โปรแกรม Next-Scraft ออกแบบมาให้สามารถตั้งหมวดบิลได้ไม่จำกัด และมีคำสั่งที่ใช้ตั้งค่าคุณสมบัติของบิลแต่หมวดเพื่อทำงานแตกต่างกันได้ สำหรับบทความนี้จะขอยกตัวอย่างคุณสมบัติที่สำคัญ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ในการประกอบธุรกิจส่วนใหญ่มีระบบเอกสารคล้ายกัน เพราะมีกฏหมาย(ภาษี) เป็นกรอบให้ปฏิบัติ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าทุกกิจการจะต้องมีระบบเอกสารเหมือนกัน แม้กระทั่งกิจการที่ทำธุรกิจประเภทเดียวกัน ก็ยังมีขั้นตอนการทำงานไม่เหมือนกัน ส่งผลให้ระบบเอกสารภายในองค์กรแตกต่างกันได้
หมวดบิล
ในกิจการหนึ่งสามารถมีใบกำกับภาษีได้กี่หมวด คำตอบคือ ไม่จำกัด กฏหมายไม่ได้กำหนดไว้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในการบริหารจัดการภายในองค์กรของเราเอง คุณอาจแยกมีใบกำกับภาษีขายสินค้า เป็นคนละหมวดกับใบกำกับภาษีค่าบริการ หรือแยกหมวดใบกำกับภาษีขายเครดิต ออกจากหมวดขายเงินสด หรือแยกหมวดใบกำกับภาษีช่องทางออนไลน์ ออกจากช่องทางขายทั่วไป
ข้อดีของการตั้งหมวดบิลได้อิสระ ช่วยให้คุณออกแบบวิธีบริหารจัดการธุรกิจของคุณให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยไม่ติดข้อจำกัดของโปรแกรม
ข้อเสียคือไม่สามารถเริ่มต้นใช้งานโปรแกรมได้ทันที ต้องออกแบบและตั้งหมวดบิลขึ้นมาก่อน
ทางเดินเอกสาร
ธุรกรรมขายที่ง่ายที่สุดในทางบัญชี คือ การขายสินค้าเงินสด เพราะเหตุการณ์ทั้งหมดเกิดขึ้นและจบภายในเอกสารใบเดียว แต่น่าเสียดายที่ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้ง่ายอย่างนั้น ธุรกรรมขายอาจกินเวลาหลายวัน หรือหลายเดือนกว่าจะจบสิ้นกระบวนการ ตั้งแต่สั่งสินค้าไปจนถึงรับชำระเรียบร้อย กิจการจึงต้องมีเอกสารหลายหมวดเพื่อทำหน้าที่บันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ณ เวลาที่แตกต่างกัน
ทีมพัฒนาที่วางระบบเอกสารนอกจากมีความรู้ความเข้าใจโปรแกรมแล้ว ต้องมีความรู้และเข้าใจธรรมชาติของธุรกิจด้วย รู้จักโครงสร้างองค์กรหรือขีดความสามารถของคนทำงานของแต่ละกิจการที่แตกต่างกัน ว่ามีใครหรือแผนกใดมีขอบเขตความรับผิดชอบงานส่วนไหนบ้าง จึงสามารถออกแบบระบบงานที่เหมาะสมกับกิจการนั้นๆ กำหนดหมวดบิลและทางเดินเพื่อใช้งานในขั้นตอนต่างๆ ได้
การส่งผ่านข้อมูลระหว่างเอกสาร
กลไกพื้นฐานของโปรแกรม ที่ช่วยให้การทำงานสะดวกรวดเร็วคือ การดึงข้อมูลหรือรายละเอียดจากเอกสารต้นทาง มาใช้กับเอกสารหมวดถัดไปโดยไม่ต้องคีย์ใหม่ทุกครั้ง สามารถทำได้ 3 วิธีด้วยกัน
1. ใช้อ้างถึง
