Units for countable items in ERP

บริษัทแห่งหนึ่งจำหน่ายปลาให้กับลูกค้าที่เป็นภัตตาคาร ได้รับคำสั่งซื้อว่าต้องการปลาจำนวนกี่ตัว ปลาแต่ละตัวมีน้ำหนักไม่เท่ากัน จึงไม่สามารถคำนวณราคาเป็นตัวไว้ล่วงหน้า ถึงแม้จะสั่งซื้อเป็นตัว แต่ก็ขายตามน้ำหนัก

เมื่อต้องออกแบบโปรแกรมให้เปิดบิลและควบคุมสต็อค มีคำถามว่า หน่วยสต็อคคืออะไร เหมือนกันหรือแตกต่างจากหน่วยซื้อและหน่วยขาย ระหว่าง “ตัว” กับ “กิโลกรัม” อย่างไหนคือหน่วยนับ ในความหมายและมุมมองของบัญชีกับผู้ปฏิบัติงาน

บริษัทอีกแห่งหนึ่งจัดหาวัสดุอุปกรณ์ให้โรงงาน หลายครั้งมีคำสั่งซื้อเกี่ยวกับท่อลมและสายน้ำมัน ซึ่งมีการระบุความยาวและจำนวนเส้นที่ต้องการ โดยทั่วไปก็จะเสนอราคาโดยคำนวณเป็นราคาเป็นต่อเส้น ทำไมกรณีนี้ต่างจากกรณีแรก

โชคดีที่ธุรกิจส่วนใหญ่ ไม่ค่อยเจอความซับซ้อนในการขายสินค้าเหล่านั้น หรือบางครั้งก็หาทางลดรูปให้ง่าย อยู่ในรูปแบบหน่วยราคามาตรฐานได้ เช่น สายยางแทนที่จะขายเป็นเมตร ก็ขายเป็นม้วน มีให้เลือกตามขนาดที่ตัดไว้แล้ว 5 เมตร, 10 เมตร และ 20 เมตร

หน่วยสินค้าอาจมีหลายมุมมอง ในทางบัญชีต้องการจำนวนเพื่อคำนวณมูลค่าสินค้า ต้นทุนและคงเหลือได้ถูกต้อง สำหรับการจัดเก็บและจัดส่งก็จะมีมุมมองว่าทำอย่างไรจึงตรวจนับได้สะดวกรวดเร็ว

หากพิจารณา เส้นทางของสินค้าจากผลิตหรือซื้อเข้ามา พักอยู่ในสต็อค ไปจนถึงขายออกไป โชคดีที่ธุรกิจส่วนใหญ่มีระบบหน่วยนับเดียวกันตั้งแต่ต้นจนจบ เช่น ชิ้น, กล่อง ฯลฯ แต่ก็มีบางธุรกิจที่หน่วยนับของสินค้ามีโอกาสแตกต่างกันตามวาระ เหมือนเป็นโมเดลที่ปราบเซียน หากระบบจัดการไม่ดี ตั้งแต่จัดซื้อ จัดเก็บ ไปจนถึงจัดส่ง ยิ่งขายดียิ่งมีโอกาสเจ๊งโดยไม่รู้ตัว

หน่วยซื้อ กับ หน่วยขาย มักสัมพันธ์กับการตั้งราคา ทำอย่างไรจึงง่ายต่อการคำนวณมูลค่าสุทธิ และง่ายต่อการนับจำนวนตอนส่งมอบสินค้า ผู้ผลิตหรือผู้จัดจำหน่ายที่ขายปริมาณมาก ๆ จึงเลือกใช้หน่วยขนาดใหญ่จะได้ไม่ต้องเสียเวลานับ หรือใช้วิธีพิสูจน์ปริมาณที่สะดวกที่สุด เช่น ชั่งเป็นน้ำหนักรวมแทนที่จะนับจำนวน

(1) สินค้าที่ซื้อขายไม่ตรงหน่วยสต็อค

บางครั้งหน่วยขายอาจไม่ใช่หน่วยสต็อค แต่ถูกใช้เป็นกลยุทธในการตั้งราคา เช่น ขายเป็นโหลหรือลัง เพื่อจูงใจให้ลูกค้าซื้อจำนวนมาก และอาจเป็นกลยุทธให้คู่แข่งที่มีระบบจัดการไม่ดี ต้องมีภาระต้นทุนหรือทำตามด้วยความยากลำบากกว่า

ตอนซื้อสินค้าก็อาจโดนกลยุทธตั้งราคาเช่นนี้จากผู้ผลิตหรือผู้ขายเช่นกัน

หน่วยซื้อและหน่วยขายที่ไม่ใช่หน่วยสต็อคเหล่านั้น โปรแกรม ERP ส่วนใหญ่สามารถกำหนดแปลงเป็นจำนวนตามหน่วยสต็อคบัญชีได้ เพียงอาจยากง่ายไม่เท่ากัน กิจการที่มีสินค้าใช้กลยุทธหลายหน่วยนับอาจต้องนับรวมไว้เป็นหัวข้อหนึ่งที่ต้องพิจารณา

ตัวอย่างกรณี สั่งซื้อสินค้า 10 ชิ้น ต้องการแปลงเป็นหน่วยสต็อคชิ้นละ 15 MM. สามารถทำได้โดยบันทึกดังนี้

สินค้า 10 PCS.{155xMM.}
  = จำนวนซื้อ 10 PCS.
  = จำนวนสต็อค 1550 MM.

