"โชคดีที่เป็น cloud .."
เป็นความรู้สึกตอนนั้น ปีที่เกิดโรคระบาด COVID พวกเราต่างต้องกักตัวอยู่บ้าน ภาคธุรกิจที่สามารถปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานใหม่ยังดำเนินต่อไปได้ ใช้ประโยชน์จากระบบหลังบ้านผ่านการสื่อสารอินเตอร์เน็ต ทำให้เราค้นพบว่างานบางอย่างไม่จำเป็นต้องเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ
ช่วงนั้นเองที่ผมเริ่มตั้งคำถาม และพยายามหาคำตอบว่า ERP ที่เป็นระบบหลังบ้านของแทบทุกกิจการควรจะพัฒนาไปทางไหน แน่นอนว่าย่อมไม่เหมือนยุค 1970s ที่เกิดโปรแกรมบัญชีพร้อมขายขึ้นมา ปัญหาและความต้องการของภาคธุรกิจไม่เหมือนเดิมอีกแล้ว
ผมนึกถึงบริการ Platform as a Service ในยุคคลาวด์ที่ใคร ๆ ก็เข้าถึงได้ การแชร์เซิร์ฟเวอร์ในรูปแบบ Virtual Machine (VM) ช่วยให้เราจ่ายตามปริมาณที่ใช้ (pay as you go) รูปแบบการจ้างพนักงานโดยเหมาเวลาในชีวิตของผู้คนในนามของ "เวลาทำงาน" ยังจำเป็นอยู่ไหม? คนคนหนึ่งสามารถแชร์เวลาของตัวเองสลับทำงานหลายอย่างได้หรือไม่?
ทำให้คิดต่อไปอีกว่า ระบบหลังบ้าน ERP จะต้องปรับเปลี่ยนอย่างไร? ไก่หรือไข่จะเกิดก่อนกัน
อะไรคือข้อกังวลของฝั่งธุรกิจ วิธีการวัดค่าผลงานทำอย่างไร หากไม่มีการตอกบัตรเวลาเข้างานออกงาน ความจงรักภักดีในองค์กรยังจำเป็นอยู่ไหม การเรียนรู้ทักษะงานใหม่จะทำอย่างไร
อะไรคือข้อกังวลของฝั่งคนทำงาน ความไม่มั่นคงในวิชาชีพที่แลกกับอิสรภาพ บางช่วงอาจไม่มีงานเข้ามามากเพียงพอ โดยเฉพาะในประเทศที่สวัสดิการพื้นฐานไม่เอื้อต่อการจ้างงานแบบนี้ หากทักษะที่มีไม่มีใครต้องการในอนาคตจะทำอย่างไรเมื่ออายุมากแล้ว ความรู้สึกไม่มั่นคงทางสังคมเมื่อไม่มีเพื่อนร่วมงานได้พบปะกัน
การหาจุดที่ดีที่สุดของการใช้พลังจากเทคโนโลยีใหม่ หลายครั้งไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง เราเคยออกแบบให้มีระบบแจ้งเตือนเมื่อเตรียมจัดส่งสินค้า โดยใช้ทริกเกอร์จากการเปิดบิลส่งสินค้า ส่งอัตโนมัติไปหาพนักงานขายอยู่ข้างนอก แต่ผลตอบรับที่ได้ไม่รู้สึกว้าว.. ได้คะแนนระดับ "มีให้ใช้ก็ดี"
ในอีกบริษัทหนึ่ง ออกแบบให้พนักงานขายสามารถคีย์ออเดอร์ด้วยตนเองโดยไม่ต้องเข้ามาใช้คอมพิวเตอร์ที่ออฟฟิศ มีแดชบอร์ดดูผลงานของตนเองโดยไม่ต้องให้คนในออฟฟิศเรียกดูให้ สิ่งนี้สร้างความแตกต่างระหว่างผู้ที่ใช้กับไม่ใช้ กลายเป็นความเปลี่ยนแปลง
Data Center
โลกที่ผมเห็นก่อนปี 2000 ครอบครัวที่มีฐานะจะมีโทรทัศน์ประจำบ้านอย่างน้อยหนึ่งเครื่องทีใช้ดูร่วมกัน มีโทรศัพท์ประจำบ้านสำหรับติดต่อถึงกัน หากมีฐานะดีหน่อยอาจมีโทรทัศน์อยู่ในห้องนอน โทรศัพท์มากกว่าหนึ่งหมายเลข รวมถึงอุปกรณ์ทันสมัย
