The Co-Accounting Space

ฝ่ายบัญชีของบริษัทสามารถแยกออกมาเป็นอิสระได้หรือไม่?

หมายถึงอิสระในแง่กายภาพหรือสถานที่​ ไม่ต้องเข้าทำงานในออฟฟิศ

ไม่ใช่อิสระแบบฟรีแลนซ์ที่ทำงานโดยไม่ต้องขึ้นตรงต่อองค์กร เพราะยังไงงานบัญชีหลายส่วนก็ยังต้องการคนที่ผ่านการกลั่นกรอง ต้องการความรับผิดชอบ ความไว้เนื้อเชื่อใจ และการควบคุมดูแลที่ชัดเจน

ผมก็รู้สึกว่านี่เป็นไอเดียที่แปลกประหลาด ถ้าไม่ได้ยินเรื่องราวที่เกิดขึ้นเร็วๆ นี้

เริ่มต้นมาจากออฟฟิศเชียงใหม่ ที่เปิดเป็นศูนย์ซัพพอร์ตกึ่งสำนักบัญชี ทำหน้าที่บันทึกบัญชีตามเอกสารที่สแกนส่งมาจากกรุงเทพฯ ใช้ความสามารถของโปรแกรมคลาวด์ทำงานประสานกัน

ต่อมาไม่นานทางเชียงใหม่ก็มีลูกค้าของตัวเอง และใช้วิธีเชิญให้ลูกค้าเข้ามาเรียนการใช้โปรแกรมที่สำนักงาน แล้วก็กลายเป็นว่าลูกค้าเอางานจริงมาหัดทำกันเลย

ไปๆ มาๆ หัวหน้าบัญชีของบริษัทอาจรู้สึกว่าอยู่ที่ไหนก็ทำงานได้เหมือนกัน หลายครั้งก็เลยมานั่งทำงานที่สำนักบัญชีแทนเข้าออฟฟิศ

เป็นความสัมพันธ์ที่งงๆ สักนิด ข้อดีอย่างหนึ่งที่เห็นคือ การได้อยู่ในกลุ่มของนักบัญชี สามารถช่วยเหลือและแลกเปลี่ยนความรู้กันได้

ผมลองคิดเล่นๆ ว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่ยึดโยงหรือทำให้ฝ่ายบัญชีในบริษัทยังต้องตั้งมั่นอยู่ในสำนักงาน

เจ้านาย

ฝ่ายบัญชีเปรียบเสมือนคลังข้อมูล ที่ผู้บริหารมักเรียกหาเมื่อต้องการใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจ หากเจ้านายยังเคยชินกับการเข้ามาทำงานในออฟฟิศ ต้องเห็นลูกน้องอยู่ใกล้ตัว เรียกหาได้ตลอดเวลา

ด้วยเทคโนโลยีสื่อสารปัจจุบันนี้ เจ้านายรุ่นใหม่ยึดติดการทำงานในออฟฟิศน้อยลง กลายเป็นเสียงโอดครวญจากลูกน้องที่โดนสั่งงานผ่านแอปสื่อสารมากขึ้น และเวลาทำงานยืดหยุ่นปนเปกับความเป็นส่วนตัวมากขึ้น

หัวหน้าบัญชี

ขอบเขตงานของแต่ละองค์กรอาจไม่เหมือนกัน แต่ลักษณะงานของหัวหน้าส่วนใหญ่เป็นการตรวจทานและสรุปตัวเลขต่างๆ ต้องใช้สมองและความรู้มากกว่า

หากข้อมูลบัญชีถูกบันทึกเข้าโปรแกรมแล้ว งานตรวจทานจึงเป็นการทำงานในโหมดอ่านหรือเรียกรายงานมาดูมากกว่า

