REP501 เป็นชุดรายงานพิเศษ สำหรับนักบัญชีหรือผู้ตรวจบัญชี ใช้ตรวจสอบความเรียบร้อยของการบันทึกบัญชีแยกประเภท การเรียกใช้รายงานเพียงค้นหาด้วยคำสั่ง //501
เมนูเบื้องต้นของรายงาน ประกอบด้วย 3 หัวข้อหลัก คือ
ดัชนีใบสำคัญ แสดงภาพรวมตามมุมมองของเล่มเอกสาร
ดัชนีแยกประเภท แสดงภาพรวมตามมุมมองรหัสบัญชี
ดัชนีงบการเงิน แสดงภาพรวมตามงวดเวลา
นอกจากนี้ยังมีเมนูลับของรายงานระดับย่อยอีกกว่า 20 รายงาน สำหรับผู้ใช้ที่มี role +AUDIT แต่ไม่ต้องกังวล เพราะรายงานเหล่านั้นส่วนใหญ่เป็นรายงานสำหรับรายละเอียดเฉพาะเรื่อง และสามารถเรียกดูผ่านรายงานดัชนีหลักทั้ง 3 รายงานได้สะดวกกว่า จึงซ่อนไว้เพื่อไม่ให้รู้สึกสับสน
1. ดัชนีใบสำคัญ
ดัชนีใบสำคัญเป็นรายงานเพื่อแสดงภาพรวมของเอกสาร ช่วยให้ทราบว่ามีเอกสารเล่มต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการลงบัญชีอะไรบ้าง โดยสรุปจำนวนเอกสารที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน และสามารถคลิ๊กที่เดือนนั้นๆ เพื่อดูข้อมูลระดับรายละเอียดของเอกสารแต่ละใบได้
นักบัญชีที่ทำงานภายในองค์กรอยู่แล้วอาจไม่รู้สึกว้าวสักเท่าไหร่ เนื่องจากคุ้นชินและจำเล่มเอกสารที่ใช้บ่อยๆ ได้อยู่แล้ว แต่สำหรับผู้ตรวจสอบบัญชีจากภายนอก หรือผู้จัดการและสมุหบัญชีที่ต้องดูแลงานบัญชีมากกว่า 1 แห่ง รายงานนี้จะช่วยให้เห็นภาพรวมของระบบเอกสารที่ใช้ภายในแต่ละองค์กรได้อย่างรวดเร็ว นอกจากชื่อเอกสารแล้ว ความถี่และจำนวนของเอกสารที่แตกต่างกัน จะเป็นดัชนีที่ช่วยบอกให้ทราบว่า มีเอกสารใดใช้เป็นหลักเพื่อบันทึกธุรกรรมส่วนใหญ่ที่เป็นงานซ้ำๆ เอกสารใดใช้บันทึกเหตุการณ์ผิดปกติที่นานๆ เกิดขึ้น
เอกสารที่นานๆ ใช้ มักมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการลงบัญชีมากว่าเอกสารที่ทำประจำ
2. ดัชนีแยกประเภท
วัตถุประสงค์ของดัชนีแยกประเภท เพื่อให้เห็นภาพรวมการลงบัญชีของกิจการ บอกให้ทราบว่ามีการใช้บัญชีรหัสไหนบ้างในการบันทึกบัญชี และเช่นเดียวกับดัชนีใบสำคัญ เป็นรายงานที่มีประโยชน์สำหรับผู้ตรวจบัญชีภายนอก ได้เห็นความถี่และจำนวนเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแต่ละรหัสบัญชี
รหัสบัญชีที่ไม่ได้มีการลงบัญชีประจำทุกเดือน นานๆ ครั้งจึงมีเอกสารลงบัญชีสักใบ มักเป็นเหตุการณ์พิเศษ
3. ดัชนีงบการเงิน
สำหรับงานตรวจบัญชีเบื้องต้น นี่คือรายงานที่ออกแบบมาเพื่อสนับสนุนงานในส่วนนี้ จะเห็นหัวข้อสำหรับเรียกรายงานย่อย เป็นชื่อที่คุ้นเคยสำหรับนักบัญชี ไม่ว่าจะเป็นผังบัญชี งบทดลอง งบกำไร-ขาดทุน
แต่.. ขอให้ใจเย็นสักนิด
ก่อนที่จะมุ่งตรงไปเรียกรายงานที่รู้จัก เพื่อตรวจบัญชีอย่างที่เคยทำกันมา อยากจะเล่าถึงแนวคิดการตรวจบัญชีที่ออกแบบไว้ในดัชนีงบการเงินนี้ มาให้พิจารณากันดู
จากตัวอย่าง ดัชนีงบการเงิน ณ ต้นเดือน มีนาคม 2565 ตามภาพด้านบนแสดงให้เห็นสัญญาณอะไรบ้าง โดยยังไม่ต้องตรวจงบทดลอง