ข้อจำกัดของสต็อคแบบนี้ อยู่ที่หน่วยที่จัดเก็บทางกายภาพยังคงเป็นชิ้น (PCS.) การตรวจนับสต็อคจริงจึงนับเป็นชิ้น ซึ่งไม่ตรงกับตัวเลขของหน่วยสต็อคทางบัญชี (MM.) หากแต่ละชิ้นมีขนาดหรือสูตรแปลงไม่เท่ากัน ก็จะทำให้มีความยากลำบากในการพิสูจน์ ดังนั้นจึงเป็นสินค้าที่ไม่ควรเก็บสต็อคไว้มากเกินไป

หรือที่เจอกันบ่อย "โหล" ซื้อโหลได้ราคาถูกกว่า เป็นชื่อหน่วยที่ใช้ตั้งราคาซื้อขายไม่ใช่หน่วยสต็อคจริง ใช้เฉพาะตอนซื้อหรือขายเท่านั้น สต็อคทางบัญชีก็ยังคุมด้วยจำนวน 12 หน่วย

สินค้า 1 โหล{12xชิ้น}
= จำนวนขาย 1 โหล
= จำนวนสต็อค 12 ชิ้น

(2) สินค้าที่มีหลายหน่วยสต็อค

กรณีนี้มักเกี่ยวข้องกับบรรจุภัณฑ์ ใช้กระบวนการเหมือนกับการผลิต เบิกสินค้า A มารวมหรือแบ่งขนาดบรรจุใหม่ให้กลายเป็นสินค้า B กลายเป็นสินค้ารหัสใหม่ มีหน่วยสต็อคของตัวเอง ไม่สามารถเอาสินค้า A ไปขายแทนสินค้า B

สินค้าที่มีหลายหน่วยบรรจุลักษณะนี้ มีความยุ่งยากตามธรรมชาติของกระบวนการทำงานอยู่แล้ว เพราะต้องผ่านขั้นตอนสั่งผลิต ให้กลายเป็นสินค้าหน่วยใหม่ มีการบันทึกตัดสต็อกวัตถุดิบและเข้าสต็อคสินค้าใหม่ คำนวณต้นทุนตามหน่วยสินค้าใหม่

แต่ในชั้นตอนซื้อหรือขายจะทำงานเหมือนสินค้าที่มีหน่วยนับเดียว ไม่ต้องคำนวณแปลงหน่วยสต็อค รวมถึงการตรวจนับก็ตรงไปตรงมา

(3) สินค้าที่ใช้หน่วยซื้อขายผสมปนเป

ไม่นานมานี้ มีกระทู้ถามในกลุ่มนักบัญชีว่า "บันทึกบัญชีสต็อคทุเรียนทำอย่างไร?"

Photo by Markus Winkler on Unsplash

สมมติว่าแม่ค้าซื้อทุเรียนจากล้งเอามาขายที่แผง ตอนขายก็ขายเป็นลูก แม่ค้าเป็นคนละเอียดมากอยากรู้ว่ากำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่ จึงจดบันทึกน้ำหนักและจำนวนเงินที่ขายได้เอาไว้

กรณีที่หนึ่ง ขายหมดเป็นรอบ ๆ แล้วค่อยเอามาขายใหม่ หรือ กรณีที่สอง ยังขายไม่หมด แต่เอาทุเรียนล็อตใหม่มาเติม

อย่าว่าแต่นักบัญชีเลย ผมเองก็ยังสงสัยว่าระบบสต็อคของโปรแกรมจะออกแบบให้คุมสต็อคทุเรียนได้หรือไม่

การบันทึกรายการขาย เพื่อตัดสต็อคด้วยกระบวนการทางบัญชี ไม่น่ารับมือกับสต็อคแบบกะ ๆ ที่ยอมรับความคลาดเคลื่อนตามธรรมชาติของสินค้าประเภทนี้

วิธีที่พอทำได้ก็คือ ตอนที่เหลือน้อย ให้ชั่งน้ำหนักทุเรียนที่เหลืออยู่ ก่อนที่เอามาเติมใหม่ เหมือนการปิดยอดสต็อคปลายงวด

คำนวณหาน้ำหนักที่หายไป ส่วนต่างเมื่อเทียบกับน้ำหนักขายที่จดไว้ คือน้ำหนักของสินค้าที่เสียหายระหว่างนั้น ซึ่งรวมของที่เน่าเสีย หรือน้ำหนักแห้งหายตามปกติ ตัวเลขเปอร์เซนต์ตรงนี้ อาจใช้บ่งบอกอะไรได้หลายอย่าง รวมถึงใช้คำนวณตั้งราคาขายที่ไม่ให้เจ็บตัวครั้งต่อไป

