Journal Entries with Exchange Rate Loss or Gain

ทีมตรวจสอบแจ้งข้อผิดพลาดการบันทึกบัญชีในเอกสารจ่าย โปรแกรมบันทึกมูลค่ากำไร(หรือขาดทุน) จากอัตราแลกเปลี่ยนด้วยรหัสบัญชีสลับกัน

กิจการแห่งนี้อยู่ในช่วงทดสอบระบบก่อนใช้งานจริงต้นปีหน้า แตกต่างจากกิจการอื่นที่ตรงที่มีธุรกรรมที่เป็นเงินตราต่างประเทศ (USD) ด้วย 

สาเหตุเกิดจากความสับสนในการตั้งค่าเงื่อนไขการบันทึกบัญชีกำไร-ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน ให้สอดคล้องกับผังบัญชีเดิม

เมื่ออัตราแลกเปลี่ยนเพิ่มสูงขึ้นกว่าตอนตั้งหนี้

• กำไร เมื่อรับชำระ (ได้เงินมากขึ้น)

• ขาดทุน เมื่อจ่ายชำระ (เสียเงินมากขึ้น)

เมื่ออัตราแลกเปลี่ยนลดต่ำลงกว่าตอนตั้งหนี้

• ขาดทุน เมื่อรับชำระ (ได้เงินน้อยลง)

• กำไร เมื่อจ่ายชำระ (เสียเงินน้อยลง)

เพียงแก้ไขการตั้งค่าบันทึกบัญชีในโปรแกรมให้ถูกต้องก็ใช้ได้แล้ว 

แต่ประเด็นที่น่าสนใจอยู่ตรงที่การออกแบบนโยบายบันทึกบัญชี 

ผมไม่แน่ใจว่าเป็นวิธีที่เหมาะสมหรือไม่ กับการตัดสิน "กำไร" หรือ "ขาดทุน" ด้วยความพยายามแยกรหัสบัญชีตั้งแต่ขั้นตอนที่บันทึกรับ-จ่าย

งบการเงิน

พื้นฐานการคุมยอดในบัญชีแยกประเภทมีอยู่ 3 กระบวนท่า

• บัญชีที่ใช้บันทึกสะสมไปเรื่อยๆ เช่น เงินสด, ลูกหนี้, เจ้าหนี้

• บัญชีที่ใช้บันทึกสะสมเมื่อสิ้นงวด มักเกิดจากการบันทึกปรับปรุง พิสูจน์ยอดจากบัญชีระหว่างงวด เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม, กำไร(ขาดทุน)

• บัญชีที่ใช้บันทึกระหว่างงวด เป็นบัญชีที่ต้องถูกล้างยอดให้เป็น 0 เมื่อสิ้นงวดเสมอ เช่น ภาษีซื้อ, ภาษีขาย

บัญชีแบบแรกเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงสมบูรณ์ภายในตัวเอง ขณะที่สองบัญชีที่เหลือเกี่ยวพันกันเปลี่ยนจากบัญชีหนึ่งไปเป็นอีกบัญชีตามรอบวัฏจักร

หลักการนี้ใช้กับภาพใหญ่ระดับหมวดบัญชีในงบการเงินด้วย หมวดที่ใช้บันทึกสะสมคือ ทรัพย์สิน, หนี้สิน และทุน ขณะที่หมวด รายได้, ต้นทุน และค่าใช้จ่าย เป็นหมวดระหว่างงวด ที่ต้องถูกล้างกลายเป็นยอดสุทธิ "กำไรหรือขาดทุน" เมื่อสิ้นงวด

นั่นเป็นสาเหตุที่ทำให้ผมไม่มั่นใจว่า การออกแบบให้บันทึกแยกกำไรและขาดทุนของอัตราแลกเปลี่ยนตั้งแต่รายการระหว่างงวดเป็นวิธีที่เหมาะสมนัก (คิดมากโดยไม่จำเป็น) เพราะสุดท้ายก็ต้องเอายอดจากทั้งสองบัญชีมาปรับปรุงว่ากำไรหรือขาดทุนสุทธิ ให้อยู่เพียงบัญชีเดียวอยู่ดี

กำไร-ขาดทุน ก็เหมือนผลฟุตบอล เราไม่ควรคุยว่าแพ้หรือชนะ จนกว่าจะจบเกม 90 นาที

วันที่ 27 พ.ย. 67 การแข่งขันยูฟ่า แชมเปี้ยนส์ ลีก รอบ ลีก เฟส ณ เอติฮัด สเตเดี้ยม แมนเชสเตอร์ ซิตี้ ที่นำก่อน 3–0 โดน เฟเยนูร์ด ไล่ตีเสมอ 3–3 ในช่วง 15 นาทีสุดท้าย ส่งผลให้ "เรือใบสีฟ้า" ไร้ชัย 6 เกมติดต่อกันทุกรายการ