องค์กรธุรกิจขนาดใหญ่เหมือนครอบครัวที่มีฐานะ สามารถมีแผนกหรือศูนย์คอมพิวเตอร์ของตนเองเพื่อช่วยประมวลผล ยิ่งโตยิ่งมีปริมาณงานมาก หากใช้คนคิดคำนวณจะเสียเวลาและมีโอกาสผิดพลาดง่าย เช่น คำนวณค่าแรงคนงาน คำนวณปริมาณวัตถุดิบคงเหลือ เนื่องจากเทคโนโลยีของคอมพิวเตอร์มีราคาสูง บุคคลากรที่มีความรู้ความสามารถก็หายาก ผู้ที่สามารถครอบครองไว้ใช้งานได้จึงต้องมีคุณสมบัติพิเศษ
จุดเปลี่ยนสำคัญที่ปลดล็อคศักยภาพของคอมพิวเตอร์ เกิดขึ้นเมื่อสามารถเปลี่ยนวิธีการเก็บข้อมูลในแผ่นกระดาษเจาะรู (punch card) มาเป็นวงจรอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้ทะลายข้อจำกัดลดเวลาข้ามวันในการโหลดข้อมูลมาประมวลผล ตอนนั้นเองโปรแกรม SAP ได้สร้างโปรแกรมบัญชีที่สามารถประมวลผลได้ทันที (ในบริบทของสมัยนั้น)
หากเราจินตนาการถึงผู้จัดการโรงงานในยุคนั้น การได้รู้สถานะของวัตถุดิบและสินค้าของตนได้บ่อยกว่า สมมติว่าทุกเดือน ย่อมเห็นสามารถเห็นภาพความเปลี่ยนแปลงและทำนายแนวโน้มในอนาคตได้ชัดเจนและแม่นยำกว่าโรงงานที่สรุปตัวเลขปีละครั้ง ความแตกต่างในการวางแผนการผลิต นำไปสู่ความสามารถในการแข่งขันและความได้เปรียบในเรื่องอื่น เช่น ต้นทุน, การจ้างงาน ฯลฯ
ด้วยขนาดองค์กรที่ใหญ่เกินกว่าที่ใครคนใดสามารถลงไปรับรู้รายละเอียดงานทั้งหมดด้วยตนเอง จึงต้องลงทุนระบบรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ศูนย์กลาง
คงไม่เกินเลย หากจะกล่าวว่าแนวคิด ERP เริ่มต้นออกแบบมาเพื่อรับใช้ผู้บริหาร คนทำงานในแผนกต่าง ๆ มีหน้าที่สรุปข้อมูลส่วนของตนตามรูปแบบที่กำหนด โดยตนเองไม่ได้เป็นผู้ใช้ข้อมูล ไม่มีหน้าที่รับรู้ความสัมพันธ์ในภาพใหญ่
กระบวนการนำส่งข้อมูลแบบนี้ เป็นวิธีที่ดีที่สุดในยุคที่การสื่อสารยังไม่มีประสิทธิภาพ คำสั่งและการสื่อสารทางเดียว(ถามกลับไม่ได้) ใช้เวลาเป็นหน่วยวันหรือเดือน เป็นปัจจัยหนึ่งที่ทำให้เกิดไซโลภายในองค์กร ซึ่งถูกมองว่าเป็นปัญหาในบริบทของปัจจุบัน การประเมินผลงานมาจากข้อมูลที่หน่วยงานนำส่งนั่นเอง ไม่ต้องรับผิดชอบผลลัพธ์ในภาพรวมขององค์กร ด้วยความเชื่อว่าหากทุกคนทำงานของตนให้ดีที่สุดภาพรวมย่อมออกมาดีโดยปริยาย คนทำงานจึงสนใจแต่ผลงานเฉพาะในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบ บางครั้งก็นำไปสู่การตกแต่งข้อมูลให้ดูดีเกินจริง
ด้วยข้อจำกัดของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สมัยนั้น การประมวลผลยังต้องอาศัยการย่อรายละเอียดหรือสรุปมาจากกระบวนการอื่น ด้วยวิธีการใดๆ ก็ตามที่ไม่จำเป็นต้องเชื่อมโยงกับระบบ และไม่สามารถตรวจสอบที่มาโดยง่าย กำหนดเอาเฉพาะส่วนที่จำเป็นต้องใช้ประมวลผล สำหรับบัญชีคือโฟกัสเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับเงิน ข้อมูลจึงไม่เป็นข้อเท็จจริงพื้นฐาน แต่เป็นสิ่งที่อาจถูกสังเคราะห์มาแล้ว นั่นเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดในตอนนั้น แต่กลายเป็นรากของปัญหาความคลุมเครือของการออกแบบ ERP ที่สืบทอดต่อมาด้วย
