หลับตา.. นึกภาพของยุงตัวนั้น มันไม่ได้อยู่ในห้องนอน แต่อยู่ในรถ ขณะที่รถเคลื่อนที่ด้วยความเร็ว 80 กิโลเมตรต่อชั่วโมง มันบินด้วยความเร็วเท่าไหร่
แล้วถ้าแปลงกายเป็นยุง คุณจะรู้สึกว่าตัวเองบินด้วยความเร็วเท่าไหร่
ยุงที่อยู่ในรถที่วิ่งด้วยความเร็วไม่เท่ากัน พวกมันต่างคิดว่าตัวเองบินตามปกติ มีแต่ผู้ที่อยู่ด้านนอกจึงเห็นว่ารถนั้นพายุงเคลื่อนที่ไปอย่างไร
หยุดเวลา
ในการทำงานประจำวัน เรามีรถคันที่ดูแลบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้วิ่งด้วยความเร็วเท่าทันกับเวลาปัจจุบัน มีกิจกรรมทั้งรับและจ่าย ตั้งหนี้และตัดหนี้ ติดตามยอดค้างชำระที่เกินกำหนดนัด ความเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นทุกวัน เพื่อให้ระบบคุมวงเงินสามารถทำงานได้ถูกต้องแม่นยำ เป็นกระแสเงินที่ไหลตามเวลาจริง
จนกระทั่งเจอกิจการบางแห่งมีสมุหบัญชีที่ปิดงบเอง จึงได้รู้ว่านักบัญชีที่ปิดงบเขาจะทำงานเสมือนหยุดเวลา หยุดการเคลื่อนไหวเป็นรอบๆ เป็นรถอีกคันที่วิ่งตามมาเรื่อยๆ ไม่ต้องเร่งให้ทันเวลาจริง
ผู้ที่รับผิดชอบงานบัญชีในภาคธุรกิจ ทุกปีอาจจะต้องพบเจอคำขอให้ยืนยันยอดลูกหนี้เจ้าหนี้ ตามมาตรฐานสอบบัญชี รหัส 505 ซึ่งไม่ใช่ยอดล่าสุด แต่เป็นยอดของรอบบัญชีที่เพิ่งผ่านมาล่าสุด
นานมาแล้วตอนที่ผมเริ่มทำโปรแกรม ไม่เคยรู้เรื่องมาตรฐานสอบบัญชี จึงคิดแบบคนไม่เข้าใจงานบัญชี รายงานสรุปยอดหนี้คงเหลือทั้งของลูกหนี้และเจ้าหนี้ จึงมีอย่างเดียวคือยอดล่าสุด เอามาจากยอดค้างชำระที่เก็บในดาต้าเบสนั่นแหละ
ภายหลังโปรแกรมจึงต้องมีรายงานยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้ ณ วันที่ ซึ่งใช้วิธีถอยยอดจากล่าสุดด้วย transactions ที่ล้ำเกินวันที่นั้นกลับไป จนได้ยอด ณ วันที่ที่ต้องการ
"ยอดล่าสุด" กับ "ยอด ณ วันนี้" ใช้แทนกันได้หรือไม่?
