ห้องเรียนชั้นประถมสี่ ครูแนะนำนักเรียนใหม่ให้เด็กในห้องรู้จัก "บี" เป็นชื่อของเด็กหญิงคนนั้น แต่เนื่องจากในห้องมีเด็กชายชื่อ "บี" อยู่แล้ว ดังนั้นเพื่อนในห้องจึงเรียกเด็กชายว่า "บีชาย" และเพื่อนคนใหม่ว่า "บีหญิง"
คุณสังเกตถึงวิธีสื่อสารเพื่อระบุถึงคนหรือสิ่งที่ต้องการกล่าวถึง มักจะเป็นเช่นนี้ใช่ไหม ธรรมชาติของคนเราจะหาทางสื่อสารด้วยวิธีย่นย่อให้สั้นที่สุด โดยไม่สูญเสียเนื้อหาของสารที่ต้องการสื่อ เดิมแวดวงเด็กในห้องประถมสี่คำเรียก "บี" สำหรับเพื่อนทุกคนเข้าใจตรงกันว่าหมายถึงใคร จนกระทั่งมี "บี" คนที่สอง จึงต้องเปลี่ยนคำเรียกเพื่อไม่ให้สับสน และสำหรับเด็กห้องอื่น "บี" ก็อาจไม่ใช่คนเดียวกัน สำหรับครูใหญ่ที่ดูแลเด็กทั้งโรงเรียนเด็กชื่อ "บี" ที่ครูรู้จักอาจจะมีตั้งแต่ ประถมหนึ่ง ไปจนถึงประถมห้า
การตั้งชื่อเรียกที่ไม่ให้ซ้ำกัน จึงเป็นเรื่องสำคัญในการสื่อสาร และศิลปะการตั้งชื่อที่นอกจากไม่ซ้ำแล้วยังสามารถสื่อสารกับคนภายนอก ใครเคยดูภาพยนต์เด็กเรื่องกล้วยหอมจอมซนบ้าง ตัวละครหลักมีชื่อเรียกว่า บี1 และ บี2 ซึ่งไม่มีใครแยกแยะได้จนกว่าจะได้ยินคำเรียกชื่ออีกฝ่ายหนึ่ง เช่น "บี2 นายคิดเหมือนฉันมั๊ย" "ใช่ บี1 ฉันก็คิดเหมือนนาย"
สมมติว่าคุณไม่รู้จักเด็กทั้งสองคนมาก่อน มีเด็กชื่อ "บี" สองคนรออยู่นอกห้อง แล้วครูให้คุณไปตาม "บีหญิง" เข้ามา คุณจะรู้ทันทีว่าควรไปบอกเด็กคนไหน
"1101" เมื่อใช้เป็นรหัสบัญชี สำหรับผู้ที่บันทึกบัญชีให้กิจการมากกว่า 10 แห่ง จะแน่ใจได้อย่างไรว่าหมายถึงบัญชีเดียวกันหรือไม่ และสำหรับหัวหน้าผู้ตรวจบัญชีให้กิจการนับ 100 แห่ง จะทำอย่างไรเมื่อรหัสนี้สำหรับแต่ละกิจการอาจหมายถึงบัญชีไม่เหมือนกัน ผมเข้าใจว่าสุดท้ายไม่มีใครจดจำรหัสบัญชี แต่ต้องดูจากคำอธิบายหรือชื่อบัญชีที่ประกอบรหัสบัญชีนั้นแทน
ความย้อนแย้งต่อมา เพราะชื่อบัญชีผูกไว้กับรหัสบัญชี เป็นส่วนหนึ่งของผังบัญชี ผู้วางระบบบัญชีจึงมักใช้คำอธิบายชื่อบัญชีให้เป็นคำที่ครอบคลุมความหมายกว้าง ๆ เช่น วัสดุสิ้นเปลือง, เครื่องเขียนแบบพิมพ์ รวมถึงชื่อบัญชีที่ไม่ได้ช่วยให้เข้าใจอะไรชัดเจนโดยการลงท้ายด้วย อื่นๆ หรือ เบ็ดเตล็ด กลายเป็น รายได้อื่น, ลูกหนี้อื่น, ค่าใช้จ่ายอื่น เป็นต้น ทำให้งานบันทึกบัญชีแยกประเภทเป็นเรื่องยากและคลุมเครือตั้งแต่ต้น หากโดนเหมารวมไปเป็น ยอดอื่นๆ
สมมติว่าบริษัทแห่งหนึ่งเริ่มทดลองขายออนไลน์ ซึ่งการขายนี้จะคิดค่าขนส่งด้วย หากพิจารณาจากงบของปีที่แล้ว เมื่อเริ่มต้นยอดขายส่วนนี้ไม่มาก ค่าขนส่งมีมูลค่าไม่มาก จึงให้ลงบัญชีรายได้อื่น แต่ภายหลังสัดส่วนการขายออนไลน์เพิ่มมากขึ้น ทำให้ความถี่และมูลค่าของค่าขนส่งเพิ่มขึ้นตาม เราควรแยกค่าขนส่งออกมาเป็นบัญชีต่างหาก หรือปนอยู่กับรายได้อื่นต่อไป นี่คือปัญหาการของกระบวนการบันทึกบัญชีที่เราใช้กันอยู่ทุกวันนี้ ที่จำเป็นต้องมีผังบัญชีและรหัสบัญชีก่อนจึงลงบัญชีได้
ข้อเสนอของผมคือ การออกแบบระบบบัญชีที่ไม่ต้องมีรหัสบัญชี ไม่ต้องใช้ผังบัญชีในการบันทึกแยกประเภท
