มีข้อสังเกตที่รบกวนจิตใจผมมาระยะหนึ่งแล้ว หลังจากที่ปีที่แล้วได้มีโอกาสสังเกตการทำงานของสำนักบัญชีแห่งหนึ่ง ดูเหมือนว่าโปรแกรม ERP นั้นไม่เหมาะกับนักบัญชีอิสระหรือสำนักบัญชี
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Cloud ERP ที่ชูจุดเด่นเรื่องการทำงานประสานกัน มีเวิร์คโฟลว์ที่เชื่อมโยงต่อเนื่องกัน ผู้บริหารสามารถติดตามสถานะการทำงานของกิจการได้ตลอดเวลา
ทำให้นึกถึงบรรยากาศการสนทนาครั้งหนึ่ง ยิ่งเล่าเรื่องความดีเด่นของโปรแกรม Cloud ERP ยิ่งทำให้พี่ที่เป็นเจ้าสำนักถอยห่างเว้นระยะมากขึ้นด้วยความไม่แน่ใจ
ตอนนั้นไม่ทันได้คิดอะไรลึกซึ้ง มองเพียงว่าเป็นเพราะไม่เข้าใจเทคโนโลยีสมัยใหม่ ยังเคยชินกับวิธีทำงานแบบเก่า ต้องใช้เวลาในการปรับตัวและเรียนรู้ จนภายหลังเมื่อได้เห็นการทำงานจริง จึงรู้สึกว่ามีอะไรบางอย่างที่ไม่ลงตัว เพียงแต่คนในนั้นอธิบายไม่ได้
เมื่อเย็นวันอาทิตย์นี้เองผมได้รับฟังข้อมูลจากทีมบัญชี ที่รับงานตรวจบัญชีภายในให้กับกิจการแห่งหนึ่งซึ่งใช้โปรแกรมของเรา เล่าถึงปัญหาพยายามสรุปต้นทุนสินค้าให้กับผู้บริหาร แล้วโดนตำหนิว่าทำงานล่าช้า จนตัวเธอเองบอกว่าเครียดมาก เพราะข้อมูลภายในมีการเปลี่ยนแปลง ไล่ตรวจปรับปรุงเรียบร้อย ดึงข้อมูลมาสรุปใหม่ก็เจอรายการที่ตรวจผ่านไปแล้วเปลี่ยน จนรู้สึกหลอนต้องเสียเวลาย้อนตรวจตั้งแต่ต้น สุดท้ายขอให้ทีมงานช่วยสร้างฟังก์ชั่นเทียบหารายการที่เปลี่ยนแปลง จึงทำงานง่ายขึ้น
เพราะ Cloud ERP ออกแบบมาให้ใช้งานร่วมกัน ใครบันทึกข้อมูลอะไรก็อาจเชื่อมโยงหรือกระทบไปถึงงานส่วนอื่นที่เกี่ยวข้องอัตโนมัติ การใช้ฐานข้อมูลเดียวกันมีข้อดีเรื่องข้อมูลไม่ต้องแยกกันเก็บแล้วมีปัญหารับรู้ไม่ตรงกัน ลดความซ้ำซ้อนในการป้อนข้อมูล ขณะเดียวกันก็ลดความผิดพลาดจากการทำซ้ำ จากใบเสนอราคา ส่งต่อมาเป็นใบส่งของ รายละเอียดสินค้า, ราคาและจำนวนเงิน ไม่ต้องเสียเวลาป้อนใหม่ทั้งฉบับ
แต่หากคุณต้องนับสต็อคสินค้าบนชั้นวางหน้าร้าน โดยไม่สามารถปิดร้านระหว่างนั้นก็ขายไปด้วย ย่อมไม่เหมือนกับการปิดห้องนับสต็อคหลังร้าน ทำอย่างไรหากสินค้าถูกขายไประหว่างช่วงเวลานั้น สถานการณ์ไม่ต่างกับพยายามปิดยอดบัญชี ขณะที่ไม่รู้ว่าแผนกอื่นยังมีเอกสารค้างท่อบันทึกเข้าระบบ
ความจริงสองด้าน