หากคุณไปซื้อของในตลาดสด ถ้าลองสังเกตจะเห็นว่าสินค้าส่วนใหญ่จะตั้งราคาตามหน่วยน้ำหนัก แต่ท่าจบตอนคิดเงินอาจไม่เหมือนกัน

ซื้อส้ม 1 กิโล คุณอาจเลือกส้มใส่ถุงกะ ๆ เอา ชั่งแล้วเกินหรือขาดแม่ค้าก็จะหยิบออกหรือเติมให้ แต่ถ้าเป็นผลไม้ขนาดใหญ่เช่น ทุเรียน การเลือกของคุณกลายเป็น ชั่งได้เท่าไหร่ก็เท่านั้น

ถ้าเป็นกุ้งหอยปูปลาล่ะ กุ้งกับปลากระพงใช้วิธีเหมือนกันไหม คราวนี้ผมไม่แน่ใจ อาจขึ้นอยู่ว่าตัวเล็กหรือตัวใหญ่ บางคนอาจเลือกโดยมีจำนวนอยู่ในใจแล้ว บางคนอาจเลือกให้ได้น้ำหนักรวมตามที่ต้องการ

เท่าที่เห็นอยู่ทั่วไป นอกจากใช้เครื่องชั่งเชื่อมกับระบบคอมพิวเตอร์ ออกรหัสใหม่เพื่อคิดเงินตามน้ำหนักแบบที่ซูเปอร์มาเก็ตใช้ ผมยังคิดไม่ออกว่าจะมีวิธีจัดการกับสต็อคสินค้าแบบนี้ได้ยังไง

ปลาฮามาจิ

ดังที่เกริ่นไว้ตอนต้น ธุรกิจที่จำหน่ายปลาส่งให้ภัตตาคาร คำสั่งซื้อของเชฟมักระบุขนาดปลาด้วยน้ำหนักว่าประมาณเท่าไหร่ ซึ่งปกติจะหมายถึงหนึ่งชิ้น หากต้องการมากกว่านั้นก็จะระบุจำนวนมาด้วย

ยกตัวอย่างปลาฮามาจิ ราคาค่อนข้างสูง ความคลาดเคลื่อนของน้ำหนักจึงมีผลต่อการคำนวณมูลค่าขายเพื่อคิดเงิน ลองลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

สั่งซื้อ (ค้างส่ง) ขนาด 5 KG. x 2 ชิ้น
ขาย (ส่งสินค้า) ขนาด 5 KG. + 4.7 KG. (2 ชิ้น)

หากพิจารณาที่น้ำหน้ก ซึ่งเป็นหน่วยที่ใช้ขายและคำนวณมูลค่า จะมียอดรวมที่ไม่เท่ากัน อาจขาดหรือเกินก็ได้ ถ้าเป็นกระบวนการสต็อคปกติหมายถึง ยังส่งสินค้าไม่ครบ เหลือค้างส่งอยู่ 0.3 KG.

หากพิจารณาในแง่จำนวนชิ้น จะเห็นว่าสั่งซื้อและขาย 2 ชิ้นเท่ากัน ในทัศนะของลูกค้าก็ถือว่าครบถ้วน แปลว่ากรณีนี้นับค้างส่งต้องดูที่จำนวนตัวไม่ใช่น้ำหนัก

Photo by AXP Photography on Unsplash

หลายมิติ

หน่วยสินค้า อาจไม่ได้มีมิติเดียวอย่างที่เราเข้าใจ หากลองทบทวนดี ๆ บางครั้งการนับสต็อคด้วยหน่วยทางบัญชี อาจเพื่อสะดวกในการคำนวณต้นทุนสินค้า การใช้หน่วยขายที่แตกต่างเพื่อความสะดวกในการขาย หรือการใช้หน่วยซื้อที่แตกต่างเพราะผู้จัดจำหน่ายเขาสะดวกที่จะขายเงื่อนไขนั้น แม้กระทั่งหน่วยนับในคลังสินค้าก็อาจเป็นหน่วยแตกต่างที่สะดวกในการจัดเก็บ รับเข้า-เบิกออกและตรวจนับ

หากคิดในแง่ดี ธุรกิจที่มีธรรมชาติของหน่วยสินค้าหลายมิติ ต้องอาศัยฝีมือและระบบที่ดีเพื่อการบริหารจัดการสต็อค ยิ่งกิจการขยายใหญ่ก็ยิ่งซับซ้อนยุ่งยาก เป็นเหมือนอุปสรรคที่ไม่ให้คู่แข่งเข้ามาได้ง่าย หรือเป็นเงื่อนไขที่ทำให้ธุรกิจแบบนี้ไม่มีใครเติบโตจนกินรวบทั้งหมดได้