ขณะที่นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ตอนหัวค่ำ ผมรู้สึกร้อนอบอ้าวแบบที่แรงพัดลมไม่ช่วยบรรเทา จนล่วงเวลาดึกคืนนั้นเองพายุฝนแรงจนต้องลุกตื่นมาตรวจประตูหน้าต่างในบ้าน พาลให้นอนไม่หลับ หวนนึกขึ้นมาได้ ธรรมชาติเขาส่งสัญญาณบอก แต่เรากลับละเลย
ทางธุรกิจอาจหมายถึง Weak Signal สัญญาณก่อนกระแสหลักของความเปลี่ยนแปลง
หากเชื่อถือโชคลางก็เป็น ลางสังหรณ์ เกิดจากความรู้สึกถึงปรากฏการณ์รอบตัวเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่อาจชี้ชัดไปที่สิ่งใดโดดๆ
จากสิ่งที่ดูเหมือนไม่น่าจะเกี่ยวข้อง สำหรับบางคนที่ถอดรหัสได้ อาจเห็นสัญญาณก่อนที่คลื่นความเปลี่ยนแปลงใหญ่จะตามมา
หลายสัปดาห์ที่ผ่านมา มีเรื่องสับสนปนเปหลายอย่างที่ประดังมาในเวลาไล่ๆ กัน หนึ่งในนั้นเป็นโจทย์เรื่องระบบภายในของสำนักบัญชี ตั้งต้นจากข้อสังเกตของเพื่อนเรา
"สำนักบัญชีใช้โปรแกรมทำบัญชีให้ลูกค้า ทำไมไม่ใช้โปรแกรมจัดการระบบตัวเอง?"
"อือ ก็จริง ผมก็ไม่เคยเห็น ERP ที่บอกว่าใช้กับธุรกิจสำนักบัญชี"
นำไปสู่คำถาม
"ERP สำหรับสำนักบัญชีควรเป็นอย่างไร?"
แรก ๆ ความเห็นก็ยังสับสนกันอยู่ เพราะภาพสำนักบัญชีในความคิดต่างคนก็แตกต่างกัน ควรนับรวมฟรีแลนซ์หรือสำนักบัญชีขนาดเล็กหรือไม่ จนกระทั่งปรับความเข้าใจให้ตรงกัน
ที่จริงแล้วสำนักบัญชีก็ไม่ต่างจากธุรกิจประเภทอื่น ถ้าคุณมีกิจการเล็ก ๆ เจ้าของยังดูแลเองได้ สามารถตัดสินใจจากสัญชาติญาณหรือประสบการณ์ตรง ก็อาจต้องการแค่อะไรง่าย ๆ ที่พอใช้งานได้ แต่ถ้าเมื่อไหร่กิจการใหญ่ขึ้น มีพนักงานมากขึ้น ลูกค้ามากขึ้น จำเป็นแบ่งเป็นฝ่ายแผนกต่าง ๆ มีหัวหน้าหรือผู้จัดการควบคุมดูแล ไม่มีใครสามารถรับรู้รายละเอียดของกิจกรรมที่เกิดขึ้นได้ทั้งหมดอีกแล้ว ต้องมีอะไรสักอย่างที่ช่วยสรุปรวบรวมข้อเท็จจริงเหล่านั้นมาแทนที่ประสบการณ์ตรง
เมื่อนั้นโปรแกรมที่ใช้จะต้องทำได้มากกว่าแค่ทำเอกสาร ไม่เหมือนตอนที่ยังเป็นกิจการเล็ก อาจต้องใช้มุมมองงานที่เกิดขึ้นในรูปแบบของ "กระบวนการ" หรือ "process" ว่าอยู่ในสถานะไหน จบแล้ว หรือกำลังดำเนินการ เช่น กระบวนการขายให้ลูกค้าครั้งหนึ่ง เริ่มจากออเดอร์ ส่งสินค้า จนจบที่รับชำระ แต่ละขั้นตอนย่อมมีผู้รับผิดชอบบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เพื่อบ่งบอกถึงความคืบหน้าหรือสถานะของกระบวนการนั้นให้ผู้ร่วมงานที่เกี่ยวข้องสามารถรับรู้ตรงกันได้
