เมื่อมนุษย์พยายามหาวิธีเดินทางได้เร็วกว่าเดิม หากตั้งคำถามว่าจะทำให้ม้าวิ่งเร็วกว่าเดิมได้อย่างไร ก็ไม่สามารถประดิษฐ์รถยนต์ขึ้นมาได้
ที่ผ่านมาเรามักหาทางเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้เพื่อปรับปรุงของเดิม โดยไม่กล้ารื้อหรือตั้งคำถามถึงสิ่งที่ยังไม่มีอยู่ หากไม่ต้องยึดติดกับระบบบัญชีคู่บนกระดาษ หมายถึงว่า ไม่จำเป็นต้องยึดโยงกับบัญชีคู่และไม่จำเป็นต้องยึดโยงกับกระดาษ แต่สามารถบรรลุ "เราทำบัญชีทำไม" จะเป็นไปได้หรือไม่
ผมเห็นเค้าลางของการเปลี่ยนผ่านที่ยืดเยื้อ ท่ามกลางความสับสนอลหม่านเหมือนกับการพบกันในวันเชงเม้ง มีทั้งผู้อยากเปลี่ยนแปลงซึ่งมักเป็นผู้เยาว์ กับผู้อาวุโสที่ไม่ต้องการ และผู้ที่พยายามเข้าใจเหตุผลของทั้งสองฝ่าย
คอมพิวเตอร์
ความยุ่งยากในการค้นคืนข้อมูล เป็นข้อจำกัดสำคัญของบันทึกรายการในกระดาษ ฝ่ายบัญชีหรือสำนักบัญชีต้องมีห้องเก็บเอกสาร พยายามออกแบบระบบจัดเก็บเป็นแฟ้มต่างๆ โดยหวังว่าสามารถหาเจอเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็ว
การเก็บข้อมูลอิเล็คทรอนิคส์และค้นคืนด้วยคอมพิวเตอร์คือทางเลือกใหม่ อาจต้องใช้เวลาไปอีกหลายเชงเม้งกว่าการเปลี่ยนผ่านจะชัดเจน
สำหรับประเทศไทยอินเตอร์เน็ตเพิ่งแพร่หลายเมื่อ 20 ปีที่แล้ว ต้องรอเวลาปรับปรุงโครงข่ายพื้นฐาน ระบบสื่อสารไร้สาย (wifi, 4G) เพิ่งมีประสิทธิภาพเพียงพอใช้งานได้เมื่อ 10 ปี คอมพิวเตอร์ประสิทธิภาพสูงขึ้นและราคาถูกลง สภาพแวดล้อมที่เหมาะสมเหล่านี้จะช่วยลดความเสียดทานจากการเปลี่ยนผ่าน
การทำบัญชีโดยใช้คอมพิวเตอร์เกิดขึ้นมาก่อนหน้านั้นตั้งแต่ยังไม่มีอินเตอร์เน็ต ตั้งแต่สเปรดชีต ไปจนถึงโปรแกรมบัญชี เป็นความปกติที่ไม่เรียกว่าใหม่แล้ว การทำบัญชีโดยใช้สมุดที่เป็นกระดาษหากยังหลงเหลืออยู่น่าจะกลายเป็นสิ่งมหัศจรรย์
วิธีออกแบบระบบบัญชีที่เริ่มต้นบันทึกรายการผ่านคอมพิวเตอร์ แตกต่างจากเริ่มต้นบันทึกรายการผ่านกระดาษที่ใช้กันมานานหลายศตวรรษ ได้สลายตำแหน่งงานของ Book Keeper กับ Accountant ที่เคยแยกจากกันชัดเจน ล้มล้างความสำคัญการเขียนเอกสารใบสำคัญ และบันทึกลงสมุดรายวัน ให้เป็นแค่พิธีกรรมตามประเพณีดั้งเดิม เหลือเพียงพิมพ์ออกมาจัดเก็บเข้าแฟ้มให้เหมือนเดิม
ข้อดีของคอมพิวเตอร์นอกจากบวกเลขได้เร็วกว่ามนุษย์แล้ว ยังสามารถแก้ไขรายการที่ผิดพลาดได้ง่ายกว่า
เมื่อเราเข้าใจศักยภาพของคอมพิวเตอร์ที่ไม่ใช่เพียงเครื่องมือที่ช่วยบวกเลข พัฒนาการของโปรแกรมบัญชีจึงเปลี่ยนขั้นตอนที่เคยทำผ่านกระดาษ เป็นบันทึกรายการ "ซื้อ-ขาย-จ่าย-รับ" เข้าตรงๆ ไม่ต้องมีขั้นตอนเสมียนเขียนใบสำคัญก่อน ไม่มีนักบัญชีเขียนรหัสแยกประเภทท้ายใบสำคัญ ไม่ต้องมีสมุดรายวัน 5 เล่มเพื่อทดสรุปยอด แต่จะทำงานกลับกันบันทึกรายการเข้าไปก่อนแล้วค่อยตรวจความถูกต้องและพิมพ์ออกมาเป็นเป็นกระดาษ
