Purchase Tax Invoice Validation

การตรวจใบกำกับภาษีซื้อที่ขอคืนได้

วันนี้ได้ความรู้ใหม่ เมื่อทีมบัญชีมาเล่าเรื่องการตรวจภาษีซื้อ ผมจดประเด็นสำคัญได้หลายเรื่อง พลางนึกในใจว่า ทำไมกฏหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม เจตนาให้ความสำคัญเรื่องความรัดกุมมากกว่าความสะดวกในการปฏิบัติ กลายเป็นภาระของผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งระบบตั้งแต่เจ้าหน้าที่รัฐไปจนถึงผู้ประกอบการ

สมัยเด็ก ผมอาศัยอยู่แถวอนุสาวรีย์ชัยฯ ใครที่เคยผ่านคงพอนึกภาพออก รอบวงเวียนมีถนน 4 สายที่พุ่งมาเจอกัน รอบ ๆ มีสะพานลอยคนข้าม มีป้ายรถเมล์ที่รถเข้าออกขวักไขว่ เวลากลับจากโรงเรียนลงรถเมล์แล้วข้ามสะพานลอยกลับบ้าน ภาพที่ผมเห็นประจำ มีตำรวจคอยจับรถที่ทำผิดกฏหมายรอบวงเวียน ความผิดนั้นง่ายมากทุกวันจะมีรถวิ่งตัดเลนผิดช่องทาง

ฟังทีมบัญชีเล่าเรื่องตรวจใบกำกับภาษีซื้อ ผมนึกถึงการจราจรรอบวงเวียน ถ้าจับหลักไม่ได้จะสับสนมึนงงจนมีโอกาสทำผิดง่าย ๆ ไม่มีทางที่ผู้ประกอบการรายเล็กจะเข้าใจรายละเอียดหยุมหยิมเหล่านั้น

การพิจารณาว่าใบกำกับภาษีซื้อ สามารถใช้เพื่อขอคืนหรือเครดิตภาษีได้ หรือมีลักษณะต้องห้าม ประกอบด้วย 2 ส่วนสำคัญ คือ การตรวจพิสูจน์หลักฐานใบกำกับภาษี กับการพิจารณาความเหมาะสมว่ามีความเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานอย่างไร

การตรวจพิสูจน์หลักฐาน คือการพิจารณาข้อเท็จจริงใบกำกับภาษีที่ได้รับมา เพื่อให้แน่ใจว่ามีข้อความต่าง ๆ ครบถ้วนตามกฏหมาย ประมาณนี้

ต้องมีคำว่า "ใบกำกับภาษี" ถ้าเอกสารออกเป็นชุดก็ต้องระบุว่า "ต้นฉบับ" ด้วย แค่เรื่องนี้ก็มีประเด็นที่อภิปรายกันสนุกแล้ว ถึงแม้ว่าจะมีข้อความครบถ้วน แต่ดูโหงวเฮ้งแล้วถ่ายเอกสารมาอีกที อาจไม่ใช่ใบจริงจากผู้ขาย ก็ไม่น่าจะนับว่าเป็น "ต้นฉบับ" อีกคนหนึ่งก็แย้งว่า สมัยนี้มีการส่งให้ทางอีเมล แล้วต้องพิมพ์ออกมาเอง ปัจจุบันนี้มีพรินเตอร์ที่สแกนแล้วพิมพ์ออกมาเหมือนถ่ายเอกสาร จะแยกได้อย่างไร อะไรคือนิยามของ "ต้นฉบับ" ในโลกที่ไม่ได้มีแค่กระดาษเหมือนเก่า

ต้องมี ชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของผู้ขาย เรื่องนี้มีประเด็นที่ต้องระวังว่า เลขผู้เสียภาษีนั้นเป็นเลขจริงหรือไม่ ซึ่งมีอยู่สองประเด็น เลขนั้นไม่มีอยู่จริง กับ เลขนั้นมีอยู่จริง แต่ชื่อผู้ประกอบการไม่ตรง เรียกว่าโดนสวมเลข ใบกำกับภาษีปลอม ไม่ต่างกับกรณีเลขทะเบียนอย. ที่เช็คได้ยาก ทุกวันนี้เราสามารถเอาชื่อหรือเลขไปค้นจากเว็บไซต์ของกรมสรรพากรได้ แต่ก็ต้องอาศัยสัญชาตญานของผู้ตรวจ ที่สังเกตจากบริบทรอบด้านว่ารู้สึกผิดสังเกตหรือไม่