ตัวเลขสมมติที่เรากำหนดขึ้นมาคือ 100 ราย
สำนักบัญชีที่ดูแลลูกค้าประมาณ 100 ราย ควรมีระบบควบคุม ควรใช้ ERP เพื่อสรุปความคืบหน้า และสถานะการทำงาน เพื่อใช้ในการบริหารได้ และผมเชื่อว่าเป็นจุดที่จะตัดสินความแตกต่างระหว่างสำนักบัญชีที่มีระบบ ERP ใช้กับไม่มี ว่าจะยืนระยะได้นานเพียงใด สำนักบัญชีที่ดูแลลูกค้าประมาณ 100 ราย ควรมีระบบควบคุม ควรใช้ ERP เพื่อสรุปความคืบหน้า และสถานะการทำงาน เพื่อใช้ในการบริหารได้ และผมเชื่อว่าเป็นจุดที่จะตัดสินความแตกต่างระหว่างสำนักบัญชีที่มีระบบ ERP ใช้กับไม่มี ว่าจะยืนระยะได้นานเพียงใด รู้สึกตึงมือหรือยังสบาย ๆ เติบโตได้อีก
แล้ว ERP สำหรับสำนักงานบัญชีมีหน้าตาอย่างไร?
ผมลองสมมติภาพ กรณีงานเร่งด่วนของสำนักบัญชี คือ งานสรุปภาษีซื้อ, ภาษีขาย, หัก ณ ที่จ่าย ฯลฯ ทุกวันตอนเช้าหัวหน้าหรือผู้จัดการบัญชีสามารถเข้าโปรแกรมดูสถานะของลูกค้าทั้งหมดที่ดูแล
มีลูกค้ากี่รายที่ยังไม่ส่งเอกสารมาให้
มีลูกค้ากี่รายที่สรุปภาษีประจำเดือนยังไม่เสร็จ
มีลูกค้ากี่รายที่สรุปและยื่นภาษีประจำเดือนเสร็จแล้ว
มีลูกค้ากี่รายที่ติดปัญหา
มีลูกค้ากี่รายที่วางบิลแจ้งหนี้ค่าบริการประจำเดือนแล้ว
มีลูกค้ากี่รายที่ชำระค่าบริการประจำเดือนแล้ว
การควบคุมงานในภาพรวมและรายพนักงาน มีตั้งแต่การหาค่าปกตินับจากได้รับเอกสาร ใช้เวลานานเท่าไหร่จึงแล้วเสร็จ ไปจนถึงภาพรวมของการแจ้งหนี้และรับชำระค่าบริการของลูกค้า
ช่วงเวลาที่เหลือหลังจากผ่านพ้นเส้นตายยื่นภาษีทุกเดือน มักเป็นการบันทึกบัญชีเพื่อปิดงบตามรอบปีบัญชี
ลองจินตนาการดูว่า เราสามารถดูความคืบหน้าของการทำงานเหล่านี้ โดยไม่ต้องรอสอบถามพนักงานที่รับผิดชอบ หากไม่มีปัญหาหรือความผิดปกติก็ไม่ต้องยื่นมือลงไปแทรกแซง และทำให้เกิดโอกาสของความเป็นไปได้ใหม่ 2 ประการ
พนักงานบัญชีไม่จำเป็นต้องเข้ามาทำงานที่สำนักงาน
ผู้จัดการสามารถดูแลทีมใหญ่กว่าเดิมได้
ทั้งสองประการนี้ อาจช่วยให้เกิดความได้เปรียบในโมเดลอนาคตของธุรกิจสำนักบัญชี เงื่อนไขการทำงานยืดหยุ่นช่วยเปิดโอกาสให้หาและเลือกพนักงานบัญชีได้มากขึ้น และการมีเครื่องมือหรือระบบที่ดีช่วยให้ผู้จัดการบัญชีจำนวนน้อยได้ใช้ความสามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ
คำอธิบายยากตรงที่การตอบคำถามว่า "เป็นไปได้อย่างไร?"