เดือนนี้ (มีนาคม) ยังไม่บันทึกบัญชีค่าใช้จ่าย (ไม่มีบัญชึหมวด 5)
ปีที่แล้วยังไม่ได้ปิดงบ เพราะไม่การบันทึก กำไร-ขาดทุนสะสม (หมวด 3) ตอนสิ้นปี ในงวดเดือน ธันวาคม
สังเกตเห็นว่า สองเดือนสุดท้ายของปีที่แล้ว ยังสะสางบัญชีไม่เสร็จหรือยังไม่ได้ตรวจบัญชี ยังมีหมวดบัญชี "*" โผล่เกินขึ้นมา
ดังนั้นสิ่งที่ควรทำ คือ เคลียร์ทีละเดือน เริ่มจากเดือนที่เก่าที่สุดที่ยังไม่เรียบร้อย คลิ๊กเข้าไปดูที่หมวดบัญชี "*" เพื่อดูรายละเอียดว่ามาจากการลงบัญชีอะไร
จากภาพด้านบน พบว่ามีการลงบัญชีหมวด "*" ที่ยังไม่สะสางให้กลายเป็นรหัสบัญชีที่ถูกต้อง 2 บัญชี ยังไม่สามารถเข้าใจอะไรมากนัก
ดังนั้น คลิ๊กเข้าไปดูรายละเอียดที่บัญชีใดบัญชีหนึ่ง เพื่อสืบสวนต่อไป
เมื่อดูรายงานย่อยที่ซูมเข้าไป ทำให้เห็นว่ามีเอกสารที่เกี่ยวข้องอยู่ 2 ใบ ดูเหมือนว่าเป็นการรับชำระโดยลดหนี้ทั้งจำนวน ซึ่งเป็นเหตุการณ์ผิดปกติที่ไม่ได้เกิดขึ้นในการทำงานทั่วไป ผู้ที่ทำเอกสารจึงอาจบันทึกบัญชีผิดพลาดได้
เราสามารถคลิ๊กที่ปุ่มสองขีด "=" ด้านบนของรายงานเดิม เพื่อดูรายละเอียดการลงบัญชีของเอกสารนี้ได้ทันที
เมื่อเห็นรายละเอียดถึงขั้นนี้แล้ว นักบัญชีที่มีประสบการณ์น่าจะทราบแล้วว่าควรทำอย่างไร เพียงคลิ๊กที่เลขที่เอกสารแต่ละใบ ก็สามารถเข้าไปแก้ไขการลงบัญชีให้ถูกต้องได้
แนวคิดที่สำคัญตามที่เล่ามา จะเห็นว่าพยายามนำเสนอให้การตรวจบัญชีเกิดขึ้นบนจอคอมพิวเตอร์ ที่ช่วยให้คลิ๊กซูมเข้าไปจนถึงต้นตอเอกสารและแก้ไขได้ทันที อย่างน้อยช่วยเคลียร์ความผิดพลาดที่เห็นชัดเจนออกไป ก่อนที่จะใช้วิธีการพิมพ์รายงานแยกประเภทหรืองบทดลองออกมาตรวจ การควานหาความผิดปกติซึ่งอาจจะเกิดขึ้นเพียง 1% จากการลงบัญชีทั้งหมดเป็นความสิ้นเปลืองเกินไป
การตรวจบัญชีขั้นที่เกินไปจากนี้ ต้องพึ่งพาประสบการณ์ของผู้ตรวจเป็นหลัก คือ การตรวจความผิดปกติของตัวเลขในงบการเงิน เช่น บัญชีที่ควรล้างได้หมดภายในงวด แต่เกิดยอดค้างคาอยู่ ซึ่งอาจเกิดจากการบันทึกล้างยอดผิดรหัส
แนวทางที่อยากนำเสนอคือ ทำการตรวจโดยเรียกดูงบบนจอคอมพิวเตอร์ก่อน เพราะสามารถคลิ๊กซูมจากรหัสบัญชีในงบเข้าไปดูรายละเอียดจนถึงต้นตอเอกสารที่ลงบัญชีได้สะดวกรวดเร็ว ที่สำคัญคือรายงานในชุดนี้ เมื่อแก้ไขเอกสารใดๆ แล้ว ไม่จำเป็นต้องสั่งปิดงบ สามารถเรียกดูงบยอดใหม่ได้ทันที
การตรวจตัวเลขในงบ สามารถทำได้ 2 ระดับ ได้แก่ การตรวจเฉพาะตัวเลขภายในงวดแต่ละเดือน และ การตรวจในระดับที่ต้องคำนวณยอดสะสมยกมายกไปด้วย
ข้อแตกต่างอยู่ที่ความเร็ว งบที่แสดงเฉพาะยอดภายในงวดใช้เวลาน้อยกว่าในการสรุปตัวเลข โดยเฉพาะกิจการที่มีรายการลงบัญชีปริมาณมาก จะเห็นความแตกต่างอย่างชัดเจน ดังนั้นหากต้องการแค่พิสูจน์ตัวเลขของรายการที่เกิดขึ้นภายในเดือน เพื่อตรวจยืนยันยอด (reconcile) กับตัวเลขจากระบบอื่น เช่น ภาษีซื้อ, ภาษีขาย, สเตทเมนท์ธนาคาร ฯลฯ ก็ไม่จำเป็นต้องดูงบที่มียอดยกมายกไป
มีนาคม 2565
Comments