Generic account code

"รหัสบัญชีกลางสำหรับเครื่องจักรลงบัญชี"

สำนักงานบัญชีแจ้งผ่านผู้ประสานงานมาว่า ต้นปีหน้าจะโอนลูกค้ามาให้เราลงบัญชีประมาณ 100 ราย ทำให้ผมกลับมาทบทวนจุดเปราะบางที่อาจเป็นคอขวดของเราอีกครั้ง

ที่ผ่านมา ก่อนที่จะลงบัญชีได้ จะมีขั้นตอนการวางผังบัญชีเพื่อออกรหัสบัญชี โดยทั่วไปจะมีโครงผังบัญชีตั้งต้นของรหัสที่จำเป็นเหมือนกันทุกกิจการคร่าวๆ แล้วหัวหน้าบัญชีอาจทำการสแกนรายการธุรกรรมของกิจการ เพื่อลบหรือเพิ่มรหัสบัญชีตามความเหมาะสม บางครั้งก็บันทึกตัวอย่างการลงบัญชีไว้ให้ดู ภายหลังเมื่อพนักงานบัญชีเจอเคสแปลกใหม่ ก็จะปรึกษาหัวหน้าบัญชี ซึ่งอาจมีการปรับปรุงผังบัญชีเพิ่มเติมได้อีก

ดูเหมือนไม่น่ามีปัญหาอะไร หากมีลูกค้าใหม่ทะยอยเข้ามาปีละ 10 - 20 ราย ความท้าทายอยู่ที่จำนวน 100 รายที่เข้ามาพร้อมกันตอนต้นปี

"ถ้าเราให้พนักงานลงบัญชีโดยไม่ต้องใช้รหัสบัญชี ก็ไม่ต้องรอให้หัวหน้าบัญชีตั้งรหัสบัญชี"

ในฐานะคนออกแบบระบบ ผมเสนอไอเดียที่ไม่น่าเป็นไปได้ หากเปลี่ยนกระบวนการตรงนี้ได้ การวางผังบัญชีและตั้งรหัสบัญชีสามารถทำภายหลัง เมื่อหัวหน้าบัญชีได้เห็นธุรกรรมของกิจการนั้นมากพอแล้ว ขณะที่งานลงบัญชีก็เริ่มได้ทันที ไม่ต้องรอหรือขึ้นต่อกันอีกต่อไป

คุณเคยใช้ "กูเกิ้ลแปลภาษา" บ้างไหม? โปรแกรมเมอร์อย่างผมนอกจากใช้แล้ว ก็อยากรู้กระบวนการทำงานของมันด้วย ซึ่งมีคำอธิบายหลักการทำงานที่ง่ายแทบไม่น่าเชื่ออยู่ใน wiki ในการแปลภาษาใดๆ จะมีการทำงานอยู่ 2 ส่วน คือ แปลจากภาษานั้นเป็นภาษาอังกฤษ และ แปลจากภาษาอังกฤษเป็นภาษานั้น ถ้าต้องการแปลภาษาไทยเป็นภาษาจีน จะเป็นการเลือกจับคู่ของการแปลไปและกลับของสองภาษา สิ่งที่เกิดขึ้นจะเป็นดังนี้ ไทย -> อังกฤษ | อังกฤษ -> จีน

นั่นเป็นเวอร์ชั่นแรก ส่วนเวอร์ชั่นที่ใช้อยู่ปัจจุบัน อังกฤษ ไม่ได้เป็นภาษากลางอีกแล้ว แต่เป็น ภาษาเครื่องของ AI ที่สามารถแปลไปและกลับได้เก่งกว่าเดิมอีก

เรื่องของผังบัญชี ผมก็มองในทางนี้ เหมือนเวอร์ชั่นแรกของแปลภาษา หากคนลงบัญชีตกลงกันว่าจะใช้ภาษากลางของพวกเขา ส่วนหัวหน้าบัญชีอยากออกแบบผังบัญชีที่ใช้รหัสบัญชีอะไร จัดงบออกมาหน้าตาเป็นอย่างไร เปรียบเสมือนปลายทางภาษาต่างๆ ที่หลากหลาย สามารถออกแบบเงื่อนไขการแปลนั้นได้ภายหลัง