ผมคิดถึงความเป็นไปได้สองระดับ ระดับประนีประนอม กับรื้อถอนความเคยชินเดิม ไม่ต่างจากการเข้าไปวางระบบ ERP ให้กับองค์กรสักแห่ง การเลือกกลวิธีแบบไหนขึ้นอยู่กับความแข็งแรงของวัฒนธรรมเดิม ทัศนะคติของคนทำงาน
เริ่มจากกล่าวถึงแนวทางที่สุดโต่งก่อน เพื่อให้เกิดการถกเถียงหาเหตุผลคัดค้านประเด็นที่เป็นไปไม่ได้ แล้วเราอาจจะมีทางออกที่ประนีประนอมก็ได้
ถ้าผมบอกว่า โปรแกรมบัญชีสำหรับกิจการ, โปรแกรมบัญชีสำหรับลูกค้าสำนักบัญชี และโปรแกรมบัญชีสำหรับบริหารสำนักบัญชี ไม่เหมือนกัน คุณจะเชื่อไหม?
ปัจจุบันการทำบัญชีของนักบัญชีอิสระและสำนักบัญชี มี 3 แนวทาง
เลือกใช้โปรแกรมเองไม่เกี่ยวกับลูกค้า รับเอกสารมาบันทึกเข้าใหม่เอง (รับลูกค้าได้ทุกแนว)
เลือกใช้โปรแกรมเอง แต่เอาข้อมูลจากลูกค้ามาโหลดเข้าไม่ต้องคีย์ใหม่ กรณีนี้ทั้งลูกค้าและผู้ทำบัญชีมักใช้โปรแกรมรุ่นเดียวกัน หรือลูกค้าเป็นผู้ใช้โปรแกรมตามสำนักบัญชี (ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้ สำหรับลูกค้าที่ทำงานเป็นระบบและปริมาณธุรกรรมมาก)
ใช้โปรแกรมคลาวด์ร่วมกับลูกค้า เป็นแนวทางใหม่ ผู้ทำบัญชีทำหน้าที่เสมือนเป็นแผนกบัญชีแบบเอาท์ซอร์สให้กิจการ
ทั้งสามแนวทางขึ้นอยู่กับขีดความสามารถของสำนักบัญชีเอง และคุณสมบัติของลูกค้าที่ไม่เหมือนกัน
หากลูกค้าเขียนบิลด้วยมือ หรือใช้โปรแกรมไม่เหมือนกับสำนักบัญชี หรือไม่สามารถโหลดข้อมูลจากโปรแกรมของลูกค้ามาใช้ได้ ก็ไม่มีทางเลือกอื่น นอกจากจำเป็นต้องใช้วิธีรับเอกสารมาบันทึกเข้าใหม่ แยกใช้โปรแกรมเป็นเอกเทศไม่เกี่ยวข้องกัน
ข้อดีของการคีย์ข้อมูลจากเอกสารด้วยตัวเองของสำนักบัญชี เป็นการยึดถือตามหลักฐานปฐมภูมิและได้ตรวจสอบความถูกต้องไปพร้อมกัน ขณะที่การโหลดข้อมูลมาใช้ต่อ หากจะได้ประโยชน์ในแง่ประหยัดเวลาจริงๆ ก็หมายถึงควรข้ามการตรวจสอบนั้นไปด้วย
ดังนั้นกับลูกค้าบางรายที่ทำงานไม่เป็นระบบ เรียกว่าค่อนข้างมั่ว มีตกหล่น แก้ไขข้อมูลย้อนหลังตลอดเวลา การรวบรวมเอกสารมาบันทีกบัญชีเองอาจจะง่ายกว่าโหลดข้อมูลมาใช้ต่อ หากเกิดความเสียหายยังสามารถพิสูจน์ขอบเขตความรับผิดชอบได้