บัญชีคู่
ผมมักนึกเปรียบงานบัญชีเหมือนงานพิสูจน์หลักฐาน เวลาเกิดเหตุฆาตกรรมต้องปิดกั้นพื้นที่ไม่ให้ใครเข้ามายุ่มยามทำให้หลักฐานปนเปื้อนเสียหาย หยุดสภาพทุกอย่างไม่ให้เปลี่ยนแปลง จะได้มีเวลารวบรวมรายละเอียด
วัตถุประสงค์ของบัญชีคือ อธิบายอดีตว่าผลประกอบการของกิจการ เงินสด, ลูกหนี้, เจ้าหนี้ ฯลฯ เพิ่มขึ้นหรือลดลง เกิดจากอะไร ด้วยภาษาที่มีเอกลักษณ์เฉพาะตัวที่เรียกว่า "บัญชีคู่"
กำเนิดหลักบัญชีคู่เมื่อกว่า 500 ปีที่แล้ว ถึงแม้มนุษย์รู้จักคิดคำนวณคณิตศาสตร์ แต่ยังไม่มีเครื่องคิดเลข ไม่มีคอมพิวเตอร์ ไม่มีบล็อกเชน ดังนั้นหลักบัญชีดั้งเดิมถูกออกแบบมาภายใต้ข้อจำกัดของเครื่องมือสมัยนั้น ต้องสามารถจดบันทึกคิดคำนวณด้วยมือและหัวสมองได้
เพราะมนุษย์มีขีดจำกัดในการคำนวณ
วัตถุประสงค์ของบัญชีเพื่อยุบย่อจาก transactions จำนวนมากมาเป็นงบ เหลือรายการตัวเลขที่ไม่มากเกินกว่าสมองมนุษย์จะตรวจสอบได้ โดยไม่สูญเสียนัยยะสำคัญ คล้ายกับการทำ Quantization เพื่อให้ขนาด model AI เล็กพอที่จะทำงานในคอมพิวเตอร์ที่มีทรัพยากรจำกัด
บัญชีคือ กระบวนการ Quantization
รายการ (transactions) > แปลงคัดแยก (สมุดบัญชี) > ยุบย่อ (งบการเงิน)
นักบัญชียุคก่อนคอมพิวเตอร์ ทำบัญชีโดยใช้สมุดบัญชี แยกประเภทบัญชีได้เท่าที่จะมีพื้นที่พอตีเส้นแยกช่องในสมุดได้ บวกเลขพักยอดมาเป็นทอดๆ ยกไปทีละหน้า ทีละวัน ทีละเดือน แทบไม่มีใครทำบัญชีหรือตรวจจนถูกต้องได้ 100% หากตัวเลขที่ผิดพลาดนั้นเล็กน้อยไม่กระทบภาพใหญ่ ก็จะไม่เสียเวลาไล่ตรวจย้อน แต่ปรับปรุงตอนจบแทน
บัญชีคู่ทำให้ความผิดพลาดถูกตรวจพบง่าย
หลักคิดสำคัญของบัญชีคู่ transactions ใดๆ จะเกิดตัวเลขสองฝั่ง (debit และ credit) ที่เท่ากันเสมอ ดังนั้นยุบมาเป็นงบยอดรวม ตัวเลขสุดท้ายสองฝั่งจะต้องเท่ากันเสมอ จึงใช้ตรวจสอบความผิดพลาดจากการบวกเลข
อย่าลืมว่าการบันทึกและบวกในกระดาษสมัยก่อนมีโอกาสผิดพลาดง่าย
แยกประเภทเป็นมายา
การอ่านความหมายจากมิติสัมพันธ์ของรหัสบัญชีและตัวเลขในงบการเงิน เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ไม่ต่างจากไพ่ทาโร่และการวาง งบโดดๆ อาจอ่านได้ไม่มาก หากเปรียบเทียบกับงบจากงวดก่อนหน้านั้น สามารถช่วยเปิดเผยความเป็นไป ความปกติและไม่ปกติของกิจการนั้น