บัญชีคู่
ลองนึกถึงตวามยากลำบากของสมุดรายวัน ที่ต้องจดบันทึกรายการและตัวเลข สมมติว่าคุณต้องใช้เครื่องคิดเลขบวกตัวเลขในสมุดรายวันทีละแถว เปิดสมุดหน้าแล้วหน้าเล่ารวมยอดยกไปจนครบหน้าสุดท้าย เมื่อบวกทวนอีกครั้งแล้วพบว่ามีผลตัวเลขบางแถวไม่ตรงกัน
ทักษะจำเป็นของเสมียนยุคกระดาษ คือพิมพ์ดีดได้คล่องแคล่วแม่นยำ เพราะการพิมพ์ผิดโดนลงโทษโดยการต้องพิมพ์ใหม่ทั้งฉบับ
ทักษะจำเป็นของนักบัญชียุคกระดาษคือบวกเลขได้คล่องแคล่วแม่นยำ เพราะการบวกเลขผิดพลาดโดนลงโทษให้บวกใหม่ทั้งหมด
คอมพิวเตอร์ทำให้ทักษะเหล่านั้น จำเป็นน้อยกว่าทักษะใช้โปรแกรม Word processor และ Spreadsheet ได้คล่องแคล่ว
บัญชีคู่เป็นภูมิปัญญาที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาความชุ่ยในการจดบันทึกและความงุ่มง่ามในการคำนวณของมนุษย์ แทนที่จะเสียเวลาบวกทวนหลายจนกว่าได้เชื่อถือได้ แต่ใช้วิธีพิสูจน์ยอดรวมสุดท้ายแทน
โปรแกรมบัญชีที่ใช้ระบบบัญชีคู่ไปไกลกว่านั้น นอกจากคำนวณได้รวดเร็วแล้ว ยังสามารถควบคุมตั้งแต่ระดับรายการที่บันทึกว่าตัวเลขด้านเดบิตกับเครดิตต้องเท่ากันเสมอ จึงไม่มีปัญหาจดตัวเลขสองฝั่งผิดพลาด
หากคุณเป็นนักบัญชีอาจรู้สึกว่าคำถามนี้หยาบคาย
หากคอมพิวเตอร์แก้ปัญหาความผิดพลาดของการบันทึกกระดาษได้แล้ว ระบบบัญชีคู่ยังจำเป็นอยู่หรือไม่?
ความจริงกับความเห็น
ความยุ่งยากของสารสนเทศอย่างหนึ่ง อยู่ตรงที่ไม่สามารถระบุได้ว่าอะไรคือความจริง และอะไรคือความเห็น สิ่งนี้มีผลต่อขอบเขตรายละเอียดของการบันทึกรายการ และนำไปสู่อคติของการนำไปใช้ภายหลังเมื่อบริบทไม่สอดคล้องเหมือนเดิม
สารสนเทศในงานบันทึกแทบทุกชิ้นบนโลกมักปะปนกันระหว่างความจริง คำศัพท์มากมายที่แฝงความเห็นเปรียบเทียบ เช่น มาก-น้อย, ใหญ่-เล็ก, ใกล้-ไกล, หนัก-เบา, ถูก-แพง เมื่อแปลความหมายต้องอาศัยบริบทที่ผู้เขียนละไว้มาแปลเป็นข้อเท็จจริงอีกที แตกต่างจากการบันทึกข้อเท็จจริงด้วยความหมายที่วัดค่าไม่เปลี่ยนแปลง
"กระบี่เล่มนี้ยาวสี่เชียะสามนิ้ว หนักสามสิบเก้าชั่ง ตอนหลอมกระบี่เล่มนี้ได้เหล็กมาจากเก้าแคว้นสิบสามมณฑล รวมเหล็กกล้าดีที่สุดของเก้าแคว้นสิบสามมณฑล ถลุงเป็นร้อยครั้ง กระหน่ำเป็นพันค้อน จึงหลอมได้กระบี่เหล็กใหญ่เล่มนี้มา"
"กระบี่ยาวสี่เซียะสามนิ้ว" เป็นข้อเท็จจริง ที่เปรียบเทียบกับหน่วยวัดมาตรฐาน
"กระบี่เหล็กใหญ่" เป็นความเห็นจากประสบการณ์ เมื่อเปรียบเทียบกับกระบี่อื่นที่เคยเห็น
แม้แต่คำว่า "เหล็กกล้าที่ดีที่สุด" ก็ยังหมายถึง "ที่สุด" ในยุคสมัยนั้น