นักบัญชีรุ่นใหม่มีความได้เปรียบ ในการเรียนรู้และใช้โปรแกรมคลาวด์ ขณะที่นักบัญชีรุ่นเก่าอาจมีความคุ้นเคยกับโปรแกรมที่ใช้มานานจนไม่อยากเปลี่ยนแปลง ซึ่งรูปแบบการทำงานร่วมกันในโปรแกรมเดียวกัน มีข้อดีและข้อเสียที่ต้องประเมิน โดยเฉพาะการรับมือกับลูกค้าที่ทำงานไม่เป็นระบบ อาจผลักภาระการแก้ปัญหาทางบัญชีมาให้ แต่ข้อดีของการทำงานแบบนี้ เนื่องจากข้อมูลบัญชีเก็บอยู่ในโปรแกรมของลูกค้า หากไม่โอเคคุณสามารถบอกเลิกได้ง่ายกว่า กลับกันลูกค้าก็สามารถบอกเลิกได้ง่ายเช่นกัน
"โปรแกรมใช้ทำบัญชีให้ลูกค้า เชื่อมโยงกับ ERP ส่วนกลาง"
เท่าที่เคยเห็นการทำงานของสำนักบัญชี แทบทุกแห่งใช้โปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจทั่วไปซึ่งออกแบบมาสำหรับกิจการเดี่ยว หรืออีกนัยหนึ่งผู้ทำบัญชีพยายามจำลองตัวเองเป็นแผนกบัญชีของกิจการนั้น ๆ เคยมีใครตั้งคำถามบ้างไหมว่า ทำไมไม่มีโปรแกรมบัญชีสำหรับสำนักบัญชี
กระบวนการทำงานในส่วนของกิจการ เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นตามเวลาจริง วันนี้ขายสินค้าให้ลูกค้าจึงเปิดบิลใบกำกับภาษี หรือเมื่อได้รับชำระจึงเปิดใบเสร็จรับเงินตามวันนั้น ๆ
ขณะที่กระบวนการบัญชีอิสระเป็นการรวบรวมหลักฐานจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในอดีต เพื่อพิสูจน์ผลการดำเนินงานดังกล่าวว่าถูกต้องตรงกัน
ยกตัวอย่าง การขายเงินเชื่อ
หากเป็นโปรแกรมสำหรับกิจการจะมองเป็นกระบวนการต่อเนื่อง เริ่มจากใบส่งสินค้าทำให้เกิดสถานะค้างชำระ หลังจากนั้นเมื่อได้รับชำระจึงมีใบเสร็จรับเงิน ย้อนกลับไปปรับสถานะของใบส่งสินค้านั้นเป็นชำระแล้ว เพราะจำเป็นต้องมีคัดแยกบิลที่ชำระแล้ว ออกจากบิลที่ค้างชำระเพื่อความสะดวกสำหรับงานวางบิลแจ้งหนี้
ขณะที่การพิสูจน์ทางบัญชี อาศัยใบส่งสินค้ามาตั้งยอดบัญชีลูกหนี้ และใบเสร็จรับเงินล้างยอดบัญชีลูกหนี้ หากถูกต้องตรงกันพอดีจะไม่มียอดค้างในบัญชีลูกหนี้ โดยไม่จำเป็นต้องสนใจสถานะเอกสารแบบกระบวนการของกิจการ