ส่วนต่างเงินสด

การรับชำระหรือจ่ายชำระเงินสด หากมีเศษสตางค์เล็กน้อยที่ไม่เต็มบาท เรามักได้รับหรือจ่ายไม่ตรงกับยอดนั้นอาจขาดหรือเกินก็ได้ เท่าที่พบเจอมาหลายที่ แม้แต่นโยบายบันทึกบัญชีของเศษเล็กน้อยเหล่านี้ก็แตกต่างกัน และมักไม่ถูกอภิปรายจริงจัง บางแห่งก็ใช้รายได้อื่นกับค่าใช้จ่ายอื่น เพราะหากคิดเป็นมูลค่าแล้วแทบไม่มีนัยยะสำคัญในงบใหญ่

ในผังบัญชีคุณอาจเจอรหัสบัญชีเฉพาะ "กำไรส่วนต่างเงินสด" อยู่ในหมวดรายได้ และ "ขาดทุนส่วนต่างเงินสด" อยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย

แต่นั่นไม่ได้หลายความว่าผู้วางระบบบัญชีให้คุณเจตนาบันทึกบัญชีลงไปตรงๆ ทุกครั้งที่รับจ่ายด้วยเงินสดแล้วเกิดส่วนต่างก็ได้

ก่อนอื่นผมจะควานหาบัญชีที่คำอธิบายบ่งบอกความเป็นกลาง (neutral)​ เช่น "ส่วนต่างเงินสด" หรือมีความหมายได้ทั้งสองด้าน เช่น "กำไร (ขาดทุน) จากชำระเงินสด" 

หากโชคดีกระบวนการบันทึกโดยเลือกใช้บัญชีนั้น จะเรียบง่ายไม่สร้างความสับสนกับผู้ปฏิบัติงาน รวมถึงการตั้งค่าโปรแกรมให้บันทึกบัญชีอัตโนมัติด้วย

ถ้าโชคร้ายไม่มีบัญชีดังกล่าว อาจเลือกใช้วิธีโยนเข้าบัญชีฝั่งใดฝั่งหนึ่งไปก่อน แล้วตอนสิ้นงวดหากผลเป็นตรงกันข้ามกับด้านบัญชีของมัน ก็แค่ปรับปรุงไปเป็นบัญชีตรงข้าม 

แต่การทำเช่นนี้ คำอธิบายบัญชีจะขัดกับสามัญสำนึก เช่น เห็นว่าขาดทุนแต่กลับไปฝากยอดไว้ที่บัญชีกำไร

หากคุณเชื่อโดยบริสุทธิ์ใจว่า การบันทึกบัญชีต้องถูกต้องตามด้านธรรมชาติ (nature) เท่านั้น ผมขอเถึยงว่าไม่จำเป็นเสมอไป

ตัวอย่างเช่น ภาษีขายมีธรรมชาติเป็นด้านเครดิต (credit) เหมือนกับรายได้ คุณจะบันทึกใบลดหนี้อย่างไร 

ก็ต้องใช้บัญชีรายได้, ภาษีขาย เหมือนกับตอนขายปกตินั่นแหละ แต่ย้ายฝั่งเป็นเดบิต (debit) ทำให้ยอดสุทธิของรายได้และภาษีขายลดลงเพราะหักล้างกันเองในงบ ไม่ใช่ตั้งรหัสบัญชีใหม่ให้ตรงกับด้านบัญชีที่ฝั่งต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย ซึ่งทำให้สะท้อนความหมายยอดในงบการเงินไม่ถูกต้อง เกิดรายได้สูงกว่าความจริง (เพราะไม่ได้หักยอดลดหนี้) และค่าใช้จ่ายสูงกว่าความจริง (เพราะโดนบวกยอดลดหนี้)

สมมติแบบ extreme ว่ามีเดือนที่ยอดขายน้อยกว่ายอดลดหนี้ทำให้เกิดรายได้และภาษีขายติดลบ เด้งไปอยู่ฝั่งเดบิต (debit) ของงบ ก็เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ เพราะไม่มีคำคู่ตรงข้ามให้ใช้ บางทีความรู้สึกถึงความหมายของ "รายได้ติดลบ" อาจไม่แปลกแปร่งเมื่อเทียบกับ "กำไรติดลบ" เหมือนคำศัพท์ที่นักเศรษฐศาสตร์ชอบใช้

ตัวเลขระหว่างทาง

การบันทึกบัญชีโดยตัดสินกำไร-ขาดทุนภายในธุรกรรม ไม่ว่าจะเป็นส่วนต่างเงินสดหรืออัตราแลกเปลี่ยน ก่อให้เกิดความยุ่งยากที่ต้องคิดวิเคราะห์ทุกครั้ง โดยตัวเลขที่แยกแยะไว้นั้นแทบไม่มีประโยชน์ช่วยสะท้อนความหมายที่ชัดเจนใดๆ ทั้งในระดับธุรกรรมและงบการเงิน

