งานเสร็จเร็วที่สุด คืองานที่ไม่ต้องกลับไปแก้ไข
อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% เป็นตัวเลขมหัศจรรย์ สำหรับคนทำโปรแกรมบัญชี ไม่ว่าการคำนวณเพื่อใช้ออกใบกำกับภาษีขายจากโปรแกรม และการคำนวณย้อนกลับเพื่อสอบทานตัวเลขเมื่อได้รับใบกำกับภาษีซื้อจากภายนอก
ผมตรวจประวัติการแก้ไขข้อมูลภาษีซื้อ ภาษีขาย ที่ป้อนเข้าระบบจากภาพเอกสารที่สแกนมา แล้วพบจุดผิดที่เกิดขึ้นบ่อย โดยเฉพาะกิจการที่ใช้ราคาขายรวมภาษี เจอความผิดพลาดยอดที่บันทึกไม่ตรงกับราคาขาย เกิดทศนิยม .99 หรือ .01 มีทั้งขาดและเกินอยู่หลายใบ
ทีแรกคิดว่าเป็น Human Error ความไม่ชำนาญของคนป้อนข้อมูล แต่เมื่อเวลาผ่านไป จำนวนรายการที่ยอดคลาดเคลื่อนไม่ลดลง แสดงว่าปัญหาไม่น่าเกิดจากคนแล้ว
รู้สึกกังวลอยู่บ้าง หากจำนวนเอกสารที่เข้าระบบมากขึ้นในอนาคต โดยที่อัตราผิดพลาดนี้ไม่ลด อาจเป็นเรื่องที่รบกวนให้สูญเสียความเชื่อมั่น จนกลายเป็นเรื่องใหญ่ได้
พยายามทำความเข้าใจปัญหา จนพบว่าบิลทุกใบที่ผิดพลาดจะเป็นเลขพิเศษ เมื่อคำนวณถอด VAT 7% ออกจนได้ฐานภาษีแล้ว หากนำฐานภาษีนั้นไปใช้คำนวณ VAT จะได้ผลรวมไม่เท่ากับค่าที่ถอดออกทีแรก เนื่องจากการปัดเศษ
เพื่อพิสูจน์ความจริง ผมทดลองเขียนโค้ดเอาตัวเลข 1 ถึง 100 มาลองคำนวณตามวิธีข้างต้น พบว่ามีเลขที่ VAT ไม่เท่าเดิมถึง 7 ตัว
12, 23, 36, 47, 60, 71, 95 คือเลขพิเศษ สำหรับราคาขายรวมภาษี
ยกตัวอย่าง ขายสินค้าราคารวมภาษี 95 บาท คำนวณภาษีได้คำตอบที่ปัดเศษแล้ว 6.21 บาท เอาไปลบกับ 95 เหลือเป็นฐานภาษีเท่ากับ 88.79 บาท หรือคำนวณฐานก่อน แล้วเอาไปลบได้ภาษีก็เป็นเลขเดียวกัน
จาก มูลค่ารวมภาษี = 95
คำนวณ ภาษี = 95 * 7 /107 = 6.21
ได้ ฐาน = 95 - 6.21 = 88.79
แต่จุดที่ผิดพลาด อยู่ที่ส่วนบันทึกรายงานภาษี ใช้ตัวเลขฐานภาษี 88.79 บาท
มาคำนวณภาษีอีกครั้งได้ 6.22 บาท
จาก ฐาน = 88.79
คำนวณ ภาษี = 88.79 * 7/100 = 6.22
ได้ มูลค่ารวมภาษี = 88.79 + 6.22 = 95.01
กลายเป็นตัวเลขในข้อมูลรายงานภาษี ไม่ตรงกับตัวเลขในใบกำกับภาษีที่ต้องการให้ยอดรวมเป็น 95 บาท
เมื่อเข้าใจปัญหา พบสาเหตุแล้ว จึงหาทางแก้ได้
หลายเดือนที่ผ่านมาการป้อนข้อมูลโดยใส่แต่ยอดรวม แล้วโปรแกรมคำนวณถอดฐานภาษีให้อัตโนมัติ พิสูจน์แล้วว่าเป็นวิธีที่ช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วที่สุด จึงไม่อยากเปลี่ยนแปลงอะไรจากเดิม ผมเลือกปรับโปรแกรมที่อยู่เบื้องหลังแทน เพิ่มตรวจสอบยอดภาษีโดยคำนวณสองวิธีมาเทียบกัน หากเจอเลขพิเศษที่มีปัญหาคลาดเคลื่อนก็เลือกให้บันทึกภาษีที่ทำให้ยอดรวมตรง แทนภาษีที่คำนวณตรง
ปัญหาของการคำนวณปัดเศษเป็นเรื่องที่โปรแกรมเมอร์บัญชีรู้กันดี ต่างก็มีวิธีแก้ไม่เหมือนกัน สำหรับเคสของผม เพื่อรับมือกับการป้อนข้อมูลใบกำกับภาษีจำนวนมาก จำเป็นต้องหาวิธีช่วยคัดกรองให้ทำงานได้ง่ายและเร็วที่สุด
เมื่อปรับเปลี่ยนนิยามใหม่ รู้ว่าตัวเลขพิเศษเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ ไม่ใช่ความผิดพลาดที่ต้องแก้ไข ลดระดับความสำคัญให้กลายเป็นแสดงข้อความเตือน ในเชิงกลยุทธ เร็วแล้วผิด สู้ช้าหน่อยแต่ถูกไม่ได้ งานที่ทำรอบเดียวสำเร็จโดยไม่มีความผิดพลาดให้ต้องแก้ไข ช่วยให้ส่งมอบได้เร็วโดยปริยาย
Comments