"ทำไมสต็อคไม่ตรง" หลายครั้งที่ทีมงานของเราต้องอธิบายความแตกต่างระหว่างสต็อคบริหารกับสต็อคบัญชีให้กับผู้ที่คิดว่าโปรแกรมผิดพลาด มีกิจการหลายแห่งที่ละเอียดอ่อนกับยอดสต็อคคงเหลือ แล้วบังเอิญโชคร้ายเจอจังหวะที่ยอดสต็อคตามบัญชีไม่ตรงกับยอดคงเหลือที่อยู่ในคลังสินค้าทำให้เสียโอกาสขาย ความเป็นจริงคือ บางครั้งการรับสินค้า หรือเบิกสินค้าอาจกระทำไปแล้ว แต่เอกสารนั้นยังเดินทางไม่ถึงหน่วยงานที่รับผิดชอบบันทึกเข้าระบบ
สมมติว่าหัวหน้าสโตร์มีสมุดจดยอดสต็อคของตัวเอง ทุกครั้งที่สินค้าเข้าและออกก็บันทึกไว้ทันที เสร็จแล้วค่อยส่งเอกสารไปให้เสมียนบัญชีบันทึกใน ERP อีกทีหนึ่ง ดังนั้นผู้จัดการฝ่ายขายมีทางเลือกสองทาง ถามยอดสต็อคกับหัวหน้าสโตร์ หรือเปิดโปรแกรมดูยอด นี่คือภาวะของความจริงสองด้าน สต็อคที่หัวหน้าสโตร์เห็น กับ สต็อคที่ฝ่ายบัญชีรับรู้ จะมีระยะเวลาหนึ่งที่คำตอบไม่ตรงกันจนกว่าสถานการณ์นั้นสิ้นสุดลง เมื่อฝ่ายบัญชีได้รับเอกสารและบันทึกเข้าระบบเรียบร้อย เมื่อนั้นสต็อคก็จะกลับมาตรงกันอีกครั้ง คำศัพท์ทางเทคนิคเรียกว่า Eventual Consistency อาจใช้เวลาชั่วโมง หรือข้ามวัน
คราวนี้หัวหน้าสโตร์มีคอมพิวเตอร์ จึงบันทึกยอดสต็อคไว้ในชีตแล้วแชร์ให้คนอื่นเข้ามาดูได้เอง ช่วยลดภาระไม่ต้องคอยตอบคำถาม รวมทั้งฝ่ายบัญชีเอง ถึงแม้ว่าได้เห็นยอดสต็อคของสโตร์ แต่ก็ทำอะไรไม่ได้จนกว่าได้รับเอกสาร
ถ้าสุดท้ายแล้วก็ต้องไล่มาทันตรงกัน แล้วทำไมไม่ออกแบบให้สโตร์ช่วยบันทึกรายการเข้าออกไว้ในระบบ ERP เลย ทำให้ได้รู้ยอดสต็อคคงเหลือที่ตรงกับความจริงได้เร็วกว่า ลดภาระงานแผนกบัญชีด้วย ใช่ครับนั่นคือเป้าหมายหนึ่งของระบบ ERP พยายามกระจายงานออกจากศูนย์บัญชีไปสู่ผู้ปฏิบัติที่เป็นต้นเรื่องจริง ๆ
แผนกบัญชี(ภายใน)
โปรแกรมบัญชีแต่เดิมมีฐานคิดจากใช้แผนกบัญชีเป็นศูนย์คอมพิวเตอร์ เนื่องจากสมัยก่อนคอมพิวเตอร์มีราคาสูง ใช้คอมพิวเตอร์ได้ยังเป็นทักษะที่ไม่จำเป็นสำหรับงานตำแหน่งอื่น การลงทุนติดตั้งคอมพิวเตอร์เน็ตเวิร์คก็เป็นเรื่องใหญ่ยังไม่คุ้มค่า หน่วยงานอื่นจึงต้องรวบรวมเอกสารนำส่งเข้ามา ทุกวันนี้การทำงานแบบศูนย์บัญชีนี้ยังมีอยู่ในกิจการขนาดเล็กที่ใช้พนักงานไม่มาก ทำงานแบบเบ็ดเสร็จด้วยคนเพียงหนึ่งหรือสองคน