ผู้มีประสบการณ์ ทั้งนักลงทุนในตลาดหุ้น ผู้บริหารสายการเงิน ผู้สอบบัญชี รวมถึงผู้สอบของสรรพากร ต่างรู้เคล็ดวิชานี้ ตอนที่ยังไม่ประสาผมเคยเจอผู้เจ้าสำนักบัญชีที่บอกว่าเขาสามารถตรวจความผิดปกติจากงบ โดยยังไม่ต้องดูรายละเอียดอื่น อีกสิบกว่าปีหลังจากนั้นจึงเข้าใจว่าทำได้อย่างไร
ข้อจำกัดของบัญชีหรืองบการเงินอยู่ตรงที่ ใช้บอกเล่าได้แค่มุมมองของสรรพสิ่งที่แปลงมาเป็นมูลค่าเทียบเท่าเงินได้เท่านั้น อะไรที่ไม่สามารถเทียบมูลค่าได้อาจไม่ถูกนับรวมในบัญชี ระบบบัญชีที่ใช้กันอยู่ทุกวันนี้ ไม่สามารถบันทึกมูลค่าความเสียหายที่เกิดขึ้นกับสิ่งแวดล้อมที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมของธุรกิจ
เราอาจหลงลืมไปว่า บัญชีเป็น "ความเห็น" ที่เกิดจากมนุษย์ที่ต้องการจัดหมวดหมู่เพื่ออธิบายอะไรบางอย่างให้เข้าใจง่ายขึ้น แล้วเกิดเป็นมาตรฐานตกลงรับรู้ร่วมกัน
บางครั้งความเห็นต่อ "ความจริง" เดียวกันไม่จำเป็นต้องตรงกัน เมื่อยุคสมัยเปลี่ยน เมื่อเงื่อนไขแวดล้อมเปลี่ยน เมื่อเกิดมีความจริงใหม่เกิดขึ้น หรืออาจถูกบิดเบือนเพื่อเป้าหมายใดๆ ก็ได้ จึงต้องมีกลไกผู้สอบบัญชีที่เป็นอิสระจากผู้ทำบัญชี เวลาผ่านไปเจตนาดั้งเดิมอาจเริ่มเลอะเลือนไปแล้ว
ความน่าเชื่อถือของงบการเงิน ขึ้นอยู่กับความน่าเชื่อถือของผู้จัดทำบัญชี และผู้สอบบัญชีอิสระ ซึ่งประวัติศาสตร์ก็สอนว่าเป็นความเหลวไหล ที่อาจนำไปสู่ความวิบัติ แม้กระทั่งผู้สอบบัญชีระดับโลกก็ยังดับสูญความไว้ใจได้ จนเหลือแค่ BIG 4
กล้องวงจรปิด
เมื่อโลกประดิษฐ์กล้องวงจรปิด เราเปลี่ยนการตระเวนตรวจพื้นที่กว้างขวางเป็นเฝ้าดูภาพบนจอมอนิเตอร์
สมมติว่าเกิดเหตุฆาตกรรม เมื่อกล้องบวกกับเทคโนโลยีบันทึกภาพจากกล้อง งานพิสูจน์หลักฐานเปลี่ยนไป แม่นยำรวดเร็วยิ่งขึ้น บันทึกภาพจากกล้องกลายเป็นประจักษ์พยานที่น่าเชื่อถือกว่าพยานผู้เห็นเหตุการณ์ แน่นอนว่าเราต้องรอระยะเวลาพัฒนาการของมัน จนกว่าแพร่หลาย จนกว่าต้นทุนในการติดตั้งกล้องและบันทึกได้นั้นไม่เป็นภาระมากเกินไป
งานบัญชีก็เช่นเดียวกัน มนุษย์พัฒนาเครื่องมือช่วยคำนวณจากเครื่องคิดเลข มาสู่โปรแกรมสเปรดชีตในคอมพิวเตอร์ แล้วกลายเป็นโปรแกรมบัญชี
วิวัฒนาการของการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ เริ่มจากเปลี่ยนกระดาษทำการปิดงบมาเป็นเก็บยอดลงสเปรดชีต นักบัญชีรุ่นเก่าบางคนยังคงใช้ท่าไม้ตายนี้อยู่ แต่ส่วนใหญ่แล้วจะเปลี่ยนใช้โปรแกรมบัญชี
ขั้นตอนงานบัญชีเดิม
