ก๊อกน้ำสั่งมาใหม่ทางออนไลน์ เปลี่ยนแทนอันเก่า ปรากฏว่าใส่เข้าไปแล้ววาล์วหลวมมีน้ำหยดรั่ว ส่วนของเดิมถอดออกมาแล้ว น็อตตรงวาล์วเป็นสนิมผุ ประกอบกลับไปก็ใช้ไม่ได้ จะถอดส่งคืนก็ไม่มีใช้ เลยต้องทำให้มันเป็นก๊อกที่ไม่รั่วตามวัตถุประสงค์ที่สั่งมาเปลี่ยน ลองนึกดูว่าก่อนที่จะเป็นตามรูป ผ่านการลองผิดลองถูกอะไรบ้าง
"ช่วงนี้ ทำอะไรสนุก ๆ อยู่บ้าง เล่าให้ฟังหน่อย"
พลังของคำถาม ที่คุณเคน เดอะสแตนดาร์ดเล่าไว้ในคลิป ยกตัวอย่างคำถามที่ใช้เปิดการสนทนากับผู้ที่ไม่รู้จักคุ้นเคยกันมาก่อน คำถามที่ดี คนตอบไม่ต้องใช้ความพยายามมากเกินไป
ลองเป็นคนตอบคำถาม นอกจากเรื่องสนุกของเรามีขนาดไม่เท่ากันแล้ว "ช่วงนี้" เป็นคำมหัศจรรย์ ที่เปิดกว้างแล้วแต่ผู้ตอบ สำหรับผมนึกถึงเหตุการณ์ที่ผ่านมาเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว สำหรับคนอื่นเวลาตอนนั้นอาจไม่มีอะไรจะเล่า ก็คิดถึงช่วงเวลาอื่นย้อนไป เดือน หรือปี ก็ได้ ไม่จำเป็นต้องคิดเหมือนกัน กลายเป็นคำถามที่ใคร ๆ ก็ตอบได้
ผมเองก็เพิ่งได้เรียนรู้ความสำคัญของการปรับวิธีคิด คำว่า "งวดนี้" เพื่อผลลัพธ์เดียวกัน แต่ความยุ่งยากที่เป็นราคาต้องจ่ายต่างกัน
หลังจากผ่านเรื่องบันทึกภาษีซื้อ ภาษีขายมาได้ คราวนี้งานต่อไปคือการบันทึกบัญชีปิดงบ มีอยู่ประเด็นหนึ่งที่ทีมบัญชียกมาปรึกษากัน ค่าสาธารณูปโภค เช่น ค่าน้ำ, ไฟฟ้า, โทรศัพท์ ฯลฯ จะลงบัญชีอย่างไร ยังหาวิธีที่ลงตัวไม่ได้
ปกติถ้าเป็นระบบบัญชีภายในของกิจการเอง เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ ก็จะบันทึกรับรู้ค่าใช้จ่ายตามจริง พร้อมกับตั้งค้างจ่ายเพื่อรอการชำระภายหลัง เอกสารจะมีสองจังหวะเวลาที่ต้องรับรู้ วันที่ตามใบแจ้งหนี้ และวันที่ตามใบเสร็จ จึงจบธุรกรรมนี้
แต่หากเป็นการทำบัญชีภายนอกของสำนักงานบัญชี เอกสารที่ได้รับไม่ครบถ้วน ส่วนใหญ่จะได้แต่ใบเสร็จเมื่อชำระเงินแล้ว เพราะใบแจ้งหนี้ต้องเก็บไว้รอยื่นชำระก่อน
วิธีทำเท่าที่คิดได้ คนบันทึกบัญชีต้องเติมเต็มเองโดยดูคำอธิบายในใบกำกับภาษี ว่าเป็นยอดชำระสำหรับงวดไหน แล้วย้อนกลับไปตั้งหนี้ให้ตรง จากใบกำกับภาษีใบเดียวจะต้องบันทึกบัญชีอย่างน้อย 2 จังหวะ
เป็นวิธีที่ยังไม่โอเคนัก ยังรู้สึกว่ายุ่งยากเกินไป หนึ่งกิจการมีทั้ง ค่าน้ำ, ไฟฟ้า, โทรศัพท์, อินเตอร์เน็ต ซึ่งบิลมีรูปแบบและรายละเอียดแตกต่างกัน กลายเป็นงานที่เปลืองแรง พึ่งพิงทักษะคนลงบัญชีค่อนข้างมาก