สำหรับกิจการที่มีพนักงานจำนวนมาก ผู้ประกอบการไม่สามารถลงมาดูแลรับรู้ความเป็นไปอย่างทั่วถึง ต้องมีระบบควบคุมขั้นตอนการทำงานและวัดผล โปรแกรม ERP จะกลายมาเป็นแกนกลางสำคัญ ผมตั้งข้อสังเกตว่าโปรแกรม ERP ยุคใหม่ยิ่งให้ความสำคัญเรื่อง real-time การบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นใกล้เหตุการณ์จริงมากขึ้น เพราะฝ่ายต่าง ๆ สามารถใช้ประโยชน์จากข้อเท็จจริงนี้ทำงานสอดประสานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนประมวลผลข้อมูลจึงเปลี่ยนจากรวบรวมเอกสารเพื่อเอาไปบันทึกเข้าคอมพิวเตอร์ที่ช้าไม่ทันการณ์ กลายเป็นบันทึกเข้าคอมพิวเตอร์จากต้นทางก่อนแล้วค่อยรวบรวมเอกสารไปให้แผนกบัญชีตรวจทานและเก็บรักษาภายหลัง
ปัญหาหนึ่งที่มักจะพบเจอ ขอบเขตหน้าที่ของแผนกบัญชีในความเข้าใจของเราไม่เท่ากัน สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ด้วยปริมาณของงานทำให้ต้องแยกงานดูแลเป็นส่วนต่าง ๆ เช่น บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ ฯลฯ มีหัวหน้าหรือผู้จัดการบัญชีควบคุมตรวจสอบอีกชั้นหนึ่ง ขณะที่กิจการขนาดเล็กมักจะหมายถึงงานเสมียนหรือธุรการบัญชีที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสาร ส่วนที่เกินจากนั้นต้องใช้ความรู้เรื่องบัญชีภาษีจึงต้องพึ่งพิงนักบัญชีอิสระหรือสำนักบัญชีภายนอก เพราะเกินขีดความสามารถจ้างนักบัญชีระดับนั้นทำงานเต็มเวลา ส่วนกลุ่มที่ก้ำกึ่งใหญ่เกินกว่าที่จะเล็ก แต่เล็กกว่าที่จะใหญ่จริง ๆ ก็แล้วแต่ว่าจะให้ความสำคัญเพียงใด
ผมมีเช็คลิสต์งานของแผนกบัญชีให้ลองพิจารณาดังนี้
ตรวจภาษีซื้อ/ภาษีขาย สรุปภาษีมูลค่าเพิ่มเองหรือไม่
หักภาษี ณ ที่จ่าย, สรุปภงด. และประกันสังคมเองหรือไม่
ทำบัญชีสต็อคและต้นทุนเองหรือไม่
ทำบัญชีทรัพย์สินและคำนวณค่าเสื่อมเองหรือไม่
ปิดงบภายในเองหรือไม่
ปิดงบยื่นภาษีเงินได้เองหรือไม่
หัวข้อเหล่านั้นส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับบัญชีภาษี เกี่ยวข้องกับกฎหมาย มีรายละเอียดและข้อปฏิบัติที่อัพเดททุกปี ผู้ที่ไม่อยู่ในแวดวงวิชาชีพด้านนี้ย่อมลำบากที่จัดการด้วยความมั่นใจ จะเห็นว่ากิจการขนาดเล็กหลายแห่ง อาจไม่ได้ทำหัวข้อข้างต้นเลย หรือทำแค่ส่วนที่พอมีความรู้อยู่บ้าง เพื่อความคล่องตัว เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม, ภงด. และประกันสังคม ที่ต้องยื่นทุกเดือน
สำนักบัญชี(ภายนอก)