เราฝากความหวังไว้ที่กระบวนการพิสูจน์ทางบัญชี เมื่อตัวเลขทุกตัวถูกนำมาร้อยเรียงเข้าด้วยกัน หากมีความไม่สอดคล้องเกิดขึ้นเกินกว่าที่จะรับได้ อาจมาจากความผิดปกติจริง ๆ หรือความผิดพลาดในขั้นตอนสรุป หรือกระบวนนำข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์ หรือความเสียหายของฐานข้อมูล หรือแม้กระทั่งบั๊กในโค้ดโปรแกรม
PC and Network
เซมิคอนดักเตอร์ทำให้เกิดแผงวงจรไฟฟ้าขนาดเล็ก ทุกวันนี้วงจรประมวลผลในโทรศัพท์มือถือมีพลังประมวลผลมากกว่าวงจรคอมพิวเตอร์ขนาดเท่าห้องรับแขกสมัยก่อน คอมพิวเตอร์บุคคลช่วยทะลายกำแพงด้านเทคโนโลยีที่เคยอยู่ในองค์กรใหญ่ ให้กลายเป็นสิ่งที่คนทั่วไปสามารถเอื้อมถึงได้
IBM PC ก่อให้เกิดการกำหนดมาตรฐานอุตสาหกรรมใหม่จากผู้ผลิตพีซีทั่วโลก มีอุปกรณ์เสริมต่างๆ สามารถต่อพ่วงผ่านช่องทางมาตรฐาน เริ่มต้นอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ที่เป็นอิสระจากฮาร์ดแวร์ที่ถูกกำหนดจากเจ้าของผลิตภัณฑ์ฮาร์ดแวร์
สำหรับภาคธุรกิจทั่วไปก็เช่นเดียวกัน คอมพิวเตอร์ถูกนำมาใช้แทนที่เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าในแผนกธุรการ แทนเครื่องคิดและสมุดบัญชีในแผนกบัญชี
ผมมองเห็นภาพของบริบทต่าง ๆ ที่ปรับเปลี่ยนมาสอดรับกันทีละน้อยจนถึงเวลาที่เงื่อนไขต่าง ๆ ลงตัวเชื่อมโยงกัน
จากเครื่องมือช่วยทำงานจบเป็นชิ้น ๆ เมื่อเทคโนโลยีจัดเก็บข้อมูลมีคุณภาพเชื่อถือได้ยิ่งขึ้น นำไปสู่ความไว้วางใจคอมพิวเตอร์ให้ช่วยงานสำคัญมากขึ้น ทำให้เกิดรูปแบบงานที่ต้องสะสมข้อมูลต่อเนื่องยาวนาน ก่อให้เกิดระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพรวดเร็วกว่าสะดวกกว่า แล้วทำไมโปรแกรม ERP จะไม่ถูกนำมาดัดแปลงตีความใหม่ให้ทำงานในคอมพิวเตอร์เครื่องเล็กกันล่ะ
ครั้งหนึ่งออฟฟิศต้องการเพียงเสมียนที่อ่านออกเขียนได้ ต่อมาเมื่อมีอุปกรณ์สำนักงาน จึงต้องมีความสามารถพิมพ์ดีด ถ่ายเอกสารและส่งแฟกซ์ ในวันที่คอมพิวเตอร์ยังไม่แพร่หลาย เป็นทักษะพิเศษของบางคน มีเพียงบางแผนกเท่านั้นที่ได้อภิสิทธิ์มีคอมพิวเตอร์ใช้ ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์มักเป็นหนึ่งในนั้น
เดือนปีผ่านไป พนักงานรุ่นใหม่จบการศึกษาพร้อมทักษะคอมพิวเตอร์มากขึ้น มาตรฐานเครือข่ายทำให้คอมพิวเตอร์ต่อเชื่อมกัน เป็นเทคโนโลยีที่เอื้อมถึงได้ จากขอบเขตของงานที่ทำคนเดียวใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวง่าย ๆ มีความเป็นไปได้ที่จะออกแบบให้ช่วยกันทำงาน