ความล้มเหลวเกิดขึ้นในเวลาไม่นาน

"ผังบัญชีกลาง" สำหรับใช้ลงบัญชี ไม่เหมือนการแปลภาษา ยิ่งเพิ่มบัญชีคำศัพท์ใหม่เข้าไปยิ่งมากยิ่งเก่ง สำหรับการลงบัญชีโดยใช้รหัสกลาง ยิ่งเพิ่มรหัสของบัญชีใหม่ของกิจการแห่งที่สอง สาม เข้าไปรวมอยู่ด้วยกัน ยิ่งกลายเป็นความเยอะและสับสนเมื่อชื่อบัญชีไม่สามารถสื่อให้เข้าใจตรงกัน คนลงบัญชีจะเจอรหัสบัญชีที่คล้ายๆ กัน จนเลือกไม่ถูก

ทำให้ต้องครุ่นคิดหาทางต่อไป

นานมาแล้ว โปรแกรมของเราเคยนำเสนอเรื่องของบัญชีย่อย ที่สามารถคุมยอดย่อยเหล่านั้นภายใต้รหัสบัญชีเดียวกันได้ เจตนาในตอนนั้นเพื่อแก้ปัญหาเรื่องของ บัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้รายตัว ที่มีความยากลำบากหากต้องใช้รหัสบัญชีในผังสำหรับทุกราย แต่ก็ไม่ได้รับความนิยมเนื่องจากกิจการส่วนใหญ่ใช้โปรแกรมเต็มระบบ ทำให้สามารถเรียกดูลูกหนี้และเจ้าหนี้รายตัวได้อยู่แล้ว โดยไม่ต้องอาศัยคุมยอดรายตัวจากบัญชีแยกประเภท

เมื่อเป็นสำนักงานบัญชีที่มีเพียงบัญชีแยกประเภท ทำให้นึกถึงความสามารถของบัญชีย่อยขึ้นมาได้ จะเป็นอย่างไรถ้าไม่ใช่แค่บัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ ผมคิดถึงผังบัญชีกลางที่ minimal มีแค่รหัสหัวบัญชีคุมยอดกว้าง ๆ ใช้ได้กับทุกกิจการ แล้วให้คนลงบัญชีตั้งบัญชีย่อยได้เอง

ลองนึกถึงผังบัญชีกลาง ที่มีแค่รหัส "เงินฝากธนาคาร"​ แล้วให้คนลงบัญชีระบุเอง ว่ากิจการนี้ใช้ธนาคารอะไรด้วยบัญชีย่อย เพื่อแยกคุมยอดเงินของแต่ละบัญชีเงินฝาก ข้อดีอีกอย่าง เมื่อตั้งชื่อบัญชีย่อยแล้ว ก็จะกลายเป็นตัวเลือกให้ใช้ลงบัญชีเฉพาะข้อมูลของกิจการนั้น ไม่ข้ามไปปะปนกับที่อื่น เพราะไม่ใช่รหัสในผังบัญชีกลาง

ผมฝันไปไกลกว่านั้น จะเป็นอย่างไรถ้าการลงบัญชีมีแค่รหัส "ค่าใช้จ่าย" แต่ใช้การอธิบายประเภทค่าใช้จ่ายผ่านบัญชีย่อยแทน แล้วให้ผู้ที่ออกแบบผังบัญชีค่อยมาจัดการแปลบัญชีย่อยเหล่านั้น เป็นรหัสบัญชีที่ต้องการภายหลัง

เรื่องราวการผจญภัยออกนอกลู่นอกทางการลงบัญชีเพิ่งเริ่มต้น เรื่องผังบัญชีกลางและบัญชีย่อยเป็นเรื่องที่ไม่เคยได้ยิน การปรับเปลี่ยนนั้นกระทบต่อวิธีทำงานของพนักงานบัญชีและหัวหน้าบัญชีค่อนข้างมาก ต้องใช้เวลาในการทำความเข้าใจ

ผมไม่คิดว่าจะไม่มีใครเคยคิดถึงการออกแบบเช่นนี้ แต่ก็ต้องทดลองเองต่อไปจนกว่าจะเจอว่าที่เขาไม่ทำเช่นนี้เพราะอุปสรรคอะไร พร้อมกันแสวงหาคำตอบว่ามีเทคโนโลยีปัจจุบันช่วยคลี่คลายอุปสรรคนั้นได้อย่างไร