อุปสรรคที่ทำให้การตรวจทานไม่สามารถกระทำนอกสถานที่ได้คือ การพิสูจน์ความถูกต้องกับหลักฐานที่เป็นเอกสารต้นเรื่อง เมื่อเจอรายการที่ผิดปกติ ซึ่งอาจเกิดจากความผิดพลาด เช่น ตัวเลขจำนวนเงินผิด หรือเข้าใจผิดของผู้บันทึกบัญชี เช่น กรณีของรายการพิเศษ ค่าใช้จ่ายหรือรายได้ที่ไม่เกิดขึ้นประจำ

พนักงานบัญชี

การบันทึกข้อมูลเข้าโปรแกรมบัญชี โดยทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

1. รวบรวมเอกสารใหม่ที่รอลงบัญชี เช่น บิลหรือใบเสร็จต่างๆ

2. พนักงานบัญชีคีย์ข้อมูลตามเอกสารนั้น

3. จัดเก็บเอกสารที่ลงบัญชีแล้วเข้าแฟ้ม

หากจะใช้คำใหม่ว่าเป็นกระบวนการแปลง อนาล็อก(ข้อมูลในเอกสาร) ให้เป็นดิจิตอล (ข้อมูลในคอมพิวเตอร์) เพื่อให้สามารถประมวลผลทางบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ได้สะดวกรวดเร็ว

ดังที่กล่าวมาแล้วกระบวนการทำงานเช่นนี้ ทำให้เกิดข้อจำกัดทางกายภาพเมื่อหัวหน้าบัญชีทำงานตรวจสอบในขั้นตอนถัดไป คงไม่สะดวกที่จะหอบหิ้วแฟ้มเก็บเอกสารเหล่านั้นไปทำงานนอกสำนักงานได้ 

กระดาษ

ที่จริงแล้วอาจเป็นเพราะเราถูกปลูกฝังให้ยึดติดกับความเป็นกระดาษมาหลายศตวรรษ แม้กระทั่งกฏหมายก็ยังอ้างอิงให้ความเชื่อถือพยานหลักฐานจากกระดาษ

โปรแกรมบัญชีดั้งเดิมก็ออกแบบมาจากวิธีคิดเช่นนั้นด้วย เราเชื่อว่าการบันทึกบัญชีจำเป็นต้องตั้งต้นจากบิลหรือใบสำคัญที่เป็นกระดาษ จนกระทั่งแม้ได้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาเป็นไฟล์ ก็ยังต้องพิมพ์ให้เป็นกระดาษออกมาก่อน

สำเนาเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ อาจเป็นจุดเปลี่ยน

สมมติว่ามีระบบหรือโปรแกรมที่สามารถบันทึกบัญชีพร้อมกับแนบไฟล์เอกสารที่เป็น pdf หรือภาพของบิลที่สแกนหรือถ่ายจากโทรศัพท์มือถือ เราอาจออกแบบกระบวนการใหม่ได้ดังนี้

1. รวบรวมเอกสารที่รอลงบัญชี

2. สแกนหรือถ่ายภาพบิลเหล่านั้นเก็บเข้าโปรแกรม เป็นไฟล์ที่รอบันทึกบัญชี

3. จัดเก็บเอกสารเหล่านั้นเข้าแฟ้ม

4. พนักงานบัญชีคีย์ข้อมูล โดยดูจากไฟล์สำเนาเอกสาร

เราลองคิดตามช้าๆ จะพบว่างานใน 3 ขั้นตอนแรก เป็นงานสารบรรณ ทำหน้าที่คัดแยกประเภทเอกสาร แปลงให้เป็นสำเนาดิจิตอล แล้วเก็บรักษาต้นฉบับไว้

การบันทึกบัญชีสลับมาอยู่ขั้นตอนสุดท้าย

จุดเปลี่ยนสำคัญ เมื่อการบันทึกบัญชีไม่จำเป็นต้องดูจากกระดาษตัวจริง แต่สามารถดูบนจอคอมพิวเตอร์แทน สิ่งที่เกิดขึ้นทำให้พนักงานบัญชีเป็นอิสระ ไม่ต้องรับผิดชอบเอกสารต้นฉบับ ไม่ติดข้อจำกัดเรื่องสถานที่ทำงานอีกต่อไป