หากคิดลึกลงไปเรื่อย ๆ แม้แต่ข้อเท็จจริงหน่วยวัดบางอย่างก็อาจเป็นมายาเช่นกัน หากหน่วยวัดนั้นเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติได้เมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจวัดความสูงเด็กน้อยเทียบกับต้นไม้ใหญ่ที่เติบโตช้า แต่ไม่สามารถวัดเทียบกับต้นไม้เล็กที่กำลังเติบโตแข่งกับเด็กๆ เช่นเดียวกับหน่วยทองคำกับหน่วยเงินบาทหรือดอลล่าร์ เมื่อใช้วัดเทียบมูลค่าอสังหาริมทรัพย์
ในโลกของหน่วยทองคำ ราคาบ้านดูเหมือนคงที่เท่าเดิม แต่หากคุณเก็บเงินเพื่อซื้อบ้าน จะรู้สึกว่าบ้านแพงขึ้นเรื่อยๆ
เมื่อเข้าใจความแตกต่าง เราก็จะแยกแยะความหมายของรายการทางบัญชี บันทึกเหตุการณ์ซื้อ-ขาย-จ่าย-รับ มีแนวโน้มของข้อเท็จจริงมากกว่า
การลงบัญชีแยกประเภทเป็นความเห็น บางครั้งคนทำบัญชีแต่ละคน ผู้สอบบัญชี เจ้าหน้าที่สรรพากรผู้ตรวจภาษี อาจารย์สอนบัญชี อาจมีความเห็นไม่ตรงกันได้
พิสูจน์หลักฐาน
การเปลี่ยนหรือหักล้างความเชื่อที่สืบทอดกันมาเป็นความท้าทายที่สุด มนุษย์ใช้กระดาษขับเคลื่อนธุรกรรมมานาน จนเชื่อว่าสิ่งที่อยู่บนกระดาษนั้นเป็นหลักฐานที่สำคัญที่สุด
บางครั้งก็พยายามออกแบบให้ยึดติดกับสิ่งที่มีช่องโหว่ มีโอกาสคลาดเคลื่อนได้ง่าย เช่น ธนาคารจ่ายเงินโดยเทียบลายเซ็นต์เจ้าของบัญชี สมัยสงครามโลกตัดสินผู้ทรยศจากลายมือในจดหมาย เป็นวิธีที่สามารถทำได้ตอนที่มีเพียงคนส่วนน้อยอ่านออกเขียนได้ แต่ไม่ใช่ในสมัยนี้
การขายสินค้าเงินเชื่อ ผู้ขายส่งสินค้าโดยให้ผู้รับเซ็นต์ชื่อในใบส่งสินค้า แล้วใช้เอกสารนั้นเป็นหลักฐานแจ้งหนี้เก็บเงินภายหลัง ด้วยเหตุผลสำคัญคือ กฏหมายรับรองฟ้องร้องคดีแพ่งได้ และเป็นกติกาที่ทั้งสองฝ่ายยอมรับร่วมกัน ทั้งที่มีช่องโหว่ที่จะพิสูจน์ เช่น อีกฝ่ายบอกว่าไม่ได้รับของ ลายเซ็นต์ของใครก็ไม่รู้
กระดาษไม่ใช่หลักฐานที่ดี สำหรับยุคสมัยที่มีเครื่องถ่ายสำเนาคมชัดเหมือนต้นฉบับ มีเทคโนโลยีตัดต่อแนบเนียนจนดูไม่ออก
และที่สำคัญความยากลำบากของการค้นคืนของบันทึกในกระดาษ ทำให้สิ้นเปลืองพลังในการตรวจสอบความถูกต้อง
ลองนึกภาพการทำงานของนักบัญชีที่ต้องหอบแฟ้มเอกสาร เผื่อตรวจสอบรายการที่บันทึกเทียบกับต้นฉบับ ลองเปลี่ยนเป็นการบันทึกรายการที่สามารถแนบไฟล์ดิจิตัลของเอกสารไว้ด้วยกัน
หากสงสัยเรียกดูไฟล์ได้เลย แค่นี้ก็ยุ่งยากต่างกันแล้ว
แต่เราไปไกลกว่านั้นได้อีก หากทุกฝ่ายตกลงกติกาใหม่ข้ามพ้นความเป็นกระดาษได้ กลายเป็นสิ่งที่เรียกว่า Accounting Information สร้างกลไกที่รัดกุมเชื่อถือได้จนไม่ต้องพิสูจน์ เป็นหลักฐานกลางสำหรับทุกฝ่ายที่ต้องการประมวลผล แทนที่ต่างฝ่ายต่างเก็บหลักฐานเอาไว้กับตัวเอง
นิยาม
หากตั้งคำถามว่าจะทำให้ม้าวิ่งเร็วกว่าเดิมได้อย่างไร ก็ไม่สามารถประดิษฐ์รถยนต์ขึ้นมาได้
"บัญชีคู่" ถูกออกแบบมาบนพื้นฐานของการใช้ศักยภาพของกระดาษและการจดบันทึกซึ่งเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในเวลานั้น
