Foreign Currency supported in the Tax Invoice

การออกแบบ ERP ให้รองรับสกุลเงินต่างประเทศมีรายละเอียดซับซ้อน โดยเฉพาะเมื่อผู้ใช้คาดหวังว่าโปรแกรมฉลาดพอที่จะเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างเอกสาร สามารถช่วยส่งต่อข้อมูลตาม workflow ได้ไม่ต่างกับระบบที่ใช้สกุลเงินเดี่ยว

การรองรับสกุลเงินต่างประเทศไม่ใช่เพียงแค่ทำให้เอกสารออกมาเป็นหน่วยเงินอื่นได้ แต่จะมีผลต่อการรับรู้มูลค่าที่แยกเป็น 2 มิติ คือ มูลค่าทางธุรกิจตามสกุลเงินอื่น และมูลค่าทางบัญชีตามสกุลเงินหลัก

ค่าเงินลอยตัวทำให้อัตราแลกเปลี่ยนระหว่างสกุลเงินเปลี่ยนทุกวัน มีผลกระทบต่อการรับรู้มูลค่าที่เกิดขึ้นตามช่วงเวลาที่ต่างกัน

เราลองลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในกระบวนการขายสินค้า ซึ่งไม่เสร็จสิ้นภายในวันเดียว

เสนอราคาให้ลูกค้า
ได้รับคำสั่งซื้อ
จัดส่งสินค้า
รับชำระค่าสินค้า

มีจุดสำคัญ 2 จุด จำเป็นต้องใช้อัตราแลกเปลี่ยนอ้างอิงจากธนาคาร ณ วันที่เกิดเหตุการณ์ (มาตรฐานบัญชี TAS 21)

เมื่อจัดส่งสินค้า (เกิดรายได้-ลูกหนี้) และเมื่อรับชำระค่าสินค้า (ล้างลูกหนี้-ได้เงินฝากธนาคาร) ซึ่งมีโอกาสที่อัตราแลกเปลี่ยนไม่เท่ากัน มีผลให้ยอดลูกหนี้ที่รับรู้ในมิติของสกุลเงินหลัก (THB) เกิดส่วนต่าง

ขณะที่ขั้นตอนเสนอราคาจนถึงได้รับคำสั่งซื้อ ยังไม่ต้องรับรู้ทางบัญชี แต่สามารถใช้เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล จึงไม่เคร่งครัด โดยเฉพาะสินค้าที่ผลิตตามออเดอร์ไม่ใช่โภคภัณฑ์ อาจบันทึกอัตราแลกเปลี่ยนประเมิน ช่วยให้รู้ว่าตอนที่เสนอราคาคำนวณจากอัตราเท่าใด ใช้ประโยชน์เพื่อวัดประสิทธิภาพของการเสนอราคา

สกุลเงินและอัตราแลกเปลี่ยน

เราสามารถปรับโปรแกรมเดิมให้รับข้อมูล "สกุลเงิน" และ "อัตราแลกเปลี่ยน" เพิ่มเข้ามาในทุกขั้นตอนของเอกสาร ตั้งแต่ใบเสนอราคา, ใบยืนยันขาย, ใบส่งสินค้า (ใบกำกับภาษี) และใบรับเงิน

วิธีนี้มีข้อดีตรงที่โปรแกรมยังไม่ต้องมีกลไกซับซ้อน ไม่ต้องมีตารางข้อมูลเก็บอัตราแลกเปลี่ยนภายในโปรแกรม และอัตราแลกเปลี่ยนจะมีผลเฉพาะภายในเอกสารต่อเมื่อคำนวณยอดเพื่อบันทึกรายการภาษีขาย และรายการบัญชีแยกประเภทเท่านั้น

การออกแบบระบบเชื่อมโยงระดับ document flow สามารถรับรู้ยอดตามสกุลเงินต่างประเทศ ไปตลอดเส้นทางเดินเอกสาร ขณะที่ยอดคำนวณตามอัตราแลกเปลี่ยนจะเป็นมิติทางบัญชี

ตัวอย่างเช่น ใบส่งสินค้ามียอดขายและค้างชำระ 100 USD อัตราแลกเปลี่ยน 35 THB เมื่อรับเงินค่าสินค้าออกใบเสร็จมูลค่าเดียวกัน ล้างยอดค้างชำระ 100 USD ที่อัตราแลกเปลี่ยน 34 THB

ในมิติการค้าถือว่าลูกค้าได้ชำระค่าสินค้าตามสกุลเงิน USD ครบถ้วนแล้ว แต่ในมิติบัญชีที่บันทึกเป็น THB เกิดส่วนต่างยอดค้างชำระจากอัตราแลกเปลี่ยน จึงต้องบันทึกรายการปรับปรุงเพื่อล้างยอดที่เขย่งกันนี้

ใบกำกับภาษี

ถึงแม้ว่าการเสนอราคา ไปจนถึงขายและชำระค่าสินค้าจะใช้สกุลเงินต่างประเทศตลอดเส้นทาง แต่กรมสรรพากรกำหนดให้จัดทำใบกำกับภาษีแสดงมูลเป็นเงินบาท THB ยกเว้นผู้ประกอบการส่งออกที่ได้รับสิทธิเสียภาษีอัตรา 0 สามารถใช้สกุลเงินต่างประเทศได้ (ประกาศอธิบดีฯ ฉบับ 92)

ความซับซ้อนจึงอยู่ที่การใช้สกุลเงินต่างประเทศเพื่อค้าขายไม่ได้หมายความว่าจะต้องสำแดงเอกสารสำคัญตามสกุลเงินนั้นเสมอไป โปรแกรมจึงต้องรองรับแบบพิมพ์ของเอกสารให้สามารถเลือกกำหนดได้ว่า จะแสดงมูลค่าตามสกุลเงินต่างประเทศ หรือแสดงเป็นมูลค่าตามสกุลเงินหลักตามกฎหมาย

ยังไม่รู้อัตราแลกเปลี่ยน

ในการทำงานจริง เป็นไปได้ที่ระหว่างจัดทำเอกสารยังไม่ทราบอัตราแลกเปลี่ยน ต้องเว้นว่างไว้ก่อน ซึ่งไม่มีผลหรือยังไม่จำเป็นในบางกรณี เช่น ใบส่งสินค้าหรือใบแจ้งหนี้ ที่ไม่ใช่ใบกำกับภาษี แต่สถานะทางบัญชีถือว่ายังไม่สมบูรณ์

ดังนั้นโปรแกรมจึงต้องเพิ่มความสามารถตรวจสอบเอกสารที่ไม่มีอัตราแลกเปลี่ยน ขณะเดียวกันต้องไม่สร้างความยุ่งยากกับการใช้งานสกุลเงินเดี่ยว (ไม่ต้องระบุสกุลเงิน) ของกิจการทั่วไป

เอกสารใดที่ระบุสกุลเงิน จะต้องมีอัตราแลกเปลี่ยนคู่กันเสมอ จึงถือว่าสมบูรณ์

กรณีไม่มีอัตราแลกเปลี่ยน โปรแกรมเลือกใช้วิธีลงบัญชีแบบผิดๆ ให้ตรวจพบได้ง่าย แทนที่จะปฏิเสธไม่ลงบัญชีซึ่งทำให้มีโอกาสตกหล่น และตรวจสอบจากปลายทางบัญชียากกว่า

ทศนิยม

อัตราแลกเปลี่ยนมักเป็นทศนิยมหลายตำแหน่งเช่น USD = 31.2345 แต่ระบบบัญชีมาตรฐานจะใช้กรอบทศนิยมเพียง 2 ตำแหน่ง ทำให้ผลการคำนวณเกิดความคลาดเคลื่อนง่าย

สมมติว่ามีรายการต้องบันทึกแยกประเภทพร้อมกัน 2 รายการเป็น รายได้ A และ รายได้ B ดังนี้

cr รายได้ A (1 USD) = 31.23
cr รายได้ B (1 USD) = 31.23

ขณะที่อีกด้านบัญชีบันทึกลูกหนี้จากยอดรวม

dr ลูกหนี้ (2 USD) = 65.47

จะเห็นว่า มีโอกาสที่ยอดรวมของฝั่ง dr กับ cr ไม่เท่ากัน หรืออีกกรณีหนึ่งเมื่อต้องกระทบยอดรายได้ตามรายการแยกประเภทกับรายได้ตามรายงานภาษีขาย (ที่คำนวณตามยอดรวม) ก็อาจเกิดความคลาดเคลื่อนได้เช่นกัน

คู่ค้า

ตามปกติคู่ค้าไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือผู้ขายที่ตกลงซื้อขายกันด้วยสกุลเงินใด ก็มักใช้สกุลเงินนั้นทุกครั้ง เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งาน เราสามารถออกแบบโปรแกรมให้เก็บข้อมูลสกุลเงินที่ใช้ผูกไว้กับข้อมูลคู่ค้า

Exchange Rates API

ธนาคารแห่งประเทศไทย (BOT) มีบริการ API สอบถามข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยน เราสามารถออกแบบโปรแกรมให้ดึงอัตราแลกเปลี่ยนมาใช้อัตโนมัติ ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน