Public Accounting

บัญชีอิสระ และการออกแบบกระบวนการของสำนักงานบัญชี

เดือนนี้ฝนตกทุกวัน ช่วงฝนตั้งเค้า ฟ้าครึ้ม เมฆดำเต็มฟ้าให้ความรู้สึกครั่นคร้าม รอจนฝนหยุด ฟ้าสว่าง เห็นความงดงามของฟ้าสีฟ้าอีกครั้ง นกพิราบหลายตัวที่เบียดเสียดหลบฝนใต้ชายคา ทะยอยกันบินออกไป ถ้าพรุ่งนี้ฝนตกอีก จะมีนกกี่ตัวที่กลับมาหลบฝนใต้ชายคานี้

ผมเพิ่งได้ครุ่นคิดถึงคำคำนี้อย่างจริงจัง "บัญชีอิสระ" เป็นความหมายที่สืบเนื่องมาจาก Certified Public Accountant (CPA) ผู้สอบบัญชีอิสระ มองไปถึงบทบาทของสำนักงานบัญชีที่อยู่ตรงกลางระหว่างกิจการกับผู้สอบบัญชี และรัฐที่ควบคุม

การออกแบบโปรแกรมที่ผ่านมา ผมไม่เคยมองเห็นภาพจากมุมเช่นนี้มาก่อน เคยทำแต่โปรแกรมที่มีผู้ใช้อยู่ในฝั่งของกิจการ ผู้ใช้เหล่านั้นเป็นผู้กระทำหรืออยู่ร่วมในเหตุการณ์ที่ต้องแปรเปลี่ยนไปตามลำดับเวลา

ยกตัวอย่างกระบวนการขายที่มองเป็นหนึ่งงาน เริ่มจากออเดอร์ ไปสู่จัดส่งสินค้า แจ้งหนี้ แล้วรับชำระ อาจใช้เวลาวันเดียว หรือค้างคาเป็นเดือนก็ได้ สำหรับผู้ที่ทำงานตรงนั้นจะเห็นภาพของงานจากจุดเริ่มต้น สู่ความเปลี่ยนแปลงสถานะจนกระทั่งจบงาน โปรแกรมที่ดีจะต้องออกแบบให้การทำงานตามขั้นตอนเหล่านั้นสะดวกรวดเร็ว ช่วยลดความผิดพลาดด้วยการควบคุมสาระสำคัญเมื่อต้องส่งผ่านไปขั้นตอนต่อไป หากเริ่มจากออเดอร์ 100 บาท ขั้นตอนถัดไปไม่ว่าจะส่งสินค้า แจ้งหนี้ จนกระทั่งรับชำระ ก็จะต้องเป็น 100 บาทตลอดทาง

เจตนาของ "บัญชี" ถูกใช้เป็นเครื่องมือสะท้อนสถานะทางการเงิน บุคคลภายนอก รวมไปถึงผู้บริหารที่ไม่อาจลงลึกรายละเอียดระดับปฏิบัติงาน ต่างอาศัยอ่านเรื่องราวจากรายงานทางการเงิน การบันทึกบัญชีจึงต้องมีมาตรฐานเดียวกัน และถูกควบคุมโดยรัฐ

สำหรับกิจการที่มีโปรแกรมใช้อยู่แล้ว การบันทึกบัญชีอัตโนมัติจึงเป็นผลพลอยได้ แผนกบัญชีไม่ต้องเสียเวลาทำงานซ้ำซ้อนอีก ที่เป็นเช่นนี้เพราะกิจการย่อมเชื่อถือข้อมูลของตัวเอง มั่นใจการกระบวนการควบคุมภายใน

สำนักบัญชีหลายแห่งพยายามใช้โปรแกรมเหมือนกัน จำลองกระบวนการทำงานเสมือนเป็นกิจการ เป็นอีกวิธีที่นิยม เพราะสามารถลัดขั้นตอน ประหยัดเวลาการบันทึกบัญชี โดยเลือกเอาข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดของกิจการมาโหลดเป็นจุดตั้งต้นได้ด้วย ข้อเสียของวิธีการนี้ อยู่ที่หากกิจการต่างๆ มีกระบวนการทำงานไม่เหมือนกัน หรือใช้โปรแกรมไม่เหมือนกัน ก็ต้องเรียนรู้และปรับเปลี่ยนไปตามแต่ละกิจการ

เมื่อมาอยู่ ณ ฟากฝั่งของสำนักงานบัญชี มีข้อจำกัดที่ไม่อาจล่วงรู้กระบวนการทำงานภายใน คำถามที่สำคัญจึงอยู่ที่ การบันทึกบัญชี ควรเชื่อถือจากอะไร หากหลักฐานที่เป็นเอกสารกับข้อมูลที่ได้จากโปรแกรมของลูกค้าขัดแย้งกัน

สำหรับผม "บัญชีอิสระ" ในอุดมคติจึงควรทำงานซ้อนกับกิจการ บันทึกบัญชีและตรวจสอบด้วยวิธีการแตกต่างจากการทำบัญชีภายในของกิจการ

เอกสารต่างๆ ที่ออกให้หรือรับจากบุคคลภายนอก เช่น ใบกำกับภาษี, ใบเสร็จรับเงิน,​ สเตทเมนท์ธนาคาร เป็นข้อเท็จจริงสำคัญในการบันทึกบัญชีอิสระ ดังนั้นการบันทึกตั้งหนี้ตามข้อเท็จจริงในใบกำกับภาษี และการบันทึกตัดหนี้ตามใบเสร็จรับเงิน จึงเป็นการบันทึกเหตุการณ์ที่เป็นอิสระต่อกัน

หากเหตุการณ์ทั้งสองสอดคล้องต้องกัน ตัวเลขจำนวนเงินที่ตรงกันจะมาพิสูจน์ล้างกันพอดีในงบการเงิน โดยไม่ต้องรับรู้ความสัมพันธ์ด้วยวิธีทางเดินเอกสาร แตกต่างจากมุมมองเวิร์กโฟลว์ของระบบภายในของกิจการที่รับรู้ว่าเป็นงานต่อเนื่องกัน

เมื่อกระบวนการบันทึกบัญชีไม่เหมือนกัน วิธีการตรวจสอบย่อมแตกต่างกัน เอกสารที่ใช้อ้างอิงมาลงบัญชีจึงมีความสำคัญ ต้องทำให้สามารถเรียกดูได้สะดวก ผมคิดถึงการจัดเก็บเอกสารทั้งหมดเป็นไฟล์รูปภาพไว้ในคลาวด์ และรายงานที่ใช้ตรวจสอบการลงบัญชีมี QR code สามารถเรียกดูเอกสารได้ทันที

มาถึงจุดนี้แนวคิด "บัญชีอิสระ" ในอุดมคติยังแค่เริ่มต้น ไม่มีใครเคยเห็นโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อใช้กับสำนักงานบัญชีตามนิยามนี้ จึงไม่ชัดเจนในจินตนาการของแต่ละคน แม้กระทั่งสำนักงานบัญชีตัวจริงเองก็อาจให้คุณค่ากับ "บัญชีอิสระ" ไม่เท่ากับที่ผมคาดหวังก็ได้

ฝนหยุดตกแล้ว นกที่บินสูงไปบนฟ้า ถ้ามองลงมาคงเห็นหลังคาบ้านอย่างที่ผมไม่มีโอกาสได้เห็น สักวันหนึ่งมันอาจจะบินกลับมา หรือผ่านเลยไปก็ได้