ระบบครัวของร้านอาหารที่มีลูกค้าไม่เกิน 5 โต๊ะ กับร้าน 20 โต๊ะเหมือนกันหรือไม่ แล้วถ้าเป็นสวนอาหาร 100 โต๊ะล่ะ ผมเชื่อว่าถ้าเป็นระดับนั้น เราจะไม่มองแค่ระบบครัว แต่ต้องเห็นความเชื่อมโยงที่ต้องประสานกันตั้งแต่การเปิดโซนพื้นที่, การรับออเดอร์, ขีดความสามารถของครัว, การเปิด-ปิดโต๊ะของแคชเชียร์ ฯลฯ และมีผู้จัดการที่สามารถเห็นภาพรวมเพื่อดูแลได้
สำนักบัญชีที่มีลูกค้า 100 รายก็เช่นกัน ผมคิดถึงโปรแกรมที่ทำงานในวิถีบัญชี ไม่ใช่ทำงานแบบกิจการ และเงื่อนไขสำคัญ โปรแกรมนั้นควรสามารถสรุปสถานะงานของลูกค้าแต่ละราย และมีช่องทางให้ ERP ดึงข้อมูลนั้นเพื่อนำมาใช้บริหารจัดการได้ เช่นเดียวกับการดูแลลูกค้าที่ใช้บริการร้านอาหาร
หากไม่มีโปรแกรมที่สรุปสถานะมารวมศูนย์ได้ ผมเคยเห็นไอเดียที่ยอดเยี่ยมโดยใช้ Google Sheets หรือ Excel แชร์ให้พนักงานช่วยกันบันทึกความคืบหน้าของงานที่ตนเองรับผิดชอบ แค่นี้ก็พอใช้ได้แล้ว ถือว่าเป็นการเริ่มต้นและเตรียมความพร้อมแบบประนีประนอม ยังไม่ต้องเปลี่ยนแปลงอะไรมาก
"เปลี่ยนกระดาษเป็นภาพถ่ายหรือไฟล์ดิจิตัล"
ข้อเสนอนี้เผชิญแรงต้านมหาศาล จากความไม่พร้อมหลายด้าน ตั้งแต่ความเชื่อ ความเคยชินของผู้คนที่เกี่ยวข้อง ไปจนถึงเทคโนโลยีของอุปกรณ์ที่ยังไม่สามารถข้ามผ่านความคุ้มค่าในการลงทุน และโปรแกรมที่ยังไม่เอื้อต่อการทำงาน
ในความคิดสุดโต่งของผม เริ่มตั้งแต่เปลี่ยนกระบวนการส่งเอกสารของกิจการที่ไม่ต้องรอจนสิ้นเดือนแล้วรวบรวมใส่ซองเอามาให้ แต่ระหว่างเดือนสามารถทะยอยสแกนเป็นภาพหรือ pdf แล้วแชร์ให้สำนักบัญชีนำไปใช้
เมื่อเป็นเช่นนั้น ความเคยชินของนักบัญชีที่ต้องสัมผัสกระดาษเป็นแผ่น ๆ เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าโปรแกรมจะต้องเปลี่ยนไป จอซีกซ้ายเปิดรูปภาพเอกสาร จอซีกขวาป้อนข้อมูลตามนั้น ดูเหมือนไม่ยาก แต่สำหรับผู้ที่ไม่เคยชิน หรืออุปกรณ์ (จอภาพ) ไม่พร้อม รวมไปถึงคุณภาพของภาพที่สแกนมาบางครั้งอาจไม่ชัดเท่าเห็นของจริง ล้วนทำให้เกิดข้ออ้างจากปัญหาเหล่านั้นแล้วบอกว่า ยากกว่า ลำบากกว่าวิธีเดิม ทำไม่ได้หรอก
หากการทำงานเริ่มจากเอกสารที่ได้รับในรูปแบบดิจิตัล ทำให้สามารถประเมินขนาดของงานได้จากจำนวนไฟล์ภาพ หากสามารถออกแบบวิธีทำทะเบียนและเชื่อมโยงกับโปรแกรมบัญชี ตรวจสอบว่าไฟล์ภาพเหล่านั้นได้นำไปบันทึกบัญชีครบถ้วนแล้วหรือยัง กลายเป็นการตรวจสอบความคืบหน้า โดยไม่ต้องรอให้ใครมารายงาน