เสมียนบัญชีเขียนใบสำคัญ
หัวหน้าบัญชีเติมรหัสแยกประเภทท้ายใบสำคัญ
เสมียนบัญชีเอาไปจดใส่สมุดบัญชีรายวัน
ขั้นตอนเมื่อใช้โปรแกรมบัญชีคอมพิวเตอร์
เสมียนบัญชีบันทึกใบสำคัญเข้าโปรแกรม
โปรแกรมสร้างรายการแยกประเภทตามกฏเกณฑ์ที่ตั้งไว้อัตโนมัติ
หัวหน้าบัญชีตรวจการลงบัญชีในโปรแกรม สามารถแก้ไขได้ตามต้องการ
ให้โปรแกรมสรุปงบการเงิน ลดความผิดพลาดจากการบวกเลข (ที่เป็นจุดเด่นของระบบบัญชีคู่) หากพบว่ายังไม่ถูกต้องก็สามารถกลับไปแก้ไขการลงบัญชีแล้วค่อยสรุปใหม่
หากต้องการ สามารถสั่งโปรแกรมพิมพ์รายการแยกประเภท เลียนแบบการจดลงสมุดบัญชีแบบเดิมก็ได้
โปรแกรมบัญชีจึงเปรียบเสมือนกล้องวงจรปิด ที่ช่วยให้นักบัญชีสามารถตรวจสอบโดยเข้าถึงรายละเอียดระดับ transactions ได้สะดวกรวดเร็ว
เวลาจริง
ทุกวันนี้ Security Cam มีความสามารถตรวจจับความเคลื่อนไหว อาจประยุกต์ใช้เป็นกลไกแจ้งเตือนเหตุการณ์ผิดปกติ คุณค่าของความสามารถนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขสำคัญคือ "เวลาจริง" ต้องแจ้งเตือนเร็วที่สุด
ดังที่เกริ่นไว้ตอนต้น ศาสนาของบัญชีคือ "ถูกต้องชัดเจน" สามารถหยุดเวลารอจนกว่าพิสูจน์หลักฐานจนครบถ้วนจึงค่อยรับรู้ก็ได้
งานที่มีลักษณะของปฏิกริยาตอบสนองที่รวดเร็ว ต้องการสัญญาณเตือนที่ทันเวลา เพื่อลดขนาดของปัญหาไม่ให้ลุกลามใหญ่โต
ยกตัวอย่างกิจการแห่งหนึ่งมีปัญหาหนี้เสีย จะออกแบบกลไกควบคุมความเสียหายได้อย่างไรบ้าง
ลูกค้าที่มีปัญหาแล้ว เช่น ผิดนัดชำระ เช็คเด้ง ให้ฝ่ายบัญชีทำ black list พิจารณาห้ามขาย จนกว่าจะเคลียร์หนี้เก่า
ลูกค้าที่มีความเสี่ยงผิดนัด เช่น มียอดค้างชำระสูง และมีเคยมีประวัติ ฝ่ายบัญชีสรุปยอดลูกหนี้ให้ผู้จัดการฝ่ายขายพิจารณาอนุมัติเป็นราย ๆ
ถ้าโชคดีโปรแกรมอาจมีกลไกควบคุมวงเงิน ระบบขายและจัดส่งเชื่อมโยงกับข้อมูลลูกหนี้ช่วยตรวจสอบยอดหนี้ หากเกินวงเงินก็ไม่สามารถจัดส่งสินค้าให้ได้
สมมติว่าการตั้งหนี้เกิดขึ้นอัตโนมัติจากใบส่งสินค้า (พร้อมกับตัดสต็อค) แต่การตัดหนี้ต้องรอตรวจสอบเงินที่ได้รับ อาจจะเป็นเช็คหรือยอดโอนเข้าบัญชี คำถามจึงอยู่ที่กระบวนการตรวจสอบมีรอบทำเมื่อไหร่ ทุกวัน หรือสัปดาห์ละครั้ง
ระหว่างนั้นหากลูกค้ามีความจำเป็นต้องสั่งสินค้าเพิ่ม แต่ติดเงื่อนไขวงเงินเต็ม จากมุมมองลูกค้าก็ชำระเงินยอดเก่าไปแล้วแล้วทำไมยังมีปัญหา
ผมจะไม่ถกเรื่องการออกแบบกลไกวงเงินลูกค้าควรทำอย่างไร