สุดท้ายกิจการส่วนใหญ่ไม่พ้นที่จะต้องพึ่งพิงผู้ที่มีวิชาชีพบัญชีภาษีโดยตรง ระดับความสัมพันธ์แตกต่างกันขึ้นอยู่กับขีดความสามารถของแผนกบัญชีภายใน ตั้งแต่ทำให้ทั้งหมดไปจนถึงปิดงบ หรือแค่ให้คำปรึกษา หรือตรวจสอบความถูกต้อง
โมเดลการทำงานของสำนักบัญชีทุกวันนี้ เหมือนกับโมเดลของศูนย์บัญชีคอมพิวเตอร์ ผู้ประกอบการมีหน้าที่รวบรวมเอกสารมาให้ งานบันทึกบัญชีหลังจากนั้นไปจนถึงปิดงบเป็นหน้าที่ของสำนักบัญชี การลงทุนระบบคอมพิวเตอร์ไปจนถึงเลือกใช้โปรแกรมก็เป็นเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับผู้ประกอบการ
Cloud ERP ยุคใหม่ มีความสามารถทำงานออนไลน์ผ่านอินเตอร์เน็ต พนักงานสามารถทำงานจากบ้าน หรือนอกสถานที่ได้ ทำให้มีความคิดว่าหากอนุญาตให้สำนักบัญชีหรือนักบัญชีภายนอกต่อเข้ามาใช้โปรแกรม ก็สามารถช่วยตรวจสอบและทำงานปิดงบด้วยโปรแกรมเดียวกัน โดยไม่ต้องแยกออกไปทำต่างหาก เสมือนเป็นแผนกบัญชีภายใน
แต่ในมุมมองของนักบัญชีภายนอก อาจไม่คิดเช่นนั้น ซึ่งผมพอจะเดาความกังวลได้ดังนี้
ต้นทุนในการเรียนรู้โปรแกรมใหม่ ถ้าผมเป็นเจ้าสำนักมีลูกค้าเดิมที่ดูแลอยู่แล้วจำนวนหนึ่ง เรียกว่าอยู่ในเซฟโซนประมาณหนึ่ง ระบบงานถูกเซ็ตไว้ ลงทุนระบบคอมพิวเตอร์ไปแล้ว แรงจูงใจจึงต่ำมากที่จะต้องให้บริการโดยการเข้าไปทำงานโปรแกรม Cloud ERP ของลูกค้า โดยเฉพาะในช่วงที่ยังไม่คุ้นเคยโปรแกรมนั้น การประเมินต้นทุนเวลาทำงานจนแล้วเสร็จก็ทำได้ยาก หากใช้อัตราค่าบริการตามโมเดลเดิม ก็ไม่รู้ว่าจะกำไรหรือขาดทุน สู้ปล่อยให้สำนักบัญชีรุ่นใหม่ที่ยังต้องดิ้นรนหาลูกค้าเดิมพันไปก่อน แล้วรอดูว่า Cloud ERP รายไหนเป็นผู้ชนะในตลาด
วิธีการบันทึกบัญชีเปลี่ยนไป โปรแกรม ERP เดิมออกแบบมาเพื่อใช้ในองค์กรใหญ่ และงบการเงินเองก็สามารถออกแบบให้ลงบัญชีแยกประเภทอัตโนมัติ ผู้ประกอบการที่ไม่สนใจงบบริหาร ก็สามารถใช้ประโยชน์ออกแบบให้ลงบัญชีตามงบภาษี หากผู้ประกอบการต้องการทำงบบริหารเพื่อใช้ภายในด้วย ก็จะต้องเพิ่มขั้นตอนปรับปรุงจากบัญชีงบบริหาร ให้มากลายเป็นบัญชีงบยื่นภาษี การดูแลให้งบทั้งสองยึดโยงสอดคล้องกันด้วย เป็นงานที่ประณีตกว่าแยกงบภาษีออกมาทำต่างหาก