เริ่มจากเปิดเอกสารใหม่ ใส่เลขที่เอกสารต้นทาง ในช่องอ้างถึง โปรแกรมจะคัดลอกรายละเอียดมาใส่ให้อัตโนมัติ เช่น ชื่อที่อยู่ และรายการสินค้าภายในบิล วิธีนี้ใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องตั้งค่าใดๆ แต่มีความไม่สะดวกตรงที่ผู้ใช้ต้องรู้เลขที่เอกสารก่อน เพื่อเอามาคีย์ใส่เอง หากต้องการควบคุมละเอียดว่าต้องการให้โปรแกรมคัดลอกข้อมูลเฉพาะส่วนไหนบ้างก็สามารถทำได้ โดยการตั้งค่าเพิ่มเติม
2. ใช้ส่งต่อ
เริ่มจากค้นหาเอกสารต้นทางที่ต้องการ แล้วใช้งานคำสั่ง "ส่งต่อ" กรณีนี้ผู้วางระบบจะช่วยตั้งค่าให้ว่า เอกสารต้นทางหมวดนั้น ขั้นตอนต่อไปสามารถส่งต่อไปให้เอกสารหมวดไหน ช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานได้ วิธีนี้ไม่ต้องรู้เลขที่เอกสาร ผู้ใช้สามารถค้นหาจากชื่อ ฯลฯ เมื่อเจอเอกสารที่ต้องการแล้วก็ส่งต่อ เพื่อเปิดเอกสารใหม่ พร้อมทั้งใส่เลขที่อ้างถึงให้อัตโนมัติ
3. ใช้ค้างเคลียร์
เริ่มต้นจากเปิดเอกสารใหม่ แล้วเปิดแทป "ค้างเคลียร์" เลือกพนักงานขาย ชื่อผู้เกี่ยวข้อง(ลูกค้า) ที่ต้องการ ให้โปรแกรมแสดงรายการเอกสารที่ยังไม่เคยใช้อ้างถึงหรือส่งต่อมาให้เลือก วิธีนี้มีความพิเศษอยู่ที่สามารถเลือกต้นทางได้มากกว่า 1 ใบ ทำให้สามารถรวบเอกสารต้นทางหลายใบ มาเปิดเอกสารใหม่ใบเดียวกันได้ เช่น กรณีทำใบวางบิลหรือแจ้งหนี้รวม
สถานะค้าง (Flow State)
ในหัวข้อที่แล้วได้กล่าวถึง "ค้างเคลียร์" ที่เป็นสถานะเอกสารอย่างหนึ่ง เป็นกลไกที่โปรแกรมใช้ตรวจสอบความคืบหน้าของกระบวนการทำงาน ตามขั้นตอนต่างๆ ซึ่งล้อไปกับการออกแบบทางเดินเอกสารนั่นเอง คราวนี้จะขออธิบายถึงสถานะ "ค้าง" แบบต่างๆ ที่ใช้ประกอบการออกแบบทางเดินเอกสาร
1. ค้างเคลียร์ (back reference)
เมื่อเปิดบิลใบใหม่ โดยอ้างถึงและดึงรายละเอียดของบิลต้นทางไปใช้ เราสามารถออกแบบให้บิลใบใหม่นั้น สร้าง back reference กลับไปบันทึกเพื่อบอกบิลต้นทางให้รับรู้
ตัวอย่างการใช้ประโยชน์กลไกนี้ คือ flow ระหว่าง ใบส่งสินค้า กับ ใบวางบิล - ใบส่งสินค้าที่ออกใบวางบิลแล้ว จะไม่เอามาออกใบวางบิลซ้ำ
2. ค้างชำระ (back reference with pay)
กลไกนี้ นอกจากสร้าง back reference แล้ว ยังสร้าง reverse amount กลับไปบันทึกที่บิลต้นทางด้วย ดังนั้นบิลต้นทางแต่ละใบ สามารถตรวจสอบ ระหว่างมูลค่าของบิลตนเอง กับมูลค่าของ reverse amount ที่เกิดจากบิลอื่นบันทึกเข้ามา หากยังมีค่าไม่เท่ากัน แสดงว่าบิลนั้นยังคงมีสถานะค้างชำระ
ตัวอย่างการใช้ประโยชน์กลไกนี้ คือ flow ระหว่าง ใบส่งสินค้า กับ ใบรับเงิน - เมื่อทำใบส่งสินค้าจะเกิดยอดค้างชำระ และเมื่อได้รับชำระจะออกใบรับเงิน กลับมาตัดยอดค้างชำระที่ใบส่งค้า
3. ค้างสต็อก (back reference with stock flow)
กลไกนี้ นอกจากสร้าง back reference แล้ว ยังสร้าง reverse stock กลับไปบันทึกที่บิลต้นทางด้วย ดังนั้นบิลต้นทางแต่ละใบ สามารถตรวจสอบ ระหว่างจำนวนสินค้าจากรายการในบิลตนเองเปรียบเสมือนเป็นยอดตั้งค้าง เทียบกับจำนวนสินค้าของ reverse stock ที่เกิดจากบิลอื่นบันทึกเข้ามาเพื่อตัดยอดค้าง หากยังมีค่าไม่เท่ากัน แสดงว่าบิลนั้นยังเคลียร์ไม่หมด ยังคงมีสถานะค้างสต็อก