แต่จะชี้ให้เห็นว่ายิ่งการทำงานของฝ่ายต่างๆ เชื่อมโยงกันมากขึ้น จำเป็นต้องส่งต่อหรือพึ่งพิงสถานะระหว่างกันมากขึ้น
ทุกฝ่ายจะต้องเร่งความเร็วให้ทันกับเวลาจริง ซึ่งขัดต่อธรรมชาติของกระบวนการทำงานบัญชีที่สืบทอดกันมายาวนาน
คลื่นลูกที่สาม
Alvin Toffler เคยเขียนถึง "คลื่นลูกที่สาม" ว่า
โลกหมุนไปเร็วขึ้น เพราะระบบการสื่อสาร แต่ความเร็วของนาฬิกาในแต่ละสังคมจะไม่เท่ากัน จังหวะการเดินทางเศรษฐกิจ การเมือง การเทคโนโลยี จะล่าช้ามากในสังคมเกษตรกรรม แต่จะเร็วขึ้นในสังคมอุตสาหกรรม และจะวิ่งแข่งด้วยความเร็วของอิเล็กทรอนิกส์ในเสี้ยวของคลื่นลูกที่สาม
สมัยก่อนยามรักษาการณ์จะต้องถือไฟฉายเดินตรวจไปรอบบริเวณ
ต่อมาเมื่อใช้กล้องวงจรปิดเข้ามาผสมผสาน ก็ปรับเปลี่ยนแบ่งส่วนหนึ่งเฝ้าดูจากกล้อง ลดความถี่ในการเดินตรวจ
หากเทคโนโลยีตรวจจับความเคลื่อนไหวมีความแม่นยำ การใช้คนเดินตรวจก็จะลดความจำเป็นลงไป
สมัยก่อนพนักงานเดินเอกสารทำหน้าที่นำเอกสารจากแผนกหนึ่งไปส่งให้อีกแผนกหนึ่ง ทุกแผนกจะมีถาดเอกสารเข้าและเอกสารออกเพื่อใช้เป็นช่องทางสื่อสาร ต่อมาระบบคอมพิวเตอร์เน็ตเวิร์กก็ช่วยเปลี่ยนจากรับส่งกระดาษเป็นรับส่งไฟล์
แต่ข้อจำกัดอยู่ที่ความทั่วถึงของระบบคอมพิวเตอร์ จนกระทั่งมีอินเตอร์เน็ตและการใช้งานคอมพิวเตอร์แพร่ไปทุกฝ่ายแผนก
เราอาจจินตนาการถึงระบบที่ใช้งานได้จริง
เมื่อฝ่ายขายเปลี่ยนใบเสนอราคาเป็นออเดอร์ที่ยืนยันขายแล้ว ข้อมูลนั้นก็ไปปรากฏเป็นรายการรอจัดส่งที่ฝ่ายสโตร์
เมื่อฝ่ายสโตร์เปลี่ยนสถานะรายการที่รอจัดส่งเป็นจัดเสร็จแล้ว ข้อมูลนั้นก็ไปปรากฏเป็นรายการรอทำใบกำกับภาษีที่ฝ่ายบัญชี
เมื่อฝ่ายบัญชีทำใบกำกับภาษีเสร็จแล้ว ข้อมูลนั้นก็ไปปรากฏที่ฝ่ายจัดส่ง เพื่อเตรียมบรรทุกส่ง
พนักงานเดินเอกสารจะเหลืองานแค่จังหวะที่ต้องเอาใบกำกับภาษีที่เป็นกระดาษไปให้ฝ่ายจัดส่ง ในอนาคตหาก E-Tax Invoice แพร่หลายก็จะกลายเป็นระบบไร้รอยต่อไปจนถึงปลายทางลูกค้า
ระบบที่ไร้กระดาษอาศัยความได้เปรียบของการสื่อสารยุคใหม่ ขณะเดียวกันต้องการบันทึกข้อมูลเพื่อรับรู้สถานะตามเวลาจริง
หากมีรถที่ส่งตำแหน่งตนเองบนถนนล่าช้าไป 5 นาที อาจทำให้ระบบนำทางทั้งหมดผิดเพี้ยน
ระบบโปรแกรมเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานในเวลาจริง ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือช่วยคำนวณ สรุปปิดงบเหมือนโปรแกรมในยุคที่สอง