ต้องตรวจด้วยว่า ชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของเรา เขาออกมาให้ถูกต้องหรือไม่ เรื่องนี้มีประเด็นที่คุยกันว่า แค่ไหนเรียกว่าอนุโลมว่าใช้ได้ เช่น ถ้าชื่อสะกดผิดบางตัวอักษรไม่น่ามีปัญหา ถ้าชื่อถูกแต่เลขผิด หรือกลับกัน ชื่อผิดแต่เลขถูก หรือที่อยู่ขนาดไหนเรียกว่าไม่ตรง เรื่องนี้หลายคนมีความเห็นไปทางเดียวกันว่า ถ้าไม่แน่ใจ แล้วแจ้งขอให้แก้ไขไม่ได้ ก็ควรดึงออกไปก่อน นอกจากนี้ทีมบัญชียังเจอความผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ เมื่อผู้ประกอบการมีกิจการในเครือที่ชื่อคล้ายๆ กัน แล้วมีใบกำกับภาษีหลงประปนเข้ามาผิดชุด

เรื่องที่ยากที่สุด อยู่ที่การตรวจพิจารณาความเหมาะสม เป็นเรื่องอีกระดับหนึ่ง ต้องอาศัยทักษะของผู้ตรวจค่อนข้างสูง ตัวอย่างเคสที่เล่ามามีมากมาย เช่น ค่าซ่อมรถ ค่าน้ำมันรถ ขึ้นอยู่ว่ารถคันไหน บิลค่าอาหารขึ้นอยู่ว่าเลี้ยงให้ใคร พนักงานหรือลูกค้า แถมยังต้องดูว่าโอกาสไหน ถ้าจัดฝึกอบรมให้ลูกค้าอาจไม่ถือว่าเป็นค่ารับรอง เจอซื้อทรัพย์สินที่ก้ำกึ่ง โต๊ะ ตู้ โน้ตบุ๊ค ต้องสอบว่าซื้อมาใช้ส่วนตัวหรือเปล่า

มาถึงตอนนี้ สำหรับคนที่เคยสัมผัสงานตรวจภาษีมาอย่างผิวเผินเริ่มหวั่นไหวแล้ว จนต้องขอถอยมาตั้งหลักใหม่

ผมขอเริ่มจากคำถาม กิจการที่มีใบกำกับภาษีเยอะ ๆ ส่วนใหญ่ที่เจอมา มักจะซื้อสินค้า มากกว่าค่าใช้จ่าย ใช่ไหม? ทุกคนเห็นด้วย

ถ้าแยกใบกำกับภาษีที่ซื้อสินค้าออกมาได้ ก็เหลือที่ต้องตรวจค่าใช้จ่ายแปลก ๆ ยาก ๆ นั่นเป็นส่วนน้อยแล้วใช่ไหม คำถามคือ เรามีวิธีแยกว่าเป็นบิลซื้อสินค้าได้อย่างไร

น้องในทีมเล่าวิธีการทำงานใหัฟังว่า เวลาตรวจจะจำได้ว่า ผู้ขายรายนี้เคยเห็นบิลบ่อยหรือไม่ ถ้าเจอชื่อไม่คุ้นถึงจะตรวจละเอียด เป็นเทคนิคที่ดี แทนที่จะดูว่าเป็นค่าสินค้าหรือค่าอื่น ๆ แต่แยกที่ใครเป็นผู้ออกใบกำกับภาษีแทน

ผมลองสรุปใหม่ รายการส่วนใหญ่มักเกิดกับคู่ค้าประจำ ไม่เพียงแต่ซื้อสินค้า รวมทั้งค่าใช้จ่ายด้วย เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่ารักษาความปลอดภัย ฯลฯ เพียงแค่เห็นว่าเป็นบิลของใครก็รู้ว่า งานเนี๊ยบหรือไม่ ถ้าเป็นใบกำกับภาษีออกด้วยคอมพิวเตอร์ ของคู่ค้าประจำแทบไม่ต้องตรวจอะไรมาก มีเพียงไม่กี่รายที่ต้องระวัง