เดิมพันที่สำคัญของการมีโปรแกรมบัญชีที่เชื่อมโยงกับไฟล์เอกสาร อยู่ตรงที่สามารถทะลายข้อจำกัดที่ห้ามเอาแฟ้มเอกสารกลับไปทำงานที่บ้าน เปิดโอกาสให้คนของสำนักบัญชีทำงานแบบยืดหยุ่นได้มากขึ้น
"งานที่ช่วยกันทำได้"
จากจุดเริ่มต้นเปลี่ยนกระดาษเป็นไฟล์ดิจิตัล นำไปสู่ความเป็นไปได้ใหม่ กระจายงานให้ช่วยกันทำได้ โดยไม่ต้องกลัวเอกสารหาย
ผมมีเรื่องเล่า
ครึ่งหลังของปีที่ผ่านมา เราได้ความอนุเคราะห์จากสำนักบัญชีแห่งหนึ่งช่วยสแกนเอกสารของลูกค้ามาให้ทันทีที่ได้รับช่วงต้นเดือน ทางเราเตรียมทีมทำงานเป็นพนักงานบันทึกข้อมูล เพื่อสรุปรายงานภาษีซื้อขายส่งคืนกลับไป
ปกติการทำงานของสำนักบัญชี มักกำหนดตัวผู้รับผิดชอบลูกค้าชัดเจน เหมือนแบ่งงานเป็นจ๊อบตามลูกค้า วันไหนที่ลูกค้าตนเองรับผิดชอบไม่ส่งเอกสารมา ก็จะเป็นฟรีไทม์ แต่หากวันไหนประดังเข้ามาพร้อมกันก็จะเหนื่อยหน่อย
เราพยายามพิสูจน์ว่างานคีย์ข้อมูลภาษีซื้อขายเป็นงานที่ไม่ต้องใช้ความรู้ความชำนาญมากนัก เหมาะสำหรับเป็นเวทีฝึกฝนนักบัญชีระดับเริ่มต้น เมื่อมีงานเข้ามาหากช่วยกันทำได้ก็จะเสร็จเร็ว เป็นการเกลี่ยงานให้ทุกคน ไม่ต้องมีวันที่ยุ่งมาก กับวันที่ว่างรองานเข้ามา
หากเชื่อว่ามีงานบางประเภท ที่สามารถแบ่งกันทำได้
ทำอย่างไร?
จากไฟล์ภาพที่สำนักบัญชีสแกนส่งมา เราดัดแปลงโปรแกรมให้สร้างทะเบียนภาพที่รอบันทึกบัญชีขึ้นมาก่อน หลังจากนั้นก็ทำกลไกจ่ายงานให้ทีมที่รออยู่ สมมติให้คนของเรา 3–4 คนที่ออนไลน์อยู่เป็นนักบัญชีอิสระ โปรแกรมก็จะสุ่มภาพที่รอบันทึกเป็นล็อตเล็ก ๆ ประมาณ 10 ภาพ แจกจ่ายให้แต่ละคนไม่ซ้ำกัน เมื่อทำเสร็จแล้วก็สามารถร้องของานเพิ่ม จนกว่าจะหมด
นอกจากโปรแกรมจะช่วยจ่ายงานแล้ว โปรแกรมยังช่วยสรุปผลงานของแต่ละคนว่าทำได้เท่าไหร่ ที่จริงผมคิดไปไกลถึงความเป็นไปได้ที่จะเปลี่ยนการจ่ายค่าแรงแบบเหมาเป็นนับจำนวน transaction ด้วยซ้ำ
"งานที่ (ควร) รับผิดชอบคนเดียว"
Kahneman (Thinking Fast and Slow) อธิบายกลไกการทำงานของสมองของเราว่ามี 2 ระบบ
คิดเร็ว สามารถทำหลาย ๆ อย่างได้พร้อมกัน คุณสามารถขับรถพร้อมกับตอบโจทย์เลข 3 คูณ 5 เท่ากับเท่าไหร่
