ปัจจุบันมีการนำแนวทางของระบบ ERP มาใช้ในกิจการขนาดเล็กและกลาง (SME) แทนที่โปรแกรมบัญชีมากขึ้น ขอบเขตของการใช้งานก็ขยายออกไปนอกกรอบของงานบัญชีจนครอบคลุมงานส่วนอื่นทั่วทั้งองค์กรมากขึ้น
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึงโปรแกรมคอมพิวเตอร์ประเภทหนึ่ง ใช้กันในองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ (Enterprise) ทำหน้าที่รวบรวมสถานะของปัจจัย (Resource — เงิน, แรงงาน, สินค้าและวัตถุดิบ ฯลฯ) เพื่อประกอบกันเป็นข้อมูลสำหรับวางแผน (Planning) ในการบริหารจัดการธุรกิจ
ที่บอกว่าใช้ในธุรกิจขนาดใหญ่ ก็เพราะต้องมีคอมพิวเตอร์จำนวนมากสำหรับทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และเชื่อมต่อกันเป็นเน็ตเวิร์ก ในยุคสมัยหนึ่งที่คอมพิวเตอร์มีราคาแพง การลงทุนเช่นนี้จึงเป็นไปไม่ได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ขณะที่แนวทางของโปรแกรมบัญชีนั้นแตกต่าง ใช้เพื่อทำบัญชี ..เพียงแค่นี้ ชัดเจน เรียบง่าย เริ่มต้นจากภายในแผนกบัญชีแผนกเดียวก่อน
วัตถุประสงค์ของงานบัญชีคือ สรุปสถานะทางการเงิน ซึ่งเป็นหน้าที่ของทุกกิจการอยู่แล้ว ที่ต้องยื่นงบการเงินและภาษีเงินได้นิติบุคคล กิจการทั่วไปจึงเริ่มต้นจากคอมพิวเตอร์กับโปรแกรมบัญชี
นั่นเป็นเรื่องเมื่อหลายสิบปีก่อน ทุกวันนี้เส้นแบ่งระหว่าง ERP กับโปรแกรมบัญชีไม่ชัดเจนอีกแล้ว คอมพิวเตอร์ไม่ใช่อุปกรณ์ราคาแพง การเชื่อมต่อเน็ตเวิร์กไม่ได้ยุ่งยากซับซ้อน ขอบเขตการใช้งานโปรแกรมของ SME จึงแตกกิ่งแตกก้านออกไป ม้วนรวมเอางานของหน่วยอื่นเข้ามาด้วย ไม่ได้จำกัดแค่ภายในแผนกบัญชีอีกต่อไป กลายเป็น ERP ที่ค่อย ๆ เบ่งบาน
อย่าว่าแต่ผู้ใช้โปรแกรมที่เป็นคนทำงานในองค์กรเลย แม้แต่ฟากฝั่งคนทำโปรแกรมเองก็ยังสับสนกับขอบเขตขยายของโปรแกรมบัญชีทุกวันนี้
เรื่องที่อยากกล่าวถึง คือ สำหรับ SME ที่เติบโตจากโปรแกรมบัญชี เมื่อลงลึกสู่โหมดของ ERP ที่เลียนแบบองค์กรใหญ่ มีขั้นตอนสำคัญที่มักถูกละเลยไปคือ การตั้งทีมพัฒนาระบบ (implementation team)
ในองค์กรใหญ่ บทบาทของทีมพัฒนาระบบมีความสำคัญมากในการออกแบบกระบวนการทำงานโดยใช้ ERP ต้องมีความรู้ความเข้าใจทั้งฝั่งโปรแกรมและฝั่งธุรกิจ หากโปรแกรมเปรียบเสมือนชุดมีดในห้องครัว ทีมพัฒนาก็เป็นพ่อครัวที่รู้ว่าควรใช้มีดแบบไหนเพื่อใช้ หั่น ตัด สับ แตกต่างกันไป โปรเจกต์มีโอกาสล้มเหลวสูงหากปล่อยให้ลองผิดลองถูกออกแบบกันเอง
เรื่องนี้กลับขัดกับแนวคิดของโปรแกรมบัญชีใน SME ที่พยายามตัดงานพัฒนาออกไป โดยวางกรอบให้เป็นแมส ทำออกมาแล้วทุกกิจการใช้ได้เหมือนกัน มีเวิร์กโฟลว์แบบเดียวกัน เป็นอะไรที่ลงตัวมากสำหรับกิจการในช่วงเริ่มต้น ซึ่งสอดคล้องกับจักรวาลของบัญชีที่มีแนวปฏิบัติมาตรฐานเป็นกรอบอ้างอิงอยู่ มีผู้สอบบัญชี และกฏหมายภาษีอากรช่วยตัดสินถูกผิดได้