"ถ้ารับรู้ค่าใช้จ่ายตามวันที่ในใบกำกับภาษีได้ ก็บันทึกบัญชีแค่จังหวะเดียว"
หัวหน้าทีมของเราบอกอย่างนั้น
ผมบอกว่าทำไม่ได้ ค่าใช้จ่ายที่ไม่ตรงตามเดือน ทำให้ตัวเลขแต่ละเดือนเขย่งไปเขย่งมา สมมติว่าผู้ประกอบการค้างชำระค่าไฟฟ้า 2 เดือน แล้วยกยอดชำระรวดเดียวในเดือนถัดไป ตัวเลขกระจุกอยู่ที่เดือนนั้น งบที่ออกมาจะเห็นยอดที่โดดผิดปกติชัดเจน เพราะการรับรู้ค่าใช้จ่ายไม่ตรงตามจริง
"ปิดงบเพื่อยื่นภาษี เราใช้งบปีได้"
กิจการทั่วไปปิดงบปีละครั้ง บริษัทในตลาดหลักทรัพย์ปิดงบทุกไตรมาศ หากวางระบบบัญชีเพื่อใช้ควบคุมตรวจสอบภายในควรใช้งวดเดือน
แม้แต่งวดเดือน หลายครั้งก็มีโอกาสเกิดความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้ หากเหตุการณ์นั้นอยู่ภายในเดือน เช่น การเปิดใบกำกับภาษีก่อนเพื่อเตรียมส่งสินค้า แต่สินค้าจะเข้าสต็อกมาในวันรุ่งขึ้น หากยึดตามวันที่เอกสารกลายเป็นสินค้าออกก่อนเข้า ยอดคงเหลือรายวันจะติดลบก่อน แล้วค่อยบวก แต่สุดท้ายสต็อกคงเหลือ ณ สิ้นเดือนก็ยังถูกต้อง
งบปีกับงบเดือนก็เช่นกัน ตัวเลขเมื่อสิ้นปีควรได้เท่ากัน เพียงแต่งบปีไม่สามารถใช้ดูรายเดือนได้ เพราะไม่ได้ให้ความสำคัญถึงความแม่นยำระดับนั้น วิธีการตรวจก็แตกต่างกัน ใช้วิธีนับ transaction ว่าลงค่าไฟฟ้ามีครบ 12 รายการ ไม่ใช่ดูว่าต้องมีค่าไฟฟ้าอยู่ทุกเดือน อย่างที่เคยทำเมื่อตรวจงบภายใน
การปิดงบภายนอกของสำนักงานบัญชี ความแม่นยำระดับงวดปีบัญชีเพียงพอสำหรับการสรุปยื่นภาษีและนำส่งงบ ไม่ต้องลงลึกไปกว่านั้น เพราะหลักฐานการลงบัญชีที่ได้รับมาก็ไม่สมบูรณ์เท่ากับฝ่ายบัญชีที่อยู่ภายใน
เมื่อคิดตามแล้ว ผมเห็นด้วยกับหัวหน้า วิธีคิดแบบนี้ช่วยคลี่คลายปัญหาการบันทึกสองจังหวะที่ติดขัดอยู่ โดยไม่ต้องใช้เทคนิคพิเศษใด ๆ แค่เปลี่ยนกรอบเวลาการสรุปตัวเลข "งวดนี้" ขยายขอบเขตการยอมรับความคลาดเคลื่อนใหม่ ทำให้ลดขั้นตอนที่ยุ่งยากได้
คนที่ถือ "ค้อน" อยู่ในมือ มักคิดแต่จะใช้ "ค้อน" แก้ปัญหา การติดอยู่กับระบบบัญชีภายใน ทำให้มัวแต่ใช้วิธีที่เคยชิน ลืมไปว่าบางครั้งไม่จำเป็น แค่ขยับออกไปนิดหนึ่งก็จะเจอทางออกที่ง่ายกว่า เช่น สั่งก๊อกน้ำอันใหม่มาเปลี่ยนอีก
Comentários