คิดช้า จะต้องหยุดทุกอย่างเพื่อจดจ่อคิดอยู่เรื่องเดียว เพื่อหาคำตอบว่า 33 คูณ 55 เท่ากับเท่าไหร่ อาจทำให้คุณไม่ทันสังเกตเห็นสัญญาณไฟเบรคของรถคันข้างหน้า
งานบัญชีที่สามารถใช้ระบบคิดเร็ว คือ งานบันทึกภาษีประจำเดือน รวมไปถึงงานบันทึก transaction ทางบัญชี สามารถมะรุมมะตุ้มช่วยกันทำได้
แต่งานหลังจากนั้น ต้องใช้ระบบคิดช้า ควรมีคนรับผิดชอบแต่ละขั้นตอนเพียงคนเดียว ได้แก่ การตรวจสอบความเชื่อมโยง และความสมเหตุผลในการลงบัญชี ไปจนถึงปิดงบให้ถูกต้องเหมาะสม
นักบัญชีบางคน แค่เห็นตัวเลขบางตัวในงบก็บอกได้ว่า ตรงนี้ผิดปกติ
ประสบการณ์ทำให้นักบัญชีบางคน มองเห็นแพทเทิร์นของความสัมพันธ์ของตัวเลข เช่น ลูกหนี้บางรายมียอดเดบิตและเครดิตล้อกันเป็นรอบทุกสองเดือน แล้วบังเอิญมียอดเขย่งค้างยกข้ามมาหลายเดือน อาจเป็นความผิดปกติเพราะบันทึกบัญชีผิดพลาด หรือได้รับเอกสารมาไม่ครบ
บางครั้งเมื่อขึงงบออกมาเป็นงวด 12 เดือน ทำให้เห็นความสม่ำเสมอของบัญชีค่าใช้จ่ายประจำหลายตัว หากเดือนไหนมีตัวเลขสูงโด่งหรือต่ำเตี้ยหรือขาดหายไป ก็เป็นสัญญาณของความผิดปกติได้
มีอยู่เรื่องหนึ่งที่ผมได้แต่คิดสงสัยไว้ในใจ ที่นักบัญชีอาวุโสมีสายตาเฉียบคมเก่งกาจปานนั้น อาจเป็นเพราะความขาดแคลนเครื่องมือในการตรวจสอบ
สมมติว่า มีโปรแกรมที่สามารถดูงบการเงิน แล้ว zoom เข้าไปดู transaction ของรหัสบัญชีที่น่าสงสัย และ transaction ก็มีภาพของเอกสารที่ใช้ลงบัญชีแนบอยู่ด้วย เรียกว่าสามารถสาวถึงต้นตอได้ จะช่วยให้งานตรวจบัญชีง่ายขึ้น หรือเสียเวลามากกว่าเดิม
พึงระลึกไว้ด้วยว่า งานบัญชีของสำนักบัญชีทำเพื่อยื่นงบและภาษีเงินได้ ดังนั้นระดับความละเอียดของการบันทึกบัญชี รวมถึงการจัดหมวดหมู่ทางบัญชี จึงไม่จำเป็นต้องเท่ากับบัญชีเพื่อใช้บริหาร โดยทั่วไปงานจ้างทำบัญชีมักเป็นรอบ ๆ ตามปีภาษี ดังนั้นเป้าหมายของการส่งงานจึงอยู่ที่ ทำให้ยื่นภาษีได้สำเร็จในรอบบัญชีนั้น ๆ วิชาทำบัญชีให้ยื่นงบได้ถูกใจใช้ผู้ตรวจ (สรรพากร) ไม่มีสอนในตำรา
"ความโปร่งใสสำหรับลูกค้า"