ตัวอย่างการใช้ประโยชน์กลไกนี้ คือ flow ระหว่าง ใบยืนยันขาย(รับคำสั่งซื้อ) กับ ใบส่งสินค้า - เมื่อทำใบยืนยันขาย จะเกิดยอดสินค้าค้างส่ง และเมื่อส่งสินค้าจะมีใบส่งสินค้ากลับมาตัดยอดค้างส่งที่ใบยืนยันขาย
ตัวอย่าง Document Flow
ขอยกตัวอย่างการออกแบบ Document Flow ของทีมพัฒนา ที่เจอบ่อยๆ สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางออกแบบเอกสารพื้นฐานสำหรับธุรกิจทั่วไป
1. ใบเสนอราคา >> ใบยืนยันขาย
งานขายส่วนใหญ่มักจะเริ่มต้นจาก การทำใบเสนอราคา (Quotation) ให้กับลูกค้าก่อน อาจมีการต่อรอง ขอแก้ไขรายละเอียด โดยการออกใบเสนอราคาใหม่ที่อ้างถึงใบเสนอราคาเดิม และเมื่อลูกค้าตกลงซื้อสินค้าตามใบเสนอราคา ด้วยการเอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase Order) มาให้ หรือแจ้งยืนยันด้วยวิธีอื่น เราก็สามารถทำงานโดย "ส่งต่อ" จากใบเสนอราคา มาเปิดใบยืนยันขายได้ทันที
ข้อมูลของใบเสนอราคาที่เสนอให้ลูกค้าแต่ละราย จึงกลายเป็นประวัติที่มีสถานะแตกต่างกัน สามารถใช้วิเคราะห์ในแง่มุมต่างๆ ดังนี้
ใบเสนอราคา ที่สำเร็จ (เกิด flow ใบยืนยันขาย)
ใบเสนอราคา ที่แก้ไข (เกิด flow ใบเสนอราคา)
ใบเสนอราคา ที่ไม่สำเร็จหรือรอติดตาม (ไม่เกิด flow และพิจารณาจากวันที่ของใบเสนอราคา)
ประวัติใบเสนอราคาของลูกค้าแต่ละราย ช่วยให้เราเห็นภาพต่อไปนี้
ลูกค้ารายไหนที่ขอใบเสนอราคา แต่ไม่สั่งซื้อ มี success rate ต่ำ เป็นไปได้ว่า เราสู้คู่แข่งไม่ได้ หรืออยู่ในสถานะคู่เทียบราคาอยู่
ลูกค้าแต่ละรายใช้เวลาในการตัดสินใจสั่งซื้อนานแค่ไหน การใช้เวลานาน อาจหมายถึงมีคู่แข่ง ต้องรอเทียบราคา หรือต่อรองราคาก่อน
ซึ่งเรื่องเหล่านี้ เป็นส่วนหนึ่งในความรับผิดชอบของทีมพัฒนาจะต้องรับฟังความต้องการของผู้บริหาร พิจารณาความพร้อมของข้อมูล และผู้ใช้ที่ทำงานในขั้นตอนต่างๆ แล้วจัดทำขึ้นมาตามความเหมาะสม เช่น หลังจากเปิดใบเสนอราคามาแล้ว 2 ปี เริ่มมีข้อมูลสะสมของใบเสนอราคามากพอที่จะใช้วิเคราะห์
2. ใบยืนยันขาย >> ใบส่งสินค้า(ใบกำกับภาษี)
เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า จะเกิดเหตุการณ์ในระบบงานคือ การยืนยันขายโดยเปิดใบยืนยันขาย (Order Confirmation) ในบางธุรกิจอาจเริ่มต้นมาจากขั้นตอนเสนอราคา บางธุรกิจที่ไม่มีการเสนอราคาก็อาจเริ่มต้นจากขั้นตอนนี้เลย
เมื่อเปิดใบยืนยันขาย สถานะ "ค้างส่ง" จะเกิดขึ้นอัตโนมัติ จนกว่าจะมีการส่งมอบสินค้า ซึ่งจะมีใบส่งสินค้า (Delivery Invoice) ที่อ้างถึงใบยืนยันขายนั้นเกิดขึ้น
ใบยืนยันขาย ที่สำเร็จ (เกิด flow ใบส่งสินค้า)
ใบยืนยันขาย ที่ค้างส่ง (ยังไม่เกิด flow)