ประวัติศาสตร์ที่ผ่านมา อะไรก็ตามที่มนุษย์จำนวนมากร่วมมือกันทำได้สำเร็จ มักก่อเกิดผลลัพธ์ที่มหัศจรรย์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ก่อให้เกิดสภาวะที่เอื้อต่อรูปแบบใหม่ของการร่วมมือ
ในยุคที่คอมพิวเตอร์และเครือข่ายแพร่หลาย ระบบ ERP ในองค์กรใหญ่เริ่มขยายอาณาเขตออกจากศูนย์ข้อมูลไปสู่ต้นทางข้อมูล แผนกต่าง ๆ ที่มีความพร้อมให้ช่วยกันลำเลียงข้อมูลเข้าศูนย์กลางด้วยตัวเอง เช่น บัญชี, จัดซื้อ, คลังสินค้า ฯลฯ การออกแบบ ERP จึงต้องเริ่มคำนึงถึงการจูงใจให้ผู้ใช้เหล่านั้นด้วยการรับฟังความต้องการของพวกเขาด้วย
แต่วัตถุประสงค์ของบัญชีในกิจการเล็กไม่เหมือนกับบรรษัทใหญ่ที่ต้องมีระบบควบคุมตรวจสอบและแสดงฐานะของกิจการให้ผู้บริหารหรือผู้ถือหุ้น หลายแห่งไม่ได้มีกระบวนการผลิตที่ซับซ้อน เจ้าของกิจการรับรู้ได้จากประสบการณ์ตรง การใช้งานระบบบัญชีจึงถูกคาดหวังเพื่อทุ่นแรง ลดงานที่ซ้ำซ้อน และความน่าเชื่อถือ บางแห่งเลือกใช้เท่าที่จำเป็น เท่าที่หาพนักงานมาทำหน้าที่ได้ เช่น ออกใบกำกับภาษีด้วยคอมพิวเตอร์, คุมบัญชีลูกหนี้ หรือบันทึกสต็อค เป็นต้น
หากเอานิยามของ ERP สำหรับกิจการใหญ่มาใช้กับกิจการเล็ก หลายกรณียิ่งทำให้สับสน ฝ่ายหนึ่งต้องการใช้เพื่อควบคุมตรวจสอบกระบวนการทำงาน แต่อีกฝ่ายหนึ่งต้องการใช้เพื่อความคล่องตัว ยืดหยุ่นในกระบวนการทำงาน ซึ่งเป็นอีกแนวทางหนึ่งของ ERP ที่ตัวอักษร E อาจไม่ได้หมายถึง Enterprise
Internet
ความเหลื่อมล้ำของการใช้คอมพิวเตอร์เกิดขึ้นเช่นเดียวกับธรรมชาติของหลายเรื่อง บรรษัทใหญ่สามารถเข้าถึงแหล่งเงินที่ต้นทุนต่ำกว่า สามารถต่อรองคู่ค้าได้เงื่อนไขที่ดีกว่า สามารถเลือกจ้างพนักงานที่มีทักษะดีได้มากกว่า
ระยะแรกอินเตอร์เน็ตเป็นแค่ช่องทางการสื่อสารใหม่สำหรับคอมพิวเตอร์ เป็นทางเลือกสำหรับระบบเครือข่ายระยะไกลที่เคยต้องลงทุนสูงสำหรับธุรกิจใหญ่ที่มีเครือข่ายสาขา สามารถเชื่อมต่อเทอร์มินัลเข้าหาศูนย์ข้อมูล การติดต่อธุรกิจเปลี่ยนจากโทรเลขเป็นส่งอีเมล
ต่อจากนั้นอินเตอร์เน็ตก่อให้เกิดอุตสาหกรรมคลาวด์ เกิดตลาดใหม่ด้วยแนวคิด share resource กิจการแห่งเดียวอาจไม่คุ้มค่าที่จะลงทุนเซิร์ฟเวอร์สเปคสูง หรือจ้างวิศวกรระดับหัวกะทิมาดูแลระบบไอที แต่หากมีผู้ต้องการเหมือนกันช่วยกันแชร์ต้นทุนนี้ย่อมเป็นไปได้
เมื่อมีโครงสร้างพื้นฐานเกิดขึ้น ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ก็เริ่มหาไอเดียที่จะใช้ศักยภาพของคลาวด์ เป็นที่น่าสังเกตว่าบรรษัทใหญ่กลับไม่รีบที่จะใช้คลาวด์อย่างเต็มตัว อาจเนื่องจากลงทุนทั้งคนและระบบคอมพิวเตอร์ไปแล้ว และส่วนหนึ่งอาจเป็นเพราะความไม่มั่นใจเรื่องความปลอดภัย
คลาวด์ช่วยลดความเหลื่อมล้ำของการใช้คอมพิวเตอร์ให้ผู้ประกอบการขนาดกลางและเล็ก สามารถเข้าถึงศักยภาพได้ไม่ต่างกับบรรษัทใหญ่
