เงื่อนไข 30 วัน กับ 1 เดือน เหมือนหรือต่างกันอย่างไร ในความคิดเห็นของคุณ คำตอบนั้นจะบ่งบอกว่าคุณอยู่ในแวดวงไหน มีทัศนคติแบบเป๊ะ ๆ หรือ กะ ๆ
ข้อแตกต่างที่สำคัญอย่างหนึ่งระหว่างโปรแกรมบัญชีกับ ERP คือ กลุ่มผู้ใช้ ที่ขยายจากฝ่ายบัญชี ออกมาสู่ฝ่ายขาย การตลาด จัดซื้อ คลังสินค้า และอื่น ๆ ที่ต่างก็คาดหวังว่าข้อมูลที่รวมศูนย์สามารถช่วยให้เขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าเดิม แต่มุมมองในการอ่านผลลัพธ์จากข้อมูลไม่เหมือนกัน บางคนต้องเป๊ะ แต่บางคนคร่าว ๆ ก็พอ หลายครั้งเมื่อมาประชุมรวมกัน มีการร้องขอรายงานจากโปรแกรมที่ใช้คำเรียกเหมือนกัน ดูเหมือนทุกฝ่ายจะใช้ร่วมกันได้ แต่กลับมีความหมายหรือนิยามคลาดเคลื่อนไม่ตรงกัน
ผมเคยทำระบบข้อมูลสัญญาเงินกู้ เป็นครั้งแรกที่ฝ่ายกฏหมายสอนให้รู้ว่า 30 วัน กับ 1 เดือนไม่เท่ากัน จากใบแจ้งหนี้ที่ลงวันที่เดียวกัน แต่เงื่อนไขที่ระบุในสัญญาแต่ละรุ่นที่ต่างกันมีทั้ง 30 วัน และ 1 เดือน มีผลให้การคำนวณวันที่ครบกำหนดชำระอาจไม่เท่ากัน ขึ้นอยู่ว่าเดือนนั้นมี 28, 30 หรือ 31 วัน โปรแกรมจึงต้องเข้าใจความแตกต่างนี้ และคำนวณวันที่ครบกำหนดชำระให้ถูกต้องตามกฏหมาย
สำหรับเครดิตเทอมทางการค้าทั่วไป ไม่จำเป็นต้องนับวันเป๊ะขนาดนั้น หลายครั้งภาษาที่บอกลูกค้าก็มักจะเป็น เครดิต 1 เดือน, 2 เดือน เพราะเข้าใจง่าย แต่ในทางบัญชีรวมทั้งโปรแกรมส่วนใหญ่ก็มักจะใช้ 30 วัน, 60 วัน เพราะคำนวณตรงไปตรงมาง่ายกว่า ไม่ต้องเถียงกันว่าเครดิต 1 เดือนนับจากวันที่ 31 มกราคม จะครบกำหนดวันไหนกันแน่
แน่นอนว่าธุรกิจที่รายได้หลักไม่ได้มาจากดอกเบี้ย กำหนดชำระและการผิดนัดชำระมักจะยืดหยุ่นได้ ขึ้นอยู่กับนโยบายของผู้บริหารและความมั่นคงของกระแสเงินสดในกิจการนั้น ๆ ปัญหาที่มักเจอเป็นความคลุมเครือจากการตีความที่ไม่เท่ากับ ระหว่างแนวทางของนักบัญชีกับฝ่ายอื่นในการพิจารณาลูกหนี้ที่ผิดนัดชำระ ควรปล่อยให้ขายต่อหรือหยุดขาย เหมือนกับการตั้งเซ็นเซอร์กันขโมยว่าควรสั่นสะเทือนแค่ไหนรถจึงส่งสัญญาณ
ธุรกิจที่ขายให้กับลูกค้าใช้งานโดยตรงทั้ง B2B และ B2C รวมทั้งธุรกิจที่มีความถี่ในการส่งสินค้าให้ลูกค้ารายเดิมไม่บ่อยมาก สามารถใช้ใบส่งสินค้าเป็นใบแจ้งหนี้ในตัว นับเครดิตจากวันที่ส่งของ ซึ่งตรงไปตรงมาที่สุด
เรื่องนี้แตกต่างจากธุรกิจที่เป็นผู้กระจายสินค้า (Distributor) ที่มีลักษณะงานซับซ้อนกว่า อาจมีการส่งหรือทะยอยส่งสินค้าให้กับคู่ค้าเดือนละหลายรอบ จะต้องรวบรวมใบส่งสินค้า มาเป็นใบแจ้งหนี้(วางบิล)อีกขั้นตอนหนึ่ง และเริ่มนับเครดิตจากวันที่แจ้งหนี้