ใจเขาใจเรา ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการรวบรวมเอกสารส่งให้สำนักบัญชี พร้อมกับจ่ายค่าบริการทุกเดือน แต่ไม่เห็นว่าสำนักบัญชีทำอะไรที่เป็นรูปธรรม คุณจะรู้สึกอย่างไร
มีทั้งสำนักบัญชีที่หมกงานโดยเจตนา และมีลูกค้ามากจนทำงานไม่ทัน
หากมีระบบบริหารสำนักงาน ที่สามารถติดตามความคืบหน้าของงานลูกค้าได้ ผลพลอยได้ที่ตามมาคือ ความ Luxury ในสายตาลูกค้า ที่สำนักบัญชีอื่นทำตามได้ยาก เราสามารถแจกแจงความคืบหน้านั้นให้ลูกค้าได้รับรู้ หรือแม้กระทั่งเปิดให้เข้ามาตรวจสอบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
"ทำไมไม่จับปลาเพิ่มล่ะ"
ทั้งหมดที่เล่ามายืดยาว เป็นเพียงไอเดียจากคุยกันเล่น ๆ ถึง Game Changer ในโมเดลสำนักบัญชี เริ่มจากโยนประเด็นว่าไม่เห็นสำนักบัญชีใช้แนวทาง ERP สมัยใหม่บริหารงานของตัวเอง นำไปสู่การอภิปรายต่อยอดว่าแล้ว ERP นั้นควรมีหน้าตาอย่างไร ทำอะไรบ้าง
เป็นความจริงที่เรามีผู้ประกอบการทั้งดีและแย่ มีทั้งพยายามทำงานให้ง่ายและถูกต้อง กับพยายามหาทางซิกแซกเพื่อผลประโยชน์ระยะสั้น แต่ส่วนใหญ่มักเป็นกลุ่มที่รู้เรื่องบัญชีภาษีในระดับน้อยถึงปานกลาง จึงต้องใช้บริการจากผู้ที่แม่นยำกว่า และกลับกันผู้รับทำบัญชีก็มีหลายเฉด และสิ่งที่ผมคิดอาจเป็นไปได้เฉพาะในกรณีที่เฉดบางเฉดของทั้งสองฝั่งในเงื่อนไขที่สอดคล้องกัน
เรื่องหนึ่งที่ตอบไม่ได้ อยากเห็นสำนักบัญชีจะเติบโตจากลูกค้าหลักร้อยเป็นหลักพันไปทำไม?
มันเป็นความย้อนแย้งที่ผมก็ไม่รู้คำตอบ
บังเอิญอ่านหนังสือ "ความเรียบง่าย" ของ จอห์น เลน แล้วเจอหน้านี้พอดี
"ทำไมไม่จับปลาล่ะ" เจ้าของโรงงานอุตสาหกรรมถาม
"ก็วันนี้ผมจับปลาได้พอแล้วนี่ครับ"
"แล้วทำไมไม่จับเพิ่มล่ะ"
"จะให้ผมเอาไปทำอะไร"
"ก็เอาไปขายให้ได้เงินมากๆ แล้วคุณก็จะได้ซื้อเครื่องยนต์มาติดตั้งไว้ในเรือ จะได้ออกไปที่ลึกๆ จับปลาได้มากขึ้นไง แล้วคุณก็จะมีเงินไปซื้ออวนไนลอน จะได้จับปลามากขึ้นไปอีก มีเงินมากขึ้น ไม่นานคุณก็จะมีเงินมากพอซื้อเรือได้สองลำ หรือซื้อฝูงเรือได้เลย คุณก็จะรวยขึ้นเหมือนผมไง"
"แล้วต่อจากนั้นผมจะทำอะไรล่ะครับ"
"คุณก็จะได้นั่งสบายๆ หาความสุขให้กับชีวิต"
"แล้วคุณคิดว่าตอนนี้ผมกำลังทำอะไรอยู่ล่ะครับ"
Comments