ทีมบัญชีเห็นพ้องต้องกันในประเด็นนี้ ส่วนใหญ่เป็นรายการซ้ำที่เกิดขึ้นทุกเดือน

ผมเสนอไอเดียกระบวนการตรวจภาษีซื้อ โดยแบ่งงานเป็น 2 ชั้น

งานชั้นแรก เยอะแต่ไม่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญเพื่อตัดสินใจ จึงหาคนช่วยกันทำได้ง่ายกว่า คือการตรวจหลักฐานตามที่มองเห็น มี check list ให้ตรวจสอบ 4 ข้อ

* มีคำว่า "ใบกำกับภาษี" และไม่มีคำว่าสำเนา

* ตรวจชื่อ (ตรงกับของผู้ประกอบการ)

* ตรวจที่อยู่ (ตรงกับของผู้ประกอบการ)

* ตรวจเลขผู้เสียภาษี (ตรงกับของผู้ประกอบการ)

ดังนั้น จะเหลือเพียงใบกำกับภาษีซื้อที่ไม่ผ่าน check list จากชั้นแรกเท่านั้น ที่ต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญพิจารณาอีกทีว่า เป็นภาษีซื้อที่ยื่นขอคืนได้หรือไม่

เทคนิคการดูชื่อคู่ค้า เพื่อให้น้ำหนักในการตรวจไม่เท่ากัน แทนที่จะใช้ประสบการณ์ส่วนบุคคลที่ต้องคอยจดจำ ใช้วิธีบันทึกรายชื่อเก็บไว้เป็น Trust List เพื่อโปรแกรมเอามาแสดงให้เห็นชัดเจน ดังนั้นการตรวจละเอียดโดยผู้เชี่ยวชาญ สามารถเลือกตรวจเฉพาะรายการภาษีซื้อที่ออกโดยผู้ที่ไม่อยู่ใน Trust List

ในวงสนทนา เรามักเลือกหยิบยกเหตุการณ์พิเศษมาเล่าสู่กันฟัง มากกว่าเรื่อง “ความปกติ” ที่เจอทุกวันจนคุ้นชิน ทั้งที่ความปกตินั้นอาจเป็น 99% ของงานทั้งหมด

การออกแบบคราวนี้ แทนที่จะหาทางแก้ปัญหาส่วนน้อยที่ซับซ้อน ผมลองคิดตรงข้าม ปรับปรุงงานปกติส่วนใหญ่ให้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้นแม้เพียงสักเล็กน้อย แต่ด้วยปริมาณของมัน น่าจะช่วยแบ่งเบาให้มีเวลามากขึ้นที่จะรับมืองานส่วนน้อยที่ผิดปกติได้ดีขึ้น

ถ้าเรื่องราวเป็นไปตามที่คาดหวัง กระบวนการตรวจภาษีซื้อของทีมบัญชีจะเปลี่ยนไป ภาระของผู้เชี่ยวชาญที่ต้องตรวจภาษีซื้อจะลดลง เพราะระบบช่วยกลั่นกรองให้เหลือเฉพาะรายการที่น่าสงสัยเท่านั้น คนหนึ่งคนจึงเพิ่มจำนวนกิจการที่ดูแลได้มากขึ้น โดย Trust List จะเป็นตัวช่วยให้ไม่ต้องถูกผูกติดเฉพาะกิจการที่เคยดูเท่านั้น

บทสรุปสุดท้าย ในวันที่ธนาคารเลิกโยนภาระเขียนสลิปฝากถอนมาให้ลูกค้า หากเจตนารมย์ของกฏหมายให้ความสำคัญกับความง่ายในการปฏิบัติ เมื่อการเข้าระบบภาษีมูลค่าเพิ่มไม่สร้างภาระให้ผู้ประกอบการจนเกินไป บางทีเราไม่จำเป็นต้องเหนื่อยยากหาทางตรวจภาษีซื้อจนขนาดนี้ก็ได้