มีบริบทบางอย่างที่เปลี่ยนไปตามยุคสมัยที่เราลองมาพิจารณากัน
พนักงานส่วนใหญ่ในองค์กรไม่ว่าทำงานหน้าที่อะไรต่างก็มีทักษะคอมพิวเตอร์เป็นคุณสมบัติสามัญ พูดง่าย ๆ คือ ทุกคนควรใช้คอมพิวเตอร์เป็น เหมือนกับที่เราไม่ถามหาทักษะอ่านออก เขียนได้อีกแล้ว
คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สามัญในสำนักงานเช่นกัน หลายแห่งกำหนดให้กลายเป็นอุปกรณ์จำเป็นประจำโต๊ะ การแชร์หรือผลัดกันใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกันระหว่างพนักงานแทบไม่มีอีกแล้ว
เงื่อนไขเหล่านี้ก่อให้เกิดการตีความใหม่ของการใช้งาน ERP อย่างไรบ้าง
องค์กรขนาดเล็ก หลายแห่งเล็กกว่าแผนกเดียวในองค์กรใหญ่เสียอีก ปริมาณงานไม่มาก จำนวนผู้ร่วมงานก็น้อย คนเดียวอาจต้องรับผิดชอบหลายหน้าที่ คลาวด์ทำให้มีความคล่องตัว งานบางอย่างอาจปรับเป็น work from anywhere หรือใช้บริการจาก freelance โดยไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานประจำ เช่น งานภาษีและบัญชี, งานคอนเฟิร์มออเดอร์ ฯลฯ
สำหรับบริษัทขนาดกลางที่ใหญ่เกินกว่าจะเป็นองค์กรเล็ก แต่เล็กเกินกว่าจะเป็นองค์กรใหญ่ เมื่อมีปริมาณงานมาก พนักงานก็มากขึ้น ต้องแบ่งงาน แบ่งความรับผิดชอบเป็นแผนก แต่บางครั้งคนก็ไม่เพียงพอกับงานเหมือนองค์กรใหญ่ ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตามมาคือการประสานงาน
เมื่อความสะดวกในการใช้งานคอมพิวเตอร์เกิดขึ้น ข้อมูลถูกส่งตรงจากผู้ปฏิบัติงานเข้าระบบทันทีโดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนจดบันทึกสรุปเป็นรายงานเพื่อรอนำเข้าภายหลังเหมือนแต่ก่อน เงื่อนไขนี้มีความสำคัญมาก "ทันที" ก่อให้เกิดมิติใหม่ ข้อมูลนั้นมีคุณสมบัติเป็น "เหตุการณ์" ที่ถูกรับรู้ตามเวลาจริงด้วย
ลองนึกภาพของการทำงานที่ต่างคนต่างปฏิบัติหน้าที่ ขณะเดียวกันก็รายงานความคืบหน้าเข้ามาที่ศูนย์กลาง ทำให้เกิดภาพรวมของความร่วมมือในบรรยากาศถ่ายทอดสด
ระบบ ERP ที่ดีทำให้เรามีแผนที่จราจรนอกจากจะรู้เส้นทางของตัวเอง ยังรู้ว่าคนอื่นกำลังทำอะไร ช่วยให้เข้าใจภาพรวมของกระบวนการทั้งหมด เลือกตัดสินใจทำงานของเราในจังหวะที่สอดคล้องกับเพื่อน
เมื่อพนักงานขายได้ยืนยันออเดอร์กับลูกค้า ก็บันทึกข้อมูลเป็นคำสั่งขายเข้าระบบทันที แทนที่จะทำลงกระดาษเป็นใบอะไรสักอย่างแล้วรอรวบรวมนำส่งไปที่คลังสินค้าเป็นรอบ ๆ
ทางคลังสินค้าเมื่อเห็นออเดอร์ใหม่เข้ามาในระบบก็ประเมินปริมาณงาน วางแผนหยิบสินค้า เมื่อเบิกสินค้าเรียบร้อยบันทึกสถานะกลายเป็นออเดอร์ที่พร้อมส่ง ให้แผนกบัญชีทำใบกำกับภาษีต่อไป
ข้อมูลจากพนักงานแต่ละหน้าที่ ช่วยกันบอกเล่ากระบวนการขายจากเริ่มต้นจนจบ หากทุกคนบันทึกข้อมูลตามเวลาจริงที่เกิดขึ้น เราสามารถเอาข้อมูลเหล่านั้นมาเรียงร้อยตามลำดับเวลาเพื่อแสดงความคืบหน้าของเหตุการณ์