ขอบเขตของความรับผิดชอบ บุคคลภายนอกไม่ว่าอย่างไรก็ต้องมีระยะห่างเส้นแบ่งชัดเจน ไม่เหมือนกับพนักงานภายใน หากเข้ามาใช้โปรแกรมร่วมกัน แล้วเกิดปัญหาข้อมูลถูกลบหรือเปลี่ยนแปลงภายหลัง เนื่องจากทำงานร่วมกันอาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อเนื่อง ทำให้เกิดความลำบากใจเมื่อเกิดความขัดแย้งขึ้น ในมุมมองสำนักงานบัญชี การส่งมอบเอกสารมาไว้เป็นหลักฐาน เป็นการตัดตอนใช้เป็นเส้นแบ่งความรับผิดดชอบ หากไม่มีการแจ้งเปลี่ยนแปลง หรือส่งเอกสารเพิ่มเติมมาภายหลัง ก็ต้องทำงานโดยยึดตามเอกสารที่ได้รับ
ด้วยความที่ตัว Cloud ERP เองก็นับว่าเป็นเรื่องใหม่สำหรับผู้ประกอบการ แนวทางของโปรแกรมยังเป็นการลดสเกลลงมาจากรูปแบบองค์กรใหญ่ให้ใช้งานกับธุรกิจขนาดเล็กและกลางได้ ชูจุดเด่นเรื่องไม่ต้องจ่ายค่าโปรแกรม มีแต่ค่าบริการใช้งานรายเดือน เปิดใช้ได้ทันที ไม่ต้องลงทุนเซิร์ฟเวอร์และติดตั้งโปรแกรมก่อน และสามารถทำงานแบบออนไลน์จากที่ไหนก็ได้ ในมุมมองของผู้ประกอบการย่อมเป็นทางเลือกที่ดี
แต่ความแตกต่างสำคัญของธุรกิจเล็กและกลางคือ การมีผู้ทำบัญชีภายนอกเข้ามาร่วมด้วย ซึ่งหากต้องการชูประเด็นเรื่อง การทำงานร่วมกันผ่านออนไลน์ได้ ผมมองว่ายังเป็นเรื่องไม่พร้อม จนกว่าผู้พัฒนา Cloud ERP จะเข้าใจรูปแบบการทำงานร่วมกัน บนความสัมพันธ์ที่ไม่เหมือนธุรกิจขนาดใหญ่นี้ และออกแบบโปรแกรมให้เอื้อต่อการทำงานของหน่วยงานภายนอกได้ดีกว่านี้
ยุบแผนกบัญชี
ผมมองโลกในแง่ดี เชื่อว่า Cloud ERP เป็นประโยชน์สำหรับผู้ประกอบการมากกว่า ทำให้ความนิยมใช้งานเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ จนถึงจุดที่สำนักบัญชีรุ่นใหม่ที่หาทางใช้ประโยชน์จากรูปแบบทำงานร่วมกับ Cloud ERP ได้เปรียบกว่าโมเดลรับทำบัญชีแบบเดิม
ยิ่งผู้ประกอบการใช้ Cloud ERP มากขึ้นเท่าไหร่ สำนักบัญชียิ่งถูกทิ้งไว้ข้างหลัง
บทเรียนจากโมเดลจัดส่งสินค้า ทุกวันนี้ไม่ว่าธุรกิจขนาดไหนก็สามารถส่งสินค้าให้ลูกค้าได้ ด้วยต้นทุนที่แข่งขันได้ โดยไม่ต้องลงทุนรถขนส่งหรือตั้งแผนกจัดส่งเอง
ดังนั้นแทนที่โปรแกรม Cloud ERP จะปรับปรุงให้รองรับโมเดลสำนักบัญชีที่ปิดงบยื่นภาษีแบบทุกวันนี้ ในอนาคตน่าจะมีสำนักบัญชีที่ขยายขีดความสามารถตัวเอง นอกจากดูแลปิดงบยื่นภาษีแล้ว ก็ให้บริการครอบคลุมถึงดูแลงานของแผนกบัญชีภายในเดิมด้วย ด้วยความได้เปรียบที่สามารถจัดหาบุคคลากรได้ดีกว่ากิจการเล็กจัดหาเอง เมื่อนั้นผู้ประกอบการก็ไม่จำเป็นต้องมีแผนกบัญชี เช่นเดียวกับไม่ต้องมีแผนกจัดส่ง