UAI คิดจากพื้นฐานของสื่ออิเลคทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์ โดยไม่ได้คิดว่าจะทำให้ "บัญชีคู่" ดีกว่าเดิม
Accounting Information หมายถึงข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นในระดับข้อเท็จจริง โดยยังไม่ต้องตีความ เสมือนเป็นวัตถุดิบที่สามารถเอาไปประมวลผลบัญชีภายหลัง
Universal หมายถึงการทำให้ข้อเท็จจริงนั้นมีความเป็นสากล ทำให้สามารถเข้าถึงและใช้ตีความโดยไม่ต้องกังวลเรื่องความน่าเชื่อถือ
UAI เป็นข้อมูลอิเลคทรอนิกส์ ทำให้มีความสามารถในการทำสำเนาได้ง่าย ต้นทุนเก็บรักษาไม่สูง นำไปสู่การจัดตั้งตัวกลางที่เชื่อถือได้เพื่อทำหน้าที่นี้ หรือใช้วิธีกระจายศูนย์
ข้อมูลสากลนำไปสู่การพัฒนาระบบประมวลผลมาตรฐานที่เชื่อถือได้ใช้ได้กับทุกแห่ง และอาจไม่จำเป็นต้องมีเพียงระบบเดียวหรือวิธีเดียว เช่น ประมวลผลเพื่อประเมินภาษี, ประมวลผลเพื่ออนุมัติสินเชื่อ หรือประมวลผลเพื่อวิเคราะห์สถานะกิจการ
เมื่อข้อมูลเชื่อถือได้ ถูกประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ที่สามารถคำนวณได้รวดเร็วและแม่นยำ ถูกตีความด้วยโค้ดมาตรฐานเดียวกันไม่ว่าจะเป็นใคร ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ "บัญชีคู่" ที่ถูกออกแบบมาเพื่อรับมือความเหลวไหลของมนุษย์ ทั้งขั้นตอนจดบันทึก ตีความลงบัญชี และคำนวณตัวเลข
มองไปข้างหน้า
ปัจจุบันนี้เราใช้ระบบบัญชีที่ถูกออกแบบภายใต้แนวคิดข้อจำกัดของพลังประมวลผล กระบวนการพื้นฐานขั้นต่ำยังต้องรองรับการใช้คำนวณโดยมนุษย์ หรือเครื่องมือพื้นฐาน เช่น เครื่องคิดเลข หรือสเปรดชีต นั่นคือปิดงบโดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ได้
ขณะที่ระบบอื่นๆ เช่น การตลาด การเงิน การลงทุน ไม่ติดกรอบข้อจำกัดนี้ จึงสามารถพัฒนาระบบประมวลผลที่สอดคล้องกับพลังประมวลผลของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ปัจจุบันได้
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ของโปรแกรมบัญชียุคใหม่ไม่ได้ติดที่พลังการประมวล คอมพิวเตอร์สามารถคำนวณปิดงบได้ภายในเวลารวดเร็ว แต่ปัญหาการเข้าถึงข้อเท็จจริงที่เชื่อถือได้ของระบบประมวลผลต่างหาก ยังต้องค้นกระดาษ หรือมนุษย์เป็นผู้กระทำ
เรายังต้องปิดงบและยื่นงบเพื่ออะไร หากสามารถเข้าถึงข้อเท็จจริงที่เชื่อถือได้ ทำไมผู้ต้องการผลลัพธ์จากข้อมูลบัญชี เช่น กรมสรรพากร, ตลาดหลักทรัพย์, กรมพัฒนาธุรกิจ รวมถึงกรรมการและหุ้นส่วน ไม่พัฒนาระบบประมวลผลมาตรฐานที่ใช้ได้เท่าเทียมกัน น่าจะช่วยลดต้นทุนที่เกิดจากความเหลื่อมล้ำจากการใช้ดุลพินิจไม่เท่ากัน ที่นำไปสู่ภาระยุ่งยากตรวจสอบความถูกต้อง และเกิดช่องโหว่ให้ทุจริต