ด้วยธรรมชาติของกระบวนการทำงานที่ส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบเป็นทอด ๆ สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่บันทึกข้อมูลทันทีตามจริง ทำให้ ERP ถูกใช้เป็นเครื่องมือควบคุมจังหวะการทำงาน เปรียบเสมือนวงดนตรีที่ผู้เล่นทุกคนต้องบรรเลงให้ประสานเข้าจังหวะกันจึงกลายเป็นเพลง
ERP ในยุคที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ เราสามารถจินตนาการถึงระบบที่ติดตามความคืบหน้าของกระบวนการทำงานตามเวลาจริงด้วย ทั้งในรูปแบบของแดชบอร์ด และการแจ้งเตือนไปถึงผู้เกี่ยวข้อง แตกต่างจากฐานคิดการตรวจสอบตามวิถีทางบัญชี ที่มีเป้าหมายความถูกต้องไม่ใช่รวดเร็ว มักเป็นการทำงานตามหลัง ต้องรอจนกว่ารวบรวมข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์
ความสามารถวัดผลได้ทันทีทุกเวลา นำไปสู่ทัศนะใหม่ในการออกแบบกระบวนการทำงานที่ยอมให้ผิดพลาดได้เพราะรู้เร็ว ลดขั้นตอนเข้มงวดที่เป็นอุปสรรคหรือภาระออกไป หากเกิดปัญหาหรือข้อผิดพลาดสามารถปรับแก้ได้ก่อนที่จะลุกลาม เปรียบเสมือนคุณยังเฝ้าดูทางเมื่อรู้สึกว่ารถเริ่มเฉออกแค่แตะปรับเล็กน้อย แต่หากหลับในกว่าจะรู้ตัวอีกทีก็ไม่ทันการณ์เสียแล้ว
ผลตามมาทำให้องค์กรมีพื้นที่ยืดหยุ่นให้พนักงานสามารถทดลองปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานได้
Mobility
ถึงแม้ว่า ERP จะถูกออกแบบให้ยืดขยายออกไปถึงหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กรแล้ว แต่ก็ยังมีพันธนาการที่รอปลดเปลื้อง
คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ยังตั้งอยู่บนโตีะ ถึงแม้ว่าจะมีแลปทอปที่เป็นคอมพิวเตอร์พกพา แต่การเชื่อมต่อยังถูกสายสัญญาณยึดให้ใช้งานได้เท่าที่สายนั้นจะไปถึง
เราต้องรอจนกระทั่งเทคโนโลยีหลายอย่างพัฒนาประสานกันอย่างลงตัว เครือข่ายไร้สายมีคุณภาพดีพอ และเราพบความจริงว่าสิ่งที่ซ่อนอยู่ใน iPhone และ iPad ก็คือคอมพิวเตอร์พกพาในฟอร์มแฟคเตอร์ใหม่ ไม่ต้องใช้สายสัญญาณ ไม่ต้องอยู่บนโต๊ะหรือบนตักอีกต่อไป
WiFi และ 4G LTE ทำให้เกิดความเป็นไปได้ของรูปแบบการทำงานภาคสนาม
ถ้าคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน ERP สามารถถือเดินไปที่ไหนก็ได้ทั้งในและนอกออฟฟิศ ใช้นิ้วจิ้มโดยไม่ต้องอาศัยคีย์บอร์ด มีปากกาให้เขียนบนหน้าจอได้ มีกล้องถ่ายรูป สแกนรหัสบาร์โค้ดและคิวอาร์โค้ด มีไมโครโฟน แปลงเสียงพูดเป็นข้อความตัวอักษร งานแบบไหนที่ใช้ประโยชน์จากมันได้บ้าง
งานภาคสนามที่ในอดีตถูกตัดออกจากระบบเวลาจริงของ ERP เพราะไม่สะดวกที่จะเชื่อมต่อ หรือเป็นงานที่ไม่สามารถนั่งทำงานอยู่กับโต๊ะ