ขณะที่การรับรู้สถานะลูกหนี้ทางบัญชี เกิดขึ้นตั้งแต่วันที่ส่งมอบสินค้า แต่กับลูกค้าจะรับรู้ยอดหนี้เฉพาะที่วางบิลแล้ว กว่าจะเข้าใจความหมายที่ผู้จัดการฝ่ายขายบอกว่า รายงานที่สรุปยอดหนี้อย่างนี้ใช้ไม่ได้ ผมต้องใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะเข้าใจ
1. ยอดยังไม่แจ้งหนี้ - เป็นยอดหนี้ทางบัญชี เพราะส่งสินค้าแล้ว
2. ยอดไม่ครบกำหนด - วางบิลแล้ว แต่ยังไม่ถึงกำหนดชำระ (ลูกค้ารับรู้)
3. ยอดที่เกินกำหนด - วางบิลแล้ว และเกินกำหนด (ลูกค้ารับรู้)
4. ยอดเช็คล่วงหน้า - รับชำระแล้ว แต่เช็คยังไม่ได้ขึ้นเงิน เอาไว้ดูประกอบเพื่อวิเคราะห์
สำหรับลูกหนี้รายหนึ่งๆ อาจแยกแยะออกมาเป็นยอดหนี้ที่มีสถานะไม่เหมือนกัน ยอดลูกหนี้ทางบัญชีไม่นับรวมยอดเช็คล่วงหน้า แต่ยอดหนี้ใช้เพื่อบริหารจะดูทั้งหมดเพื่อให้เห็นภาพละเอียด ส่วนยอดที่ใช้ยืนยันกับลูกค้าจะมีเพียงเฉพาะที่วางบิลแล้ว ดังนั้นรายงานลูกหนี้ สำหรับฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย และฝ่ายบริหารจึงมีค่าสรุปไม่ตรงกัน
รายงานอายุหนี้ของนักบัญชีเริ่มนับจากวันส่งสินค้า บันทึกเครดิตรายได้ และเดบิตลูกหนี้ แต่การนับอายุหนี้สำหรับลูกค้าและฝ่ายอื่นเริ่มจากวางบิล จึงใช้อายุหนี้ทางบัญชี ไปเทียบกับเงื่อนไขเครดิตตรง ๆ ว่าผิดนัดชำระไม่ได้ บางครั้งอายุหนี้ 40 วัน ก็อาจยังเป็นยอดที่ยังไม่ครบกำหนดชำระ ตามเงื่อนไขเครดิต 30 วันที่ให้ลูกค้าก็ได้
อุปมาเหมือนกับการเรียกเก็บเงินของบัตรเครดิต ทุกเดือนจะมีรอบตัดบัญชี เพื่อสรุปยอดที่ใช้จ่ายผ่านบัตรเพื่อเรียกเก็บ เช่น ตัดรอบทุกวันที่ 5 เพื่อแจ้งยอดให้คุณชำระภายในวันที่ 25 (เครดิต 20 วัน นับจากวันแจ้งหนี้) จะเห็นว่า ยอดที่คุณใช้ผ่านบัตรเครดิตตั้งแต่วันที่ 6 เดือนที่แล้ว กว่าคุณจะชำระจริงกินเวลาถึง 50 วันทีเดียว
สรุปสุดท้าย อย่าเพิ่งเชื่อข้อสรุปจากรายงานทางบัญชีทุกอย่าง เพราะหลักคิดคำนวณอาจเพื่อวัตถุประสงค์ต่างกัน และอย่าเทียบเงื่อนไขเพียงแค่เครดิตเทอม ถึงแม้คุณซื้อสินค้ามาขายได้เครดิต 60 วัน ก็ไม่ได้หมายความว่าให้เครดิตลูกค้า 30 วัน แล้วสถานะเงินสดหมุนเวียนจะปลอดภัย ถ้าเงื่อนไขการวางบิลต่างกัน ทำให้เริ่มนับเครดิตไม่เหมือนกัน เป็นเรื่องที่ผู้ประกอบการควรทำความเข้าใจเงื่อนไขเครดิตเทอม และกำหนดชำระอย่างถ่องแท้เสียก่อน
コメント