แต่เมื่อใดที่ต้องข้ามไปจักรวาลอื่นเช่น การบริหารคลังสินค้า ซึ่งไม่มีสูตรสำเร็จขึ้นอยู่กับบริบทของแต่ละองค์กร แม้แต่ธุรกิจที่ขายสินค้าแบบเดียวกัน ก็ไม่จำเป็นต้องบริหารคลังเหมือนกัน วิธีทำงานที่ใช้กับที่โน่น อาจเอามาใช้กับที่นี่ไม่ได้ นักพัฒนาที่มีประสบการณ์เข้าใจความยืดหยุ่นตรงนี้ จะช่วยออกแบบได้ว่าระบบที่เหมาะสมควรเป็นอย่างไร
หมวกสามใบ
สำหรับองค์กรใหญ่การตั้งทีมพัฒนา โดยเอาผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะแตกต่างกันมาช่วยกันเป็นทีม
เป็นเรื่องที่อยู่ในวิสัยที่องค์กรระดับนั้นลงทุนได้ แต่เมื่อคิดถึงข้อจำกัดของ SME เรื่องนี้อาจเป็นอีกหนึ่งอุปสรรค ที่ทำให้การใช้งาน ERP ในกิจการระดับนี้ไม่เกิดขึ้นง่าย ๆ
หนทางประนีประนอมที่เป็นไปได้คือ ลดขนาดของทีมลง ใช้คนน้อยให้ที่สุด
จำนวนที่น้อยที่สุดที่เป็นไปได้ คือ หนึ่งคน หากคนคนหนึ่งมีส่วนผสมของคุณสมบัติต่อไปนี้อยู่ด้วยกัน ก็น่าจะทำให้เขาเป็น implementer ที่ดีได้
หมวก supporter
บทบาท supporter เรียกได้ว่าเป็นงานหลัก รับฟังปัญหา ความต้องการ และแก้ปัญหาให้ผู้ใช้ หมวกของ supporter ต้องมีความเห็นอกเห็นใจ และยืดหยุ่น สามารถสื่อสารกับมนุษย์ทั่วไป ที่ไม่ได้ใช้ภาษาเทคนิคัล
หมวก developer
บางครั้งจะมีงานที่เป็นความสามารถใหม่ ที่โปรแกรมยังไม่เคยมี แปลว่าต้องมีการทำโมดูลโปรแกรมเพิ่ม เขียนโค้ดโดยโปรแกรมเมอร์ ใช้หมวก developer เพื่อให้สามารถคิดแบบโปรแกรมเมอร์ พูดแบบโปรแกรมเมอร์ เพื่อสื่อสารกับคนเผ่านี้ให้ได้
หมวก entrepreneur
คิดแบบผู้ประกอบการ เป็นทักษะที่สำคัญสำหรับ implementer ระดับเยี่ยมยอด สามารถสื่อสารในเชิงกลยุทธกับผู้บริหารได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้มีหลักในการตัดสินใจได้ว่า เรื่องใดที่ควรทำก่อน เรื่องใดที่ยังไม่ควรทำ เข้าใจความหนักเบาของปัญหาและความต้องการในแง่ภาพรวมขององค์กร
ครบเครื่อง
ในแวดวงพัฒนาซอฟต์แวร์ เรามีคำว่า “Full Stack Developer” หมายถึงนักพัฒนาหรือโปรแกรมเมอร์ ที่ดูแลโปรเจกท์ขนาดเล็ก สามารถรับผิดชอบและทำทุกอย่างตั้งแต่ฝั่ง server backend ไปจนถึง client frontend
ในการพัฒนาระบบ ERP สำหรับ SME คำว่า “Full Stack Implementer” ก็มีความหมายไม่ต่างกัน นักพัฒนาต้องรู้และทำทุกอย่างตั้งแต่ technical ไปจนถึง business process
สำหรับผู้ที่เริ่มต้นจาก supporter หรือ developer ในแวดวงโปรแกรมบัญชีอยู่แล้ว ไม่อยากลงลึกในทักษะเดิม หันมาพัฒนาตนเองทางกว้างเติมเต็มทักษะอื่นเพิ่ม ให้มีหมวกหลายใบสลับสับเปลี่ยนได้ ก็อาจเป็นทางเลือกสู่ความก้าวหน้าอีกขั้นหนึ่ง
มีนาคม 2565
Comments