พนักงานคลังสินค้าสามารถเช็คสินค้าระหว่างที่เดินหยิบของภายในโกดัง
พนักงานส่งสินค้าสามารถตรวจสอบและบันทึกสถานะจัดส่งระหว่างที่เดินทาง
ผลพวงจากอุปกรณ์พกพาคงไม่เกินเลยที่จะจินตนาการถึงระบบงานที่ไร้กระดาษ เพราะเทคโนโลยีต่าง ๆ พร้อมที่จะนำมาออกแบบใช้งาน ERP รุ่นต่อไป
เพียงแต่ความเปลี่ยนแปลงนี้ต้องการเวลาเพื่อปรับตัว
รอให้ภาคธุรกิจ นักบัญชี พนักงาน ผู้เกี่ยวข้องทั้งหลายสามารถข้ามผ่าน ปรับเปลี่ยนความหวาดหวั่นเมื่อไม่ได้สัมผัสและเก็บสำเนากระดาษ ไม่รู้สึกอึดอัดที่ไม่ได้อ่านรายงานจากกระดาษ เริ่มตั้งคำถามว่าทำไมเราจึงยึดถือลายเซ็นต์บนกระดาษเป็นหลักฐานการรับสภาพหนี้
รอสัญญาณภาครัฐเลิกยึดถือว่ามีเพียงกระดาษที่เป็นหลักฐานทางกฏหมายที่เชื่อถือได้
Border-less Enterprise
หนึ่งในจุดเด่นของโมเดลธุรกิจฟอร์ดคือ integration ผนวกเอางานส่วนต่าง ๆ ตั้งแต่การผลิต การตลาด จัดจำหน่าย ไปจนถึง supply chain มาอยู่ในอาณัติควบคุมมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
มียอดเขาสูงใหญ่ที่ชื่อว่า "ไว้วางใจ" กั้นขวางผู้คน ประสบการณ์ สงครามโลก พิษเศรษฐกิจ หรือเหตุการณ์ไม่คาดฝัน หากทำได้ผู้ประกอบการมักเลือกถืออำนาจควบคุมในมือ ใช้วิถีบรรษัทใหญ่เพื่อที่จะทำหรือมีอะไรเป็นของตัวเองมากกว่าคิดพึ่งพิงภายนอก
เทคโนโลยีคลาวด์ ก่อให้เกิดแนวคิด open API กำหนดมาตรฐานการสื่อสารระหว่างซอฟต์แวร์ที่ไม่เกี่ยวข้องกัน ให้สามารถร้องขอเพื่อหยิบยืมหรือเสริมเติมข้อมูลระหว่างกันได้ ซึ่งวิวัฒนาการมาจากการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างโมดูลของระบบใหญ่ที่อยู่ภายในองค์กรเดียวกัน
ดังนั้นคำถามที่ว่าเป็นไปได้ไหม ที่เราจะแลกเปลี่ยนข้อมูลข้ามองค์กร อาจไม่ใช่ข้อจำกัดทางด้านเทคนิค แต่เป็นเพราะเขาสูงใหญ่ลูกนั้น
ยุทธศาสตร์ของการเชื่อมต่อระบบเข้าหากันเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล และประสานงานกันเหมือนเป็นแผนกหนึ่งในองค์กรใหญ่จึงเกิดขึ้นอย่างระมัดระวัง
ตัวอย่างหนึ่งที่ก้าวข้ามมาได้ไกลทุกวันนี้ ได้แก่ บริการจัดส่งสินค้า
หากผู้ประกอบการต้องการครอบคลุมพื้นที่ขายให้ลูกค้าทั่วประเทศ แต่เกินวิสัยที่จะจัดตั้งแผนกจัดส่งขึ้นมาเอง ทางเลือกคือใช้บริการจัดส่งภายนอก เมื่อปริมาณขายเพิ่มมากขึ้น แทนที่จะเพิ่มพนักงานจัดสินค้าและแพคของก็เปลี่ยนเป็นเอาสินค้าไปฝากไว้กับผู้จัดส่ง เป็นคลังสินค้าย่อย แล้วเหมาให้ทำกระบวนการหยิบ แพค และจัดส่งเบ็ดเสร็จ
การทำงานประสานกันนี้ เบื้องหลังคือระบบหลังบ้านอย่างน้อย 2 ระบบที่แลกเปลี่ยนข้อมูลกัน ฝั่งผู้ประกอบการส่งข้อมูลคำสั่งขายของตนไปให้ผู้จัดส่ง ฝั่งผู้จัดส่งก็ส่งข้อมูลความคืบหน้าของงานจัดส่งกลับไป ทั้งหมดนี้สามารถพัฒนาความร่วมมือระหว่างกันผ่าน API ก็จะกลายเป็นการทำงานแบบไร้รอยต่อ ทำให้องค์กรภายนอกสามารถทำตัวเสมือนเป็นแผนกหนึ่ง