สถานที่

ทุกวันนี้เราจะเห็นโปรแกรมเมอร์, เซลส์, ซัพพอร์ต ไปถึงคอนเฟิร์มออเดอร์ออนไลน์ สามารถทำงานที่ไหนก็ได้ อาจจะเป็นร้านกาแฟที่บรรยากาศดีๆ หรือ Working Space

แต่สำหรับงานบัญชี อาจต้องการสถานที่พิเศษกว่าสักนิด โต๊ะสำหรับนักบัญชีต้องกว้างสักหน่อย มีจอใหญ่เพื่อดูไฟล์เอกสารชัดๆ มีคีย์บอร์ดขนาดเหมาะๆ ที่มี numeric pad เพื่อคีย์ข้อมูลได้สะดวก เพียงเอาโน้ตบุ๊คของตัวเองมาต่อ

ผมนึกถึงภาพสถานที่ในฝัน คล้ายกับออฟฟิศของสำนักบัญชีมาตรฐาน เพียงไม่ได้มีแค่คนของสำนักบัญชี แต่มีนักบัญชีที่สังกัดบริษัทต่างๆ มานั่งทำงานร่วมกัน

โปรแกรม

หนังสือ The Psychology of Money โดย Morgan Housel กล่าวถึงความสัมพันธ์ของการทำงานกับเครื่องมือในยุคอุตสาหกรรม

ถ้าหากงานของคุณคือการสร้างรถยนต์ คุณแทบจะไม่สามารถทำอะไรได้เลยเวลาที่คุณไม่ได้อยู่ในสายการผลิตคุณเลิกงานและทิ้งเครื่องมือของคุณเอาไว้ที่โรงงาน

ระบบคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่เป็นเครื่องมือใช้ทำบัญชีสำหรับบริษัทในช่วงที่ยังไม่มีอินเตอร์เน็ตก็เช่นเดียวกัน ถูกผูกติดไว้กับสถานที่ ไม่สามารถทำอะไรได้หากไม่เข้าออฟฟิศมานั่งหน้าคอมพิวเตอร์ประจำโต๊ะของคุณ

บางครั้งภาพนี้มันตราตรึงอยู่ในความคิดของเรา จนไม่ทันได้นึกว่าพันธนาการเหล่านี้อาจถูกปลดเปลื้องออกไปแล้ว เพียงแค่หาทางออกแบบวิธีการทำงานใหม่ให้ได้

หากคิดว่าเป็นไปไม่ได้ อยากให้ลองทบทวนว่าช่วง COVID เราผ่านปีนั้นมาได้อย่างไร แล้วในอนาคตจะมีแผนรับมือที่ดีกว่านั้นหรือไม่

ประสบการณ์ 10 ปีทำแต่เรื่องเดิม ไม่เท่ากับประสบการณ์ 10 ปีที่ได้ทำเรื่องใหม่ทุกปี

ปัจจุบันโปรแกรมที่ทำงานบนคลาวด์มีให้เลือกหลากหลาย นักบัญชีที่มาจากบริษัทแตกต่างกันอาจมาพร้อมกับโปรแกรมที่แตกต่างกัน เป็นโอกาสอันดีที่จะแลกเปลี่ยนประสบการณ์

หัวหน้าบัญชีที่ชำนาญโปรแกรมหนึ่ง อาจอาสาเป็นพนักงานบัญชีให้กับอีกบริษัทหนึ่งเพื่อเรียนรู้โปรแกรมใหม่

โอกาสเช่นนี้เป็นไปได้ยาก หากนักบัญชีต้องทำงานอยู่แต่ในออฟฟิศของตนเองเท่านั้น