คลาวด์
เพราะเรื่องบัญชีโดยเฉพาะบัญชีภาษีเป็นเรื่องซับซ้อนเกินกว่าคนค้าขายทั่วไปจะทำเอง กิจการที่เป็นธุรกิจขนาดเล็ก มักจะจ้างสำนักบัญชีปิดงบโดยการรวบรวม เอกสารที่เกี่ยวข้องเฉพาะในรอบที่ผ่านมาส่งไปให้ อะไรที่เป็นเอกสารปัจจุบันยังไม่จบรอบก็เก็บไว้ก่อน
ความสัมพันธ์ระหว่างกิจการขนาดเล็กกับสำนักบัญชี ที่แยกระบบออกจากกันจึงไม่ทำให้เกิดความขัดแย้งเรื่องการหยุดเวลา เพราะยังสื่อสารกันด้วยกระดาษหรือสำเนา มีขอบเขตข้อมูลที่ชัดเจน
สำนักบัญชีก็มีโปรแกรมถนัดของตัวเอง ไม่เกี่ยวกับโปรแกรมที่กิจการใช้ การหยุดเวลาเพื่อปิดงบในมิติบัญชี จึงสามารถทำได้โดยไม่กระทบกับการเคลื่อนไหวตามเวลาจริงของระบบธุรกิจ
โปรแกรมที่ทำงานผ่านคลาวด์ ทำให้การสื่อสารระหว่างแผนกกว้างไกลเกิดขึ้นโดยไม่มีอุปสรรค การทำงานนอกสถานที่สำหรับบางหน้าที่ เช่น พนักงานขายที่ต้องไปออกพบลูกค้า หรือประจำพื้นที่ต่างจังหวัด รวมไปถึงการมีสาขาย่อย มีคลังสินค้าแห่งใหม่ ฯลฯ การทำงานผ่านโปรแกรมตามเวลาจริงจึงมีความจำเป็นมากขึ้น
หลายปีที่ผ่านมาผมเคยพยายามนำเสนอความสัมพันธ์รูปแบบใหม่ สำนักบัญชีทำงานร่วมกับกิจการ โดยใช้โปรแกรมเดียวกันผ่านคลาวด์ ช่วยลดความซ้ำซ้อน เปรียบเสมือนสำนักบัญชีเป็นแผนกหนึ่งที่ทำงานนอกสถานที่
ใช้โปรแกรมคลาวด์ร่วมกันทั้งสำนักบัญชีกับกิจการ อาจไม่สะดวกอย่างที่คิด
จนกระทั่งปีนี้เอง หลังจากที่พยายามทำความเข้าใจธรรมชาติของงานบัญชี โดยเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการปิดงบและตรวจสอบ ทำให้ต้องกลับมาทบทวน ตั้งคำถามถึงข้อดีข้อเสียของการรวมงานที่มีจังหวะเวลาต่างกัน ให้ทำงานอยู่ภายใต้โปรแกรมเดียวกัน
แทนที่จะรวบมาอยู่ด้วยกัน ลองแยกงานบัญชีออกไปต่างหาก
ความไม่สบายใจอย่างหนึ่งของนักบัญชี เมื่อใช้ข้อมูลร่วมกันคือ ตัวเลขเขยื้อน หลักฐานเปลี่ยนแปลง เพราะโดนแก้ไขโดยแผนกอื่น แล้วไม่สามารถพิสูจน์หลักฐานที่หยุดเวลาเอาไว้ยืนยันว่าไม่ใช่ความสับเพร่าหรือผิดพลาด แต่เกิดจากความเปลี่ยนแปลงภายหลัง
งานบางอย่างสามารถนั่งรวมกันใช้โต๊ะกลาง ใช้พื้นที่และอุปกรณ์ร่วมกันได้ แต่งานบางอย่างอาจต้องการพื้นที่ส่วนตัว ที่ไม่อยากให้ใครมาขยับเขยื้อนโดยไม่บอกกล่าว
ยุงในรถที่กำลังเคลื่อนที่ อยู่บนโลกที่กำลังหมุนรอบตัวเองและกำลังโคจรรอบดวงอาทิตย์
Comments