เรามีโครงการที่ทดลองทำมาตั้งแต่ช่วงโควิดแล้ว ผู้ประกอบการแห่งหนึ่งใช้โปรแกรม Cloud ERP ดำเนินธุรกิจโดยไม่ต้องมีแผนกบัญชี เหลือแต่พนักงานจัดเอกสาร และให้ทีมบัญชีของเราทำงานแบบ outsource แทน
นักบัญชีผู้สันโดษ
ที่จริงผมตั้งใจจะจบทิ้งท้ายให้คิดถึงความเป็นไปได้ของการย้ายงานบัญชีเป็น outsource ไปอยู่บนก้อนเมฆ แต่ก็รู้ว่ามีข้อโต้แย้งได้มากมาย โดยเฉพาะเมื่อคิดจากบริบทปัจจุบัน การปรับเปลี่ยนต้องใช้เวลา ไม่ต่างจากผู้บริโภคเปลี่ยนพฤติกรรมมาซื้อสินค้าออนไลน์ ผมคิดถึงทางเลือกที่ประนีประนอมกว่าระหว่างช่วงเปลี่ยนผ่าน
ต้องยอมรับความจริงว่า ทุกวันนี้นักบัญชีส่วนใหญ่มีโปรแกรมสเปรดชีต Excel กับโปรแกรมบัญชี Express เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับงานทำบัญชี ซึ่งพิสูจน์มาแล้วว่าเพียงพอกับการประกอบวิชาชีพนี้
ความเคยชินกับเครื่องมือที่ใช้มานาน เป็นกำแพงใหญ่ที่ต้านคลื่นลมแห่งการเปลี่ยนแปลง ขณะเดียวกันก็บดบังไม่ให้มองเห็นความเป็นไปได้ใหม่ที่อยู่อีกด้าน
ข้อเสนอให้เป็นแผนกบัญชี outsource ยังมีช่องโหว่ที่ไม่สามารถเป็นไปได้ภายใต้เงื่อนไขปัจจุบัน เรียกว่าทำใจให้ยอมรับไม่ได้ทั้งสองฝั่ง เรื่องสำคัญที่สุดเป็นเรื่องของความไว้เนื้อเชื่อใจ บริการขนส่งกว่าจะทำให้ยอมรับได้ ต้องมีระบบ tracking ให้สามารถตรวจสอบความคืบหน้าการจัดส่งได้ตลอดกระบวนการ
ผมมักนึกถึงอาชีพหมอฟัน หรือช่างตัดผม Taleb ยกตัวอย่างอาชีพเหล่านี้ว่าเป็นอาชีพที่ปลอดภัย เพราะไม่มีใครกินรวบเป็นผู้ชนะเบ็ดเสร็จ มีที่ว่างสำหรับคนความสามารถกลาง ๆ ทุกคนรับงานได้จำกัดตามกำลังของตน อาชีพนักบัญชีก็ดูเหมือนจะเป็นเช่นนั้น ไม่มีใครกวาดต้อนลูกค้าทั้งหมดเอาไปคนเดียวได้
อย่างน้อยที่สุดนักบัญชีหลายคนก็คิดเช่นนั้นว่าเป็นอาชีพที่ปลอดภัย หากผมได้แต่สัมภาษณ์หรือฟังคำบอกเล่าถึงเคสอันน่าทึ่งของลูกค้ารายสำคัญ โดยไม่ได้เห็นการประกอบชิ้นงานทั้งหมดก็อาจพลาดประเด็นสำคัญไป ถ้าไม่กล่าวถึงค่าเฉลี่ยของลูกค้าทั้งหมด ผมจะเอาข้อมูลประเด็นนี้มาวิเคราะห์ภายหลัง
ถ้าพูดถึงร้านอาหารอร่อย สมัยก่อนถ้าอยากชิมก็ต้องไปถึงร้าน คิดถึงตำนานเครปป้าเฉื่อยแถวบ้าน ต้องออเดอร์เที่ยงคืน แล้วไปรอรับตีห้า คิดถึงเคเอฟซี กับไก่ทอดหาดใหญ่ ทำไมจึงแตกต่าง บางทีอาจอยู่ที่ทัศนคติ คนที่ได้ขึ้นไปอยู่ในก้อนเมฆแล้วมองลงมา อาจเห็นโลกไม่เหมือนกัน
Commentaires