สำหรับงวดที่ยังไม่ทำปรับปรุงสิ้นงวด เราไม่สามารถดูหรือตอบเร็ว ๆ ว่ายอดสุทธิระหว่างงวดนี้กำไรหรือขาดทุนเป็นเท่าไหร่ เพราะต้องเอายอดจาก 2 บัญชีมาคำนวณหักลบกันก่อน ขณะที่การบันทึกไว้บัญชีเดียวสามารถตอบได้ทันที

ความคลุมเครือต่อมา หากเป็นการรวบจ่าย(หรือรับ)​ จากยอดตั้งหนี้หลายยอด สมมติว่าอัตราแลกเปลี่ยนไม่เท่ากัน เช่น USD=33, USD=34 ทีนี้อัตราแลกเปลี่ยนตอนจ่ายเป็น USD=33.2 แสดงว่ามีบางยอดกำไรและบางยอดขาดทุน ถ้าแยกยอดจะบันทึกบัญชีอย่างไร

ถ้าจะแยกละเอียด ควรแยกกำไร-ขาดทุนให้ชัดเจนไปเลย เพื่อบอกให้รู้ว่าเกิดกำไรหรือขาดทุนสำหรับการซื้อหรือขายแต่ละครั้งเท่าไหร่ (โปรแกรมคำนวณได้ แต่นักบัญชีไม่พยายามทำแน่ๆ)

สิ่งที่มนุษย์บัญชีพอทำได้ (รวมถึงกระบวนการตรวจทานด้วย) คือ เอายอดตั้งหนี้ทั้งหมดเทียบยอดชำระจริง หักกลบลบกันส่วนต่างที่เกิดขึ้นก็บันทึกว่ากำไรหรือขาดทุน วิธีนี้บอกได้แค่ว่าผลจากการชำระครั้งนี้กำไรหรือขาดทุน

สุดท้ายจริงๆ หากพบไม่สามารถใช้ประโยชน์ดูยอดกำไร-ขาดทุนระหว่างงวดที่ยังไม่ปิด ก็จะย้อนกลับมาตั้งคำถามว่า 

"แล้วจะพยายามแยกแยะกำไร-ขาดทุน ทุกธุรกรรมรับ-จ่ายให้ยุ่งยากทำไม?"

สุดท้ายก็ไปจบที่ปรับปรุงยอดสุทธิตอนสิ้นงวดอยู่ดี

ผังบัญชี

การอ่านผังบัญชีให้เข้าใจว่ารหัสบัญชีแต่ละรหัสเอาไว้ทำอะไรจึงมีความสำคัญ 

บางครั้งชื่อบัญชีหรือคำอธิบายในผังอาจคลุมเครือ ผู้วางระบบอาจไม่สามารถถ่ายทอดผ่านผังบัญชี ทำให้การการบันทึกบัญชีอาจไม่ตรงตามเจตนา 

บางครั้งผู้วางระบบอาจไม่ทันคิดถึงความยุ่งยากในกระบวนการบันทึกบัญชี 

ผังบัญชีที่ดีมักออกแบบให้สามารถเพิ่มรหัสบัญชีที่ใช้พักยอดภายในงวดได้เอง ตราบใดที่บัญชีนั้นตอนปรับปรุงสิ้นงวด ไม่หลุดรอดไปกระทบกับงบบัญชีมาตรฐาน

ธรรมชาติของกำไร-ขาดทุนใดๆ ก็ตาม สามารถออกแบบให้กระบวนการบันทึกไม่ต้องสับสนคิดเยอะโดยไม่จำเป็น ไม่จำเป็นต้องพยายามแยกเป็นสองบัญชีตั้งแต่ต้น เพราะตัวเลขสุทธิบ่งบอกได้โดยไม่ต้องสนใจรหัสบัญชี

• หากด้านเครดิตมากกว่าก็จะเป็นกำไร (รายได้) 

• หากด้านเดบิตมากกว่าก็จะเป็นขาดทุน (ค่าใช้จ่าย) 

เราสามารถออกแบบใช้เทคนิคบัญชีพักยอดระหว่างงวด แล้วสรุปกำไร-ขาดทุนที่แยกชัดเจนภายหลัง 

หรือออกแบบให้ใช้บัญชีเดี่ยว และไม่ต้องเสียเวลาสรุปภายหลัง เพียงเลือกใช้คำสื่อสารที่เหมาะสม

• "กำไร(ขาดทุน)จากอัตราแลกเปลี่ยน" หากวางรหัสไว้ในหมวดรายได้

• "ขาดทุน(กำไร)จากอัตราแลกเปลี่ยน" หากวางรหัสไว้ในหมวดค่าใช้จ่าย

อย่างไรก็ตาม คนทั่วไปเข้าใจความหมายของ "ขาดทุน" ง่ายกว่า "กำไรติดลบ" ผังบัญชีไม่ใช่เรื่องที่ออกแบบสำหรับทำเอง ดูเอง และตรวจเองคนเดียว จึงต้องคำนึงว่าเมื่อวางระบบออกแบบผังบัญชีแล้ว สามารถสื่อสารให้เข้าใจตรงกันระหว่างผู้ทำ ผู้ดู และผู้ตรวจหรือไม่