พัฒนาการของ ERP เพื่อรองรับโมเดลธุรกิจมาถึงทางแยกอีกครั้ง กลุ่มที่ให้ความสำคัญกับการมุ่งไปสู่การพัฒนาระบบภายในที่ครอบคลุมครบวงจร กับกลุ่มที่เชื่อในการประสานความร่วมมือกับภายนอก ซึ่งกำลังหาวิธีพิชิตยอดเขาแห่งความไว้เนื้อเชื่อใจอย่างเป็นรูปธรรม
โลกของ ERP ในจินตนาการ บางทีเมื่อธุรกรรมทางธุรกิจมีมาตรฐานร่วมกัน สามารถเปิดเผยแลกเปลี่ยนระหว่างกันได้ งานที่เคยเป็นแผนกอยู่ในองค์กร บางส่วนถูกแทนที่ด้วยผู้ให้บริการภายนอก
รัฐอาจลงทุนพัฒนาระบบประมวลผลประเมินภาษี เก็บข้อมูลจากธุรกรรมโดยกำหนดมาตรฐาน API แทนการบังคับให้ผู้ประกอบการทำบัญชีเพื่อยื่นภาษี
ผู้ให้บริการชำระหนี้แทน ทำให้ไม่ต้องมีงานวางบิลและบัญชีลูกหนี้อีกต่อไป ผู้ซื้อสามารถเลือกเงื่อนไขชำระที่เหมาะสม ฝั่งผู้ขายไม่ต้องมีความเสี่ยงและต้นทุนแฝงในการบริหารลูกหนี้
ปัญหาฟ้องร้องที่ยึดติดหลักฐานแบบเดิมอาจคลี่คลาย เมื่อมีพยานบุคคลที่สามช่วยรับรู้และบันทึกธุรกรรมที่เกิดขึ้น
บางทีภายใต้เทคโนโลยีใหม่เหล่านี้รูปแบบดำเนินธุรกิจอาจเปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิง การออกแบบของ ERP ที่เคยใช้ดีในยุคสมัยหนึ่ง อาจกลายเป็นข้อจำกัดฉุดรั้งความสามารถในการแข่งขันเมื่อเงื่อนไขแวดล้อมเปลี่ยนไป สักวันหนึ่งเราอาจเริ่มตั้งคำถามถึงนิยามความเป็นองค์กร เราอาจสงสัยว่าต้องมีอาณาจักรความเป็นองค์กรไปทำไม หากหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกสามารถเชื่อมต่อได้แทบไม่แตกต่าง
ยูวัล โนอาห์ แฮรารี นำเสนอไว้ในหนังสือของเขาว่า โฮโม เซเปียนส์ ได้ทะลายอุปสรรคการรับรู้ที่เป็นประสบการณ์ของปัจเจกด้วยภาษาพูดที่ใช้สื่อสารบอกเล่า ทำให้มนุษย์ร่วมมือกันทำสิ่งที่เกินความสามารถตัวคนเดียว (แบ่งหน้าที่ ช่วยล่าสัตว์ใหญ่, เกิดชุมชนและหมู่บ้าน) ภาษาเขียนทำให้เกิดการเผยแพร่และความร่วมมือที่กว้างใหญ่กว่าเดิม (คัมภีร์ไบเบิ้ล สงครามครูเสด) จากข้อจำกัดของสมองคนคนเดียวที่จดจำและคิดคำนวณด้วยตัวเอง กลายเป็นจดบันทึกทำให้สามารถมีผู้สืบทอดช่วยทำงาน สืบทอดธุรกิจในนามบรรษัทที่ดำเนินงานและดำรงอยู่โดยไม่ต้องขึ้นอยู่กับอายุขัยของบุคคลใด
เรื่องราวอาจซ้ำรอยประวัติศาสตร์ หอสมุดอเล็กซานเดรียรวบรวมความรู้ด้วยมืออาลักษณ์คัดลอกทีละเล่ม เครื่องพิมพ์กูเต็นเบิร์กก็ทำให้ความรู้แพร่หลายได้กว้างไกลและรวดเร็ว ข้อมูลดิจิตัลในเครือข่ายคอมพิวเตอร์สามารถเผยแพร่ได้ไกลและเร็วกว่านั้นอีก ผมยังคาดเดาไม่ได้ว่า สิ่งที่เกินขีดจำกัดสมองมนุษย์และกระดาษบันทึก เราจะมีวิธีใช้มันอย่างไร เราจะข้ามความเคยชินนับพันปีของกลไกที่ใช้สื่อสารข้อมูลได้หรือไม่
May 2024
Comments