จุดที่เกิดความแตกต่างกันของ Workflow ในแต่ละธุรกิจอยู่ที่ขั้นตอนระหว่าง ยืนยันขายกับส่งมอบสินค้า เพราะเกี่ยวพันกับโครงสร้างองค์กร ทำให้การแบ่งขั้นตอนการทำงานไม่เหมือนกัน ซึ่งเราสามารถออกแบบหมวดบิลเพิ่มเติม เพื่อรองรับขั้นตอนการทำงานเหล่านั้นได้
บางที่จะมีขั้นตอนของ Warehouse & Logistic เพิ่มเข้ามา เช่น ต้องวางแผนนัดหมายการจัดส่ง ลูกค้าสั่งซื้อแล้ว แต่ให้ส่งสินค้าต้นเดือนหน้า ก็จะมี ใบสั่งจัดสินค้า เป็น flow ที่เพิ่มเข้ามา เพื่อให้ Warehouse ทำงานตาม ใบสั่งจัดสินค้า ไม่ใช่เบิกของตามใบยืนยันขาย ซึ่งหากต้องการบริหารคลังสินค้าด้วย อาจเลือกใช้ flow แบบ "ค้างสต็อก" แทน "ค้างเคลียร์" ช่วยให้รองรับงานทะยอยส่งสินค้าได้ด้วย
3. ใบส่งสินค้า(ใบกำกับภาษี) >> ใบเสร็จรับเงิน
ธุรกิจที่ขายเครดิต ไม่ได้เก็บเงิน ณ วันที่ส่งสินค้า บางแห่งต้องวางบิลหรือแจ้งหนี้ก่อน บางแห่งเมื่อถึงกำหนดสามารถรับชำระหรือโอนเข้ามาเลย
ใบส่งสินค้าทุกใบจะมีสถานะเป็นบิลค้างชำระ จนกว่าจะได้รับชำระ จึงเปิดใบเสร็จรับเงินเพื่อแสดงหลักฐานการรับชำระ ขณะเดียวกันก็ไปหักยอดค้างชำระกับใบส่งสินค้า กรณีนี้ใบเสร็จรับเงิน จะใช้ flow "ค้างชำระ" เลือกใบส่งสินค้าที่มีสถานะค้างชำระมาตัดยอด
รูปแบบของใบเสร็จรับเงิน โดยทั่วไปจะมี 2 แบบ คือ แบบหนึ่งต่อหนึ่ง กรณีนี้ใบเสร็จรับเงินจะแสดงรายละเอียดรายการสินค้าเหมือนกับใบส่งสินค้า กับอีกแบบที่เจอกันมากในธุรกิจ B2B คือ แบบหนึ่งต่อหลาย รวบยอดจากใบส่งสินค้าหลายใบ มาเป็นใบเสร็จรับเงินใบเดียว กรณีนี้รายการในใบเสร็จรับเงินจะแสดงเฉพาะยอดค้างชำระของบิลหรือใบส่งสินค้าแต่ละใบ โดยไม่ต้องแจกแจงรายการสินค้า
ทีมพัฒนา (Implementation Team)
เรื่องสุดท้ายที่อยากจะกล่าวถึง เมื่อคำนึงการใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพของโปรแกรม ผู้ใช้ไม่ควรออกแบบหรือวางระบบเอง การใช้บริการจากทีมพัฒนาที่รู้จักขีดความสามารถของโปรแกรมเป็นอย่างดี มีความรู้เรื่องพื้นฐานของธุรกิจที่หลากหลายอยู่แล้ว จะสามารถทำความเข้าใจกับธุรกิจหรือระบบงานเดิมของลูกค้าโดยใช้เวลาน้อยกว่าที่ลูกค้าจะเรียนรู้โปรแกรมเพื่อออกแบบระบบกันเอง ซึ่งระยะเวลาที่เริ่มต้นระบบใหม่ได้เร็ว หมายความว่าจะช่วยลดความสูญเสียที่เกิดจากการลองผิดลองถูก ในช่วงเปลี่ยนผ่าน
การออกแบบหมวดบิลที่เหมาะสม แล้วประกอบกันให้กลายเป็น Document Flow ให้สอดคล้องกับการทำงานกิจการ ตามที่อธิบายหลักการข้างต้น ยังมีรายละเอียดปลีกย่อยอีกมาก ซึ่งผู้ใช้เองก็ไม่จำเป็นต้องเรียนรู้ลึกลงไปถึงรายละเอียดขนาดนั้น ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของทีมพัฒนาคอยดูแลตั้งค่า และคอยปรับปรุงระบบเมื่อกิจการเจริญเติบโตในอนาคต
Sathit J.
Jan 2022
Commentaires