แนวคิดประการแรกที่สำคัญจึงอยู่ที่ หลักการบันทึกบัญชีตามข้อเท็จจริงโดยไม่ต้องปรุงแต่ง การบันทึกค่าขนส่งเป็น "ค่าขนส่ง" คือข้อเท็จจริงที่ไม่ต้องขึ้นอยู่กับผังบัญชี แต่หากคนบันทึกต้องคอยระวังว่ากิจการแห่งนี้บันทึกเป็น "รายได้อื่น" กลายเป็นการสร้างภาระปรุงแต่ง และทำให้งานบันทึกบัญชีมีเงื่อนไขหยุมหยิมที่ต้องจดจำ ต้องมีความรู้ความชำนาญ เข้าใจผังบัญชีที่แตกต่างกันและเจตนาของผู้วางระบบของแต่ละกิจการ
ตัวอย่างการบันทึกบัญชีแบบ double entry สำหรับกิจการใด ๆ จะมีลักษณะเหมือนกัน สามารถบันทึกบัญชีได้โดยไม่ต้องมีผังบัญชี แต่ใช้ Descriptive Account แทน
* CASH/พร้อมเพย์ -- (dr) 1177
* INCOME/ขายสินค้า -- (cr) 1000
* INCOME/ค่าขนส่ง -- (cr) 100
* SELLTAX -- (cr) 77
กระบวนการออกแบบผังบัญชีหรืองบการเงินสามารถทำภายหลัง เมื่อมีการบันทึกบัญชีไปแล้ว จนได้ยอดสรุปที่แยกประเภทตามคำอธิบาย แล้วผู้วางระบบจึงสร้างตาราง DA to COA Mapping ให้กลับมาเป็น รหัสบัญชีตามผังบัญชีของตน ว่า "INCOME/ค่าขนส่ง" ใช้รหัสบัญชีอะไร จะเป็น "4105" ค่าขนส่ง หรือจะเป็น "4199" รายได้อื่น ก็ไม่มีปัญหาใด ๆ
กรณีที่ผู้บันทึกบัญชีใช้คำอธิบายไม่เหมือนกัน ก็ไม่เป็นปัญหา เพราะสามารถส่งให้แปล "ค่าขนส่ง" หรือ "ค่า EMS" และอื่น ๆ ให้มารวมเป็นรหัสบัญชีเดียวกันได้
หลายท่านอาจจะพอนึกปัญหาการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายที่ยุ่งยากออก สำหรับคนใหม่การตัดสินใจว่าควรลงบัญชีอะไรจำเป็นต้องเรียนรู้ผังบัญชีและเลียนแบบการลงบัญชีที่คล้ายกันก่อนหน้านั้น นั่นเป็นสาเหตุที่ใครทำบัญชีให้กิจการไหนก็ต้องทำต่อเนื่องโดยไม่เปลี่ยนมือกลางคัน เพราะเสียเวลาเรียนและเลียน ผมหวังว่าการให้ผู้บันทึกระบุคำอธิบายตามข้อเท็จจริง จะลดภาระที่ต้องเรียนและเลียนนี้ได้ แล้วให้การพิจารณาว่าค่าอะไรควรเป็นรหัสบัญชีอะไรเป็นหน้าที่ของผู้ดูแลผังบัญชี เมื่อนั้นงานบันทึกบัญชีจะเป็นงานที่ช่วยกันทำได้
ขั้นตอนสำคัญที่เพิ่มเข้ามาในตอนจบ คือ การ compile ยอดตาม DA โดยใช้ Mapping เป็นตัวกำหนด ทำให้ได้ผลลัพธ์สุดท้ายมาเป็นงบทดลองและรายงานทางการเงินที่ใช้รหัสบัญชีและผังตามระบบบัญชีมาตรฐาน ด้วยประสิทธิภาพของคอมพิวเตอร์ปัจจุบัน สามารถออกแบบโปรแกรมให้ทำได้ไม่ยาก เราสามารถออกแบบ Mapping หลาย version ทั้งสำหรับงบที่ใช้ยื่นภาษี และใช้บริหารภายใน จากข้อมูลแยกประเภทเดียวกัน
สุดท้ายภาพของการปรับเปลี่ยนที่ผมคิดไว้ กระบวนการทำงานของ Public Accounting ก็จะไม่เหมือนเดิม เมื่อใช้ DA แทน Account Code ทำให้สามารถปรับโครงสร้าง workforce ในสำนักงาน จากเดิม internal มาเป็น independent bookkeeper หรือ outsource คล้ายกับการเปลี่ยนแปลงของระบบ Logistic ในภาคธุรกิจ ที่กิจการไม่จำเป็นต้องบริหารจัดการแผนกขนส่งของตัวเอง กลายเป็นส่วนที่ scalable ขยายขีดความสามารถได้โดยไม่เป